Когда из-за огромного количества задач нарушается баланс между сферами жизни, и на горизонте появляется стресс, важно вовремя вернуть все на рельсы. Как владелец бизнеса, я на собственном опыте знаю, что такое бесконечный поток писем и каждую минуту разрывающиеся мессенджеры.
Сейчас у меня в балансе абсолютно все сферы жизни: здоровье, семья, бизнес, финансы, личностный рост, отдых и путешествия, хобби, друзья и окружение. Я нахожусь в гармонии с собой и миром. Фишка в том, что планирую я не только бизнесовые дела, а прописываю все цели и задачи по каждой сфере жизни.
Например, раз в полгода мы с мужем проводим семейное планирование и строим планы на будущее. Раз в месяц я прописываю финансовые цели и к каждой цели пишу конкретные задачи для ее достижения. Выделяю определенное время на встречи с друзьями и походы к врачам, пишу личные хотелки и преобразовываю их в задачи.
В этой статье расскажу про то, как начать планировать жизнь и не слиться в первый день, как правильно планировать “текучку”, и как планирование помогает соблюдать баланс в жизни. Поехали!
С чего начать планирование?
У каждого человека есть свои единицы внимания, которые направлены на все, что его окружает: ежедневные задачи, предстоящие события, любое общение, люди и т.д. Будь то забрать ребенка из сада или сходить на тренировку — это все новые “лучики” внимания. Но чем больше у вас захвачено единиц внимания, тем больше вы начинаете выгорать, депрессировать и злиться.
Внимание можно разгрузить, если выполнить всего 5 простых шагов.
Шаг 1.
Выпишите все свои дела и задачи.
Даже самые мелкие и незначительные дела хранятся в нашей голове и забирают внимание: купить новый крем, почистить память телефона, ответить на непрочитанное сообщение. Постарайтесь вспомнить все свои незавершенные дела и выписать их.
Шаг 2.
Расставьте приоритеты.
Напротив каждой задачи напишите приоритетность.
1 — не важно
2 — важно
3 — очень важно
Шаг 3.
Все задачи с цифрой 1 вычеркните!
У вас в голове висела эта задача и не давала вам покоя, сейчас вы определили, что это не важно в данный период времени.
Шаг 4.
Определите сроки выполнения.
Рядом с каждой задачей напишите срок, до которого необходимо ее выполнить.
Например, оплатить счетчики — до конца ноября 2022 г.
Шаг 5.
Выполняйте в порядке приоритетов.
Сначала закройте все очень важные задачи, у которых горят сроки. Затем закрывайте в своем темпе остальные задачи. Самое главное — это довести до конца каждую задачу, иначе внимание так и будет направлено на ваши незаконченные дела. Вычеркивайте каждую выполненную задачу из списка, чтобы освободить свои "лучики".
Эти простые, а для кого-то банальные правила помогают реализовывать свои планы гораздо быстрее, чем когда список задач висит у вас в голове.
Как планировать “текучку”.
Чтобы не доводить себя до стресса шквалом незаконченных дел, надо на постоянной основе правильно планировать свое время. Но у большинства людей возникает такая ситуация: планы с дедлайнами прописаны, но за день прилетает куча незапланированных дел, которые решать надо здесь и сейчас. И в итоге — весь план на смарку.
Проблема в том, что писать мы начинаем свой идеальный план, забывая про текучку: зайти в магазин после работы, проверить почту, подписать документы и т.д. Также забываем выделять время на дорогу, форс-мажоры или другие внеплановые обстоятельства.
Например, если запланирована встреча, вы выделяете на неё ровно час, но время на дорогу не учитываете. Или в день вы отвечаете на 100 сообщений, но это общение в план не входит.
При планировании дня и недели важно учитывать вообще все!
И в первую очередь, рекомендую составлять планы не только на день, но и на неделю, с учетом всех сфер жизни. В плане на неделю важно разделить задачи на: текущие, постоянные и дополнительные.
Постоянные задачи — это задачи, которые вы выполняете изо дня в день, из недели в неделю: выпить витамины, отвезти ребенка в школу, ответить на электронные письма и т.п.
Текущие задачи — это задачи, которые надо выполнить в текущий период времени: забрать посылку с почты, встретиться с клиентом/партнером, оплатить налоги и т.д.
Дополнительные задачи — это задачи, которые не требуют срочного выполнения, но их надо держать во внимании. Например: записаться на обучение, заказать в офис новое кресло, помыть машину и т.п. В зависимости от важности сроков, эти задачи могут переходить в “текущие”.
Далее, к каждой задаче надо прописать: желаемый результат, приоритет, время на выполнение.
Прописывая задачи не забывайте, что время в неделе ограничено. Если у вас в рабочей неделе 40 часов, а задач вы написали на 100 часов, тогда все задачи вы выполнить не успеете и в итоге расстроитесь. Наше настроение влияет на нашу эффективность!
Пример:
Теперь переносим эти задачи в ежедневный план по часам. Не забывайте учитывать приоритетность задач! Пример примерного плана на день, исходя из примера еженедельного плана (с учетом времени и приоритетности):
Бесплатный шаблон для составления еженедельных и ежедневных планов можно забрать здесь.
Как планирование помогает соблюдать баланс между всеми сферами жизни.
Секрет простой — при планировании учитывать все сферы жизни. Часто, планируя, мы зацикливаемся на чем-то одном: работа или семья. Но забываем про свои хобби, отдых, друзей, деньги, личностный рост.
Для начала выпишите все сферы жизни и по колесу баланса посмотрите, какие из них у вас западают.
Далее по каждому пункту напишите свою идеальную картину, и как вы можете к ней прийти.
Например:
Здоровье.
Хочу красивое и здоровое тело. Для этого мне надо пройти чек-ап, пить витамины и заниматься спортом.
Задачи:
- Записать на чек-ап, сдать все анализы
- Купить витамины, пить каждый день
- Записаться в спорт зал и бассейн
- Ходить в спорт зал 3 раза в неделю и в бассейн 2 раза в неделю
Внесите эти задачи в свой еженедельный план и начинайте выполнять.
Тоже самое проделайте и с остальными сферами жизни.
Чтобы все успевать и поддерживать баланс, планирование должно стать вашей привычкой. Да, сначала будет сложно, зато потом вы уже не сможете пускать все на самотек. Планируйте и развивайтесь! Успехов!
Пример конечно примером, но он очень оптимистичный и во многом для многих не жизнеспособный. Это как олимпиадные задачки по программированию: к реальной жизни отношение на имеют, от слова совсем.
У меня например только постоянных задач на день около 30 шт, порой делаются параллельно: я забираю ребенка с доп. занятий, а параллельно по гарнитуре веду совещание, параллельно захожу в магазин; проверяю настройки рекламы на Маркетплейсах и слушаю вебинар (успевая туда еще вопросы писать иногда).
Я как-то провела эксперимент и села составлять план на месяц, вот как раз, как вы советуете: включая всю текучку и мелкие дела. Доп полей у меня не было (у вас там еще результат в примере). Так вот, это заняло 4,5 часа моего времени и 8 листов с задачами. Больше я не экспериментировала, просто у меня столько времени на это нет.
Хотя, да, условно у меня есть относительно подробный план на месяц, иногда на несколько. Важные даты просто заносятся в календарь телефона, оповещение срабатывает за один день до события, а потом за 1-2 часа, но вписывать все задачи....нет.....
Например почитать VC.ru - это тоже входит в мои планы, даже комментарии, так как некоторые темы мне банально интересны. Но все как всегда параллельно, сейчас например пересматриваю курс по DAX (так как за полтора года уже все забыла, а тут подвернулся интересный клиент по направлению аналитики), кроме этого подгружаю фото для новой инфографики на маркетплейсы в программу для обработки, ну и конечно пишу этот комментарий. Жесткое планирование с расписыванием всех нужных дел и расчетом времени для меня дело затратное. Пока что по дедлайнам проблем нет, все вовремя.
Тоже чтоли начать делиться своими системами для планирования жизни.. Notion, Todoist, Scapple/XMind...
Кстати я для себя выделил 5 сфер жизни:
1. Business (работа, бизнес, обучение для проф. развития)
2. Health (очевидно)
3. Social (семья, друзья, дети, отношения, и пр.)
4. Living (быт: финансы, машины, квартиры, покупки, ...)
5. Exploring (изучение мира и изучение себя)
Нравится мне такое деление тем, что оно как мне кажется очень близко к MECE принципу: взаимоисключение и полное описание.
какое точное распределение сфер жизни)
Перед тем как планировать время первым делом надо определиться - а есть ли оно у вас, в действительности. Посчитать - а сколько его на самом деле есть в свободном распоряжении. И, возможно, первым делом надо решить именно эту проблему. А то мы любим имея основную работу и семью запланировать кучку дел и на вечер и на выходные, крайне оптимистично оценив затраты времени на те или иные действия. А там то одежду надо купить, то в магазин сходить, то ТО у машины сделать, то резину переобуть, то еще какая фигня по-мелочи... там чуть-чуть, тут чуть-чуть, чутка по телефону поговорить, что-то с женой обсудить.. и нет времени то больше. А потом удивляемся, а почему же все эти методики и планы не работают нифига. А дело вовсе не в методиках - они хорошие. Хотя в указанном примере, автор уже явно решила эту проблему. Всё время в примере начинается 9:00 и заканчивается 18:00. Практически, для многих - это то самое активное время, которое занято рабочими делами и для которого есть совершенно другой список дел.
Станислав, здравствуйте) спасибо за ваш комментарий, вы действительно правы! В своем примере я указала лишь примерное время и примерный план, у каждого человека он может быть расписан по-своему: с 7 до 23, с 8 до 00 и так далее.
У меня на всех гаджетах поначалу были скачаны блокноты с плеймаркета,и я вела записи прямо как вы,но моих задач настолько много,что даже записывать их отнимает время и страшно раздражает. Ещё и вычёркивать, дописывать,переписывать. Сейчас работаю очень плавно и без записей, проработав страх перед многозадачностью. Твердила себе раньше:как можно разгрести эту кучу дел? Можно. Без записулек. Без менеджеров и помощников. Просто организовав рабочие столы на ноутах и смартфонах и переборов свои фобии
Это очередное доказательство того, что планирование времени через инструменты - чисто субъективная вещь. Кому-то подойдёт, кому-то нет
Планирование подходит тем,у кого есть хоть какие-то ассистенты, например, даже муж и дети, но если им ты по барабану, то приходится самому тянуть лямку, и там уже не до планирования. Я уже в 20-ом году начала наводить порядок на всех используемых устройствах,благо, что их функционал многое позволяет. Вот вы, например,обращали внимание на панель закладок в своем смартфоне? Я раньше просто добавляла туда нужные статьи, и в этом барадаке черт ногу мог сломать. Теперь же я складываю их по папкам и подпапкам. И так везде и во всем поступаю с того времени. Нужно использовать в блоге какие-то фото, захожу в закладку стоков - и на, тебе, дорогая, фоточку. Не надо в нужный момент ничего искать,все под рукой. То же самое с текстами, тегами и прочее
Пробовал жить так по плану, можно, но это прям очень немногим подходит. Это постоянное напряжение. Тратишь кучу времени на планирование , а чуть план поехал - это стресс и нервы. Теперь планирую только крупными мазками.
А знаете что намного проще и отлично работает? Тупо режим, как в найме, 5/2 с 9 до 18 работа, а потом всё остальное. Я это понял спустя много лет круглосуточной работы на себя без выходных и отпусков. Не могу сказать что всегда удается придерживаться такого режима, но стараюсь.
К похожему пришел методом проб и ошибок и после тяжелого выгорания.
В течеие дня у меня есть рабочее время и нерабочее, и есть куча задач во входящих. Если что-то не успевается в рабочий отрезок времени, то переносится на следующий день. Также, начиная с определенного времени (обычно с 8 вечера), у меня по графику состояние покоя, когда я просто лежу на диване и ничего не делаю вообще. Всегда есть желание посуетиться и поделать какие-то дела, но нужно силой воли заставлять себя отдыхать.
При этом у меня есть знакомые, которые буквально планируют день 15-минутными отрезками, и чувствуют себя очень комфортно. Видимо это особенности психики отдельных людей.
У мужа интересно тоже гармония с жизнью или он в качестве файрволла выступает?
Аффтар ничо так, лойс однозначно
я сам пробовал примерно по такой схеме жить ,но к сожалению хватило меня не на долго
Кстати, раньше мне казалось, сто планирование бесполезно и особо ни на что не влияе. Но вот после того, как начал весть плановщик как будто времени во дне стало больше
Комментарий недоступен
Ирина,ППКС)))
Что толку если человек приобретет весь мир, а душе своей навредит?
После того как на работе стало много задач, начал писать их в планер. Действительно помогает сэкономить время почему-то
проще говоря , за наименее короткое время , нужно зарабатывать наиболее большое кол-во денег и мечты сбудутся
Это просто: забыть про сон и пахать как проклятый, пока не получишь результат.
Классная статья, ооочень полезный опыт и знания. За такие данные обычно приходится платить как за курс по планированию))) а здесь буквально на блюдечке) Если внимательно изучить и применить - польза 100%
Владельцам бизнеса удобно использовать CRM-систему. Там и по приоритетности расставляешь задачи, и тайм-трекер можно включить, и в календаре назначить встречи. Удобная вещь.
Интересная статья, но Мы бы еще порекомендовали пользоваться таск-трекерами (трекеры задач).
Таск трекеры это программы для управления проектами, которые позволяют централизованно руководить задачами и их своевременным выполнением. А следовательно их можно использовать не только в работе, но и жизни.
Например мы при разработке нашего Jetchat'a изначально ставили задачи в телеграме, используя "+" на каждую сделанную задачу, как только у нас появилась рабочая система постановки задач - начали пользоваться своей разработкой. Всегда видно что нужно сделать, что еще есть в планах.
Автор коментария например помимо рабочих задач, ставит самому себе задачи, например что нужно не забыть купить в магазине ;)
Планируя свое время, ты не ограничиваешь
себя, а напротив, становимся свободнее
Как планировать время?
1. Составь список важных дел;
2. Составь список того, чем тебе хотелось бы заняться в свободное время;
3. Составь расписание, учитывая важность
дел;
4. Придерживайся расписания;
5. Относись к развлечениям как к награде за выполненную работу, а не как к неотемлемой части своего распорядка.
"Нет для человека ничего лучше, чем... наслаждаться добрыми плодами своего труда" Библия