Смотрите на Кинопоиске с подпиской 
Условия: clck.ru/FMQND Условия: clck.ru/FMQND. 18+
Личный опыт
Anton Semenov

Почему мы планируем год не как все нормальные люди

В декабре мы поняли, что на годовом планировании нужны все сотрудники: от руководителей отделов до курьера. Отказались от «спускания» плана в отделы и на протяжении шести часов всей командой бегали между стенами, клеили карточки и ели пиццу. В итоге получился план, в который верим не только мы, но и каждый из наших ребят.

А главное — появилось понимание, как к этой цифре прийти.

Конечно, у нас со вторым сооснователем «Банды умников» были собственные представления о разумном диапазоне суммы плана, да и способов достижения желаемых цифр было немало: вопрос был в том, какие из них будет менее трудозатратными и более прибыльными.

Выпустить десять новых продуктов? А может, 20? Перенести производство в Китай? Плотно заняться дистрибьюцией настолок других производителей? Сделать всё это вместе? Или вообще не предпринимать ничего нового?

Для нас было почти очевидно, что команда видит все возможности и риски гораздо шире и детальнее, чем я или любой другой отдельно взятый сотрудник. Поэтому мы предпочли не строить гипотезы в гордом одиночестве, не давать команде какие-то готовые планы, а посоветоваться с ребятами.

Сразу скажу, что к традиционной модели планирования у меня вопросов не меньше, чем у утконоса ко Всевышнему. Чтобы не разводить лирику здесь, решил поделиться впечатлениями в Facebook.

Итак, вот что мы решили сделать, чтобы как следует спланировать 2019 год.

1. Освободить время для планирования

Казалось бы, элементарная штука, которая вообще не заслуживает отдельного внимания. Но когда у тебя каждый день пять-десять задач и ещё «какое-то дурацкое планирование», то этим самым планированием вообще не хочется заниматься. А это уже сильно отражается на качестве.

Поэтому мы заранее выделили день, в течение которого занимались только планированием. Со всеми остальными задачами договорились поступать точно так же, как, например, в любой праздничный день: сделать заранее или отложить на потом.

Здесь было узкое место — клиентский отдел, который в постоянном режиме отвечает на входящие звонки покупателей и партнёров. Мы не могли просто молча «загаситься» ото всех на целый день, поэтому записали сообщение на автоответчик, в котором объяснили причину нашего отсутствия и оставили телефон для связи на случай, если возникал горящий вопрос.

2. Продумать сценарий и организовать пространство

Уже на берегу было понятно, что во время планирования дел будет много, а организовать одновременную продуктивную работу 35 человек не так-то просто. Признаюсь, что до этого у меня не было опыта проведения таких больших сессий: в предыдущие годы просто мы собирались в переговорке куда более узким кругом и планировали по старинке.

В этот раз всё было куда серьёзнее. Поэтому мы пригласили эксперта, у которого был опыт организации таких мероприятий в Mail.ru Group, Rambler&Co, eLama, «Газпроме» и «Роснефти». За несколько дней мы вместе составили план сессии и придумали, как организовать пространство, чтобы не возникало вопросов: «а что делаем теперь?», «где мне зафиксировать важную мысль?» и «что вообще происходит?»

В результате появилось 6 основных этапов сессии планирования:

  1. Вводный брифинг и основные правила.
  2. Обмен самыми яркими впечатлениями от прошедшего года.
  3. Оценка работы всей команды с возможностью высказаться.
  4. Выделение ключевых задач на 2019 год по направлением.
  5. Размещение этих задач на дорожной карте с разбивкой по кварталам.
  6. Оценка коммерческого потенциала грядущего года.

Что касается пространства: мы установили по всему помещению липкие стены с условной разметкой и сделали микро-зоны для совместной работы, чтобы команде было комфортно обсуждать вопросы по разным направлениям.

3. Подготовиться и собраться в одном месте

Для того, чтобы не тратить время на генерацию идей во время сессии, я попросил ребят подготовиться, прочитать немного матчасти и вспомнить главные события года: как успехи, так и факапы.

Также мы решили не переписываться, не обмениваться кусками презентаций и не устраивать Skype-сессии на большое количество человек, а именно физически собраться в одном большом помещении. Думаю, вы сами много раз убеждались на личном опыте, что любой обмен мнениями или дискуссия происходит в разы продуктивнее именно вживую. Такая вот магия.

По этой же причине в день сессии к нам в Санкт-Петербург приехали ребята из других наших офисов: из Москвы, Таллина и Киева. Учитывая, что спустя день после планирования мы устраивали корпоратив, это было максимально в тему.

4. Запретить себе вмешиваться и давить на команду

Как бы нам ни хотелось поделиться своими идеями или дать оценку чьей-то точке зрения, мы ни в коем случае не могли позволить себе этого делать. Это нужно было в первую очередь для того, чтобы максимально раскрепостить ребят и дать им понять, что в этом формате работы можно выражать любую мысль, спорить, предлагать и аргументировать любую позицию.

Несмотря на то что я не имел права вмешиваться в содержательную часть обсуждения, с меня никто не снимал роль модератора: я последовательно вёл ребят от одного этапа к другому, следил за временем и соблюдением регламента, чтобы всё планирование не превратилось в бардак. Ну и ходил встречать курьера с пиццей, куда без этого.

В общем, ещё на этапе подготовки к планированию 2019 года я понял, что главное и по-своему парадоксальное преимущество таких сессий для нас как для руководства — отличная возможность помолчать и выслушать команду.

5. Не нагонять ужаса

Как правило, годовое планирование в больших организациях — это какое-то страшно серьёзное мероприятие, во время которого матёрые дядьки с сосредоточенными лицами пытаются произвести впечатление на руководство: глубоким знанием бизнес-процессов, пониманием текущего положения дел на рынке или невероятно прогрессивными идеями.

В результате вместо совместной работы возникает внутренняя конкуренция. Не уверен, что это так уж хорошо. Поэтому мы постарались создать рабочую среду, в которой не страшно говорить глупости, делиться впечатлениями или выражать недоумение.

В этом нам помогала неформальная обстановка в целом, возможность перемещаться и присоединяться к любой из микрокоманд, угощения на столах и (о ужас) возможность брать кофе и выходить в туалет, не отпрашиваясь.

Мне бы в голову не пришло упоминать последний пункт, если бы мне лично не доводилось видеть взрослых людей, которые во время совещаний или тренингов поднимали руку и задавали детский вопрос: «Можно выйти?»

Что в итоге

Отмечу, что на этой сессии мы выделили только ключевые направления и задачи верхнего уровня. Собственно, главная цель встречи — сделать так, чтобы все ребята находились в одном смысловом поле, договорились о какой-то общей системе координат (что такое хорошо, что такое плохо) и о том, какие задачи мы считаем самыми важными и приоритетными.

На этом работа не заканчивалась. После мероприятия каждая проектная команда забрала свой блок для детализации задач и расчёта финансового плана. И уже после этого появились цифры и детальная дорожная карта.

Возможно, именно благодаря такому формату планирования нам удалось выделить больше 20 крутых направлений, реализация которых в 2019 году позволит нам прирасти к прошлому году на 60-80%. До этого мероприятия мы амбициозно (по нашему мнению) и скромно (по факту) замахивались на 45%.

0
19 комментариев
Написать комментарий...
Sasha Valendo

На бумаге это звучит очень просто и круто, но по себе знаю, как трудно всех собрать и смотивировать. Здорово, что у вас все получилось!

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Ilyin

Это прикольно, но зачем, действительно, даже рядовых исполнителей (курьеров, операторов КЦ) к этому привлекать?
Наверняка хватило бы топов + руководителей среднего и, может быть, низшего звена.
Плюс такие встречи с "наскока" редко бывают эффективными. После 2-3 часов тёрки в таком огромном кругу голова работает плохо.
Обычно всегда есть вводная встреча для "крупных мазков", время на "подумать и обсудить в узком кругу" пару недель, а потом уже 1-2 сессии предметных обсуждений планов, расчета цифр. Иначе это просто брейнсторминг с принятием решений на основании "кто громче крикнет" или "у кого больше ЗП".

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Mirolubow

Дело в том, что ТОПы + руководители не всегда в курсе того, что происходит на передовой. Это обратная сторона делегирования - ты умышленно передаешь процессы в другие руки, чтобы самому за ними не контролить/не делать и делать вместо этого больше другого. Но как раз в этой работе кроется 80% самого интересного и полезного для бизнеса + когда вся команда в курсе общей стратегии, каждый чувствует себя и свой вклад нужным и востребованным.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Sheleg

Рекомендую ознакомиться с ритуалом планирования команды Ultimate Guitar

Ответить
Развернуть ветку
Artem Efimov

Ссылкой поделитесь?

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Sheleg

Подобрал для вас пару интересных ссылок для чтения:
https://vc.ru/story/39265-biznes-po-notam
https://habr.com/ru/company/mobio/blog/343406/

И немного видео с выступлений:
https://www.youtube.com/watch?v=_0jskTNb9sE
https://www.youtube.com/watch?v=5kpaCPaa6co
https://www.youtube.com/watch?v=uC-6eQYaDxk
https://www.youtube.com/watch?v=Pfb58InOBxk

Надеюсь будет полезно ;)

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Tsikov

Ого! Даже не подозревал, что это российский сервис.

Ответить
Развернуть ветку
Artem Efimov

Спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Юлианна Корышко

Мы также сторонники того, что в планировании должны участвовать все сотрудники компании. Это повышает общую вовлеченность всех членов команды в рабочий процесс, а также может сэкономить время руководителя на управление, так как каждый сотрудник начинает четче видеть цели компании, "затягивается" в командную игру, сам себя начинает мотивировать).
Только мы планируем на agile-доске) Как раз видео про это сняли https://www.youtube.com/watch?v=nnZCk6yLAjk&t=4s
Плюс в том, что не надо организовывать всех на общую встречу) И в том, что идеи можно постоянно добавлять на отдельную доску (не в какой-то отдельный день), по мере их "рождения", а HR фильтрует их, и годные идеи впоследствии можно перенести на доску с реальными планами на год.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов
 Или вообще не предпринимать ничего нового?

Самая глупая идея.

Ответить
Развернуть ветку
Степан Старченко

Да брось, ты ведь наверняка способен представить систему, которая актуальна существующей ситуации и отлично работает. Я вот сто раз видел, как люди лезут с преобразованиями в работающий механизм и ломают его к чертям, просто из страсти к новаторству

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов

Просто если механизм работает сейчас это не гарантия того что через год кто то не придумает другой усовершенствованный механизм и твой отправится на свалку истории.

Ответить
Развернуть ветку
Степан Старченко

Согласен. Но тебе ничего не мешает оценить ситуацию. Мало того, это обязательно нужно делать. А выводы могут быть самыми разными, в диапазоне от "всё переделать к херам" до "ничего не менять"

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов

Следить за ситуацией и тенденциями это уже ЧТО ТО ПРЕДПРИНИМАТЬ

Ответить
Развернуть ветку
Степан Старченко

О, казуистика пошла. Автор не пишет "не предпринимать ничего", а пишет "не предпринимать ничего нового". Если анализ ситуации и тенденций — часть постоянной работы в компании, то она входит в область значений "не предпринимать ничего нового", поскольку делается не впервые

Ответить
Развернуть ветку
Олег Ивахнов

Может у меня такой взгляд просто.
Я занимаюсь вовсе не инновационным бизнесом, но чтобы быть на плаву надо постоянно делать, что то новое, держать руку на пульсе, слышать запросы рынка.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Петрикин

Другой вопрос - почему все нормальные люди не планируют год, как вы))

Ответить
Развернуть ветку
Вася Пражкин

Когда я вижу все эти карточки с мелко написанным на них текстом, я понимаю, что те, кто решил так сделать, страшно далеки от эффективного планирования.
https://leonardo.osnova.io/f09a05bb-7288-c6a6-1521-3abfcd9ed47d/-/scale_crop/1360x764/center/-/format/webp/

Что могут вместе планировать Руководитель и Курьер? У них совершенно разный уровень познания в этом бизнесе, разный уровень обзора, аналитики, ответственности и мотивации.

А по факту, на сайте нет даже такой функции, как поиск. Неужели никто из 35 человек не предложил?

Ответить
Развернуть ветку
Александр Иванов

Тимбилдинг и стенгазета. Это тоже хорошо.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 19 комментариев
null