Как наш администратор пытается не разорваться, выполняя одновременно целую кучу дел внутри IT-компании

Интервью с Дашей – администратором digital-студии INDEX, которая справляется со всеми задачами на отлично. Наша сотрудница объясняет, как она всё успевает и не теряется в бешеном потоке информации. Она учит не бояться многозадачности и рассказывает о своём весьма специфическом хобби.

Наша Даша

1. Почему ты стала администратором именно в digital-компании?

Мне всегда была интересна сфера IT. После учёбы я решила стать частью IT-компании. Я хотела понять, что вообще происходит внутри digital-студий, как выстраивается взаимодействие программистов, дизайнеров, копирайтеров и других специалистов. Естественно, что лучшая возможность изучить механизм работы таких компаний – устроиться в одну из них на работу администратором. Ведь он тесно взаимодействует с сотрудниками всех специальностей и всегда в курсе всего происходящего внутри компании.

2. Расскажи о том, как стала IT-администратором: где училась, сколько уже работаешь в профессии?

Как это часто бывает, моё образование вообще не связано с работой. В этом году я закончила ЧелГУ и получила степень бакалавра по специальности «Материаловедение и технологии материалов». После учёбы я решила начать зарабатывать. На HeadHunter нашла интересную для себя вакансию. И вот с июня 2022 г. я работаю администратором в digital-студии INDEX. Кроме того, я совмещаю работу с обучением в магистратуре по профессии «Медицинская физика».

3. Что самое сложное в работе IT-администратора?

В принципе ничего реально сложного в моей работе нет. Но когда мы работаем сразу над несколькими проектами, нужно пытаться не разорваться между ними. Надо заморачиваться с подготовкой документов, корректировать техзадания, попутно выполнять просьбы специалистов, и бог весть знает что ещё. В общем, очень много различных заданий приходится выполнять каждый день. Сложно бывает и работать с новыми непонятными задачами, хотя пытаться найти способы их решения довольно интересно.

4. Расскажи о самом интересном, чем занималась на работе

Самым интересным для меня было составление пользовательских сценариев в Miro. Ты вживаешься в роль рядового пользователя и прорабатываешь все возможные способы его взаимодействия с мобильным приложением или сайтом. Ты создаёшь огромную схему со стрелочками и ячейками разных цветов. Это заставляет мозг работать и развивает творческое мышление. Мне безумно нравится, я никогда раньше таким не занималась.

Пример одного из пользовательских сценариев

Ещё одна интересность была связана с Figma. Когда наш веб-дизайнер заболел, мне пришлось ознакомиться с этим сервисом. И буквально за полчаса я сделала иконку для ярлычка мобильного приложения по социальной помощи жителям Республики Алтай (можете скачать и опробовать его ЗДЕСЬ, оно называется «Услуги в кармане»). Мне очень понравилась работа в Figma, потому что я творческий человек.

Та самая иконка

5. Как проходит твой самый обычный день на работе? Чем конкретно ты занимаешься?

У меня просто миллион разнообразных заданий:

  • каждый день я отмечаю всех сотрудников: кого нет, кто и сколько часов проработал над каким проектом и какие задачи выполнил;
  • проверяю электронную почту компании и, если надо, отвечаю на письма;
  • просматриваю отклики на наши вакансии на HeadHunter, просматриваю резюме соискателей и отправляю тестовые задания интересным кандидатам для проверки их компетенции;
  • ищу новые тендеры по разработке сайтов и мобильных приложений на Госзакупках. Смотрю документы, изучаю техзадания, оцениваю требующиеся наборы стеков и, если мы можем выполнить задачу, подаю заявку на тендер;
  • оплачиваю счета за аренду помещения и другие издержки содержания офиса;
  • общаюсь с бухгалтерией, передаю им все акты сверки, УПД и другие материалы;
  • работаю со всей документацией, формирую договоры и приложения к ним;
  • составляю пользовательские сценарии разрабатываемых сайтов и мобильных приложений;
  • общаюсь с заказчиками по почте или по телефону насчёт разрабатываемых продуктов и по необходимости корректирую технические задания по проектам;
  • когда срочных задач нет, я занимаюсь составлением техзадания по KVIK (онлайн-доска объявлений) – собственному проекту нашей компании. Техническое задание у него по-настоящему объёмное (более 200 страниц, из которых пока что готово около 80), так что мне всегда есть чем заняться;
  • слежу, чтобы всё необходимое в офисе имелось, цветы были политы, а помещение хорошо проветривалось;
  • выполняю разные мелкие или не очень задачи от начальника.

И это лишь те задачи, что я вспомнила сейчас навскидку.

6. Перечисли самые полезные сервисы и программы для digital-администратора, какие-то лайфхаки и интересности в работе

Никакими особыми программами я не пользуюсь. Всё по стандарту: Microsoft Word и Excel, Google Docs и Sheets. Их я использую для выполнения повседневных рабочих задач, направленных на общение с клиентами и на взаимодействие между специалистами внутри компании. Ещё я использую такие сервисы как Miro (для создания пользовательских сценариев), Figma (для корректировки технических заданий), Jira (для распределения задач между сотрудниками) и GitHub (для предоставления специалистам доступа к проектам). А вообще блокнотик с ручкой – мои лучшие друзья. Они помогают ничего не забыть. Мне гораздо проще записывать все задачи от начальника вручную, чем печатать на компьютере.

7. Что нравится в профессии?

Коллектив нравится. Он прям огонь. Коллеги быстро решают все задачи, которые я им ставлю. Ещё нравится, что постоянно развиваюсь как личность и как специалист. Получаю новые знания и навыки (работа с документацией или коммуникация с людьми), изучаю программы (Miro, GitHub, Jira и Figma). Я уверена, что всё это определённо понадобится мне в дальнейшей жизни на любой работе.

8. Что не нравится в работе?

Конечно же, мне не нравится монотонная рутина, которая присутствует в моей работе, как и в любой другой. В целом же на работе всё нормально.

9. Какие планы на будущее? К чему стремишься?

IT-компания у нас молодая и развивающаяся. Пока в планах – развиваться вместе с ней и заодно закончить магистратуру. Хочу оставаться в IT-сфере и когда-нибудь в будущем стать веб-дизайнером, так как я весьма креативный человек. Из России уезжать не собираюсь, но регулярно отдыхать за границей в Европе и США всё же хотелось бы.

Я занимаюсь акробатическим рок-н-роллом в качестве хобби. Это танцевальный вид спорта с элементами парной акробатики. В моём личном клубе Bright Spark я тренирую детей и взрослых несколько раз в неделю. У меня есть группа VK, где я публикую информацию о тренировках, соревнованиях и других мероприятиях, а также о запуске наборов в новые группы для занятий.

Акробатический рок-н-ролл

10. Дай пару советов начинающим администраторам IT-компаний

Не пугайтесь многозадачности. На самом деле, выполнять разные задачи – это очень интересно. Время летит быстрее, если ты постоянно в работе, к тому же – когда ты занимаешься чем-то новым.

Не бойтесь разговаривать с людьми. Работая администратором, ты без конца с кем-то общаешься по телефону, пишешь на почту или контактируешь лично. Нет смысла стесняться или бояться коммуникаций, потому что это дело быстро становится обыденностью.

Всегда будьте в движении, открывайте для себя новые возможности, познавайте свежую информацию и развивайтесь на протяжении всей жизни. В наше время это самое главное.

11. Напоследок скажи какую-нибудь мудрость или твой девиз по жизни

«Нет ничего невозможного».

P.S. Кстати, в будущем мы продолжим рассказывать и о других наших сотрудниках. Не пропустите, будет интересно!

0
5 комментариев
IA F

Как это часто бывают компании которые работают на рынке информационных систем, не используют специальные системы именно для управления коммуникациями с клиентами и внутри команды (как я понял есть Jira, но это не основной инструмент задач "администратора").

"...Всё по стандарту: Microsoft Word и Excel, Google Docs и Sheets. Их я использую для выполнения повседневных рабочих задач, направленных на общение с клиентами и на взаимодействие между специалистами внутри компании..."
"...А вообще блокнотик с ручкой – мои лучшие друзья. Они помогают ничего не забыть. Мне гораздо проще записывать все задачи от начальника вручную, чем печатать на компьютере..." Такой подход очень ограничен, плохо масштабируется. Интересно как сами руководители контролируют что они поручили администратору и получен ли результат?

Ответить
Развернуть ветку
INDEX
Автор

Студия очень маленькая пока что. Шесть специалистов в штате на данный момент. Когда расширимся, тогда и будет использовать необходимый софт. Спасибо за комментарий)

Ответить
Развернуть ветку
IA F

По опыту внедрение систем с 2000 года. Чем раньше начнете использовать тем проще будет масштабироваться.
С 2018 года мой фаворит для МСП - PlanFix (даже заделался партнером).
В одном проекте на нем настроили (порядка 45 пользователей):
- CRM (b2b);
- управление договорами;
- службу поддержки (покупателей и контрагентов);
- работу финансового отдела;
- авто-выставление и авто-отправку счетов (по абонентке);
- управление расходными счетами;
- HR-блок (найм и онбординг).
Все коммуникации идут в систему (звонки, письма, данные с формы сайта, запросы из личного кабинета клиента) и из системы (через почту).

Ответить
Развернуть ветку
Valeratal Val
составление пользовательских сценариев

У Вас администратор занимается пользовательскими сценариями?
то ли Вы Дашу обманываете, то ли она Вас.
А может Вы друг друга обманываете. Вы ее обманываете, не доплачивая, а она Вас обманывает, прикидываясь администратором

просматриваю отклики на наши вакансии на HeadHunter, просматриваю резюме соискателей и отправляю тестовые задания интересным кандидатам для проверки их компетенции

А еще она у Вас и рекрутер

когда срочных задач нет, я занимаюсь составлением техзадания

и тех задания делает

Когда Даша уйдет (а она уйдет), Вы запаритесь искать такого же человека

Ответить
Развернуть ветку
INDEX
Автор

Студия молодая и небольшая, и некоторые специалисты (разумеется, как и почти во всём малом бизнес) выполняют сразу несколько функций

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 5 комментариев
null