Подписка на все лето за 1₽
18+

Почему мы планируем год не как все нормальные люди

В декабре мы поняли, что на годовом планировании нужны все сотрудники: от руководителей отделов до курьера. Отказались от «спускания» плана в отделы и на протяжении шести часов всей командой бегали между стенами, клеили карточки и ели пиццу. В итоге получился план, в который верим не только мы, но и каждый из наших ребят.

В закладки

А главное — появилось понимание, как к этой цифре прийти.

Конечно, у нас со вторым сооснователем «Банды умников» были собственные представления о разумном диапазоне суммы плана, да и способов достижения желаемых цифр было немало: вопрос был в том, какие из них будет менее трудозатратными и более прибыльными.

Выпустить десять новых продуктов? А может, 20? Перенести производство в Китай? Плотно заняться дистрибьюцией настолок других производителей? Сделать всё это вместе? Или вообще не предпринимать ничего нового?

Для нас было почти очевидно, что команда видит все возможности и риски гораздо шире и детальнее, чем я или любой другой отдельно взятый сотрудник. Поэтому мы предпочли не строить гипотезы в гордом одиночестве, не давать команде какие-то готовые планы, а посоветоваться с ребятами.

Сразу скажу, что к традиционной модели планирования у меня вопросов не меньше, чем у утконоса ко Всевышнему. Чтобы не разводить лирику здесь, решил поделиться впечатлениями в Facebook.

Итак, вот что мы решили сделать, чтобы как следует спланировать 2019 год.

1. Освободить время для планирования

Казалось бы, элементарная штука, которая вообще не заслуживает отдельного внимания. Но когда у тебя каждый день пять-десять задач и ещё «какое-то дурацкое планирование», то этим самым планированием вообще не хочется заниматься. А это уже сильно отражается на качестве.

Поэтому мы заранее выделили день, в течение которого занимались только планированием. Со всеми остальными задачами договорились поступать точно так же, как, например, в любой праздничный день: сделать заранее или отложить на потом.

Здесь было узкое место — клиентский отдел, который в постоянном режиме отвечает на входящие звонки покупателей и партнёров. Мы не могли просто молча «загаситься» ото всех на целый день, поэтому записали сообщение на автоответчик, в котором объяснили причину нашего отсутствия и оставили телефон для связи на случай, если возникал горящий вопрос.

2. Продумать сценарий и организовать пространство

Уже на берегу было понятно, что во время планирования дел будет много, а организовать одновременную продуктивную работу 35 человек не так-то просто. Признаюсь, что до этого у меня не было опыта проведения таких больших сессий: в предыдущие годы просто мы собирались в переговорке куда более узким кругом и планировали по старинке.

В этот раз всё было куда серьёзнее. Поэтому мы пригласили эксперта, у которого был опыт организации таких мероприятий в Mail.ru Group, Rambler&Co, eLama, «Газпроме» и «Роснефти». За несколько дней мы вместе составили план сессии и придумали, как организовать пространство, чтобы не возникало вопросов: «а что делаем теперь?», «где мне зафиксировать важную мысль?» и «что вообще происходит?»

В результате появилось 6 основных этапов сессии планирования:

  1. Вводный брифинг и основные правила.
  2. Обмен самыми яркими впечатлениями от прошедшего года.
  3. Оценка работы всей команды с возможностью высказаться.
  4. Выделение ключевых задач на 2019 год по направлением.
  5. Размещение этих задач на дорожной карте с разбивкой по кварталам.
  6. Оценка коммерческого потенциала грядущего года.

Что касается пространства: мы установили по всему помещению липкие стены с условной разметкой и сделали микро-зоны для совместной работы, чтобы команде было комфортно обсуждать вопросы по разным направлениям.

3. Подготовиться и собраться в одном месте

Для того, чтобы не тратить время на генерацию идей во время сессии, я попросил ребят подготовиться, прочитать немного матчасти и вспомнить главные события года: как успехи, так и факапы.

Также мы решили не переписываться, не обмениваться кусками презентаций и не устраивать Skype-сессии на большое количество человек, а именно физически собраться в одном большом помещении. Думаю, вы сами много раз убеждались на личном опыте, что любой обмен мнениями или дискуссия происходит в разы продуктивнее именно вживую. Такая вот магия.

По этой же причине в день сессии к нам в Санкт-Петербург приехали ребята из других наших офисов: из Москвы, Таллина и Киева. Учитывая, что спустя день после планирования мы устраивали корпоратив, это было максимально в тему.

4. Запретить себе вмешиваться и давить на команду

Как бы нам ни хотелось поделиться своими идеями или дать оценку чьей-то точке зрения, мы ни в коем случае не могли позволить себе этого делать. Это нужно было в первую очередь для того, чтобы максимально раскрепостить ребят и дать им понять, что в этом формате работы можно выражать любую мысль, спорить, предлагать и аргументировать любую позицию.

Несмотря на то что я не имел права вмешиваться в содержательную часть обсуждения, с меня никто не снимал роль модератора: я последовательно вёл ребят от одного этапа к другому, следил за временем и соблюдением регламента, чтобы всё планирование не превратилось в бардак. Ну и ходил встречать курьера с пиццей, куда без этого.

В общем, ещё на этапе подготовки к планированию 2019 года я понял, что главное и по-своему парадоксальное преимущество таких сессий для нас как для руководства — отличная возможность помолчать и выслушать команду.

5. Не нагонять ужаса

Как правило, годовое планирование в больших организациях — это какое-то страшно серьёзное мероприятие, во время которого матёрые дядьки с сосредоточенными лицами пытаются произвести впечатление на руководство: глубоким знанием бизнес-процессов, пониманием текущего положения дел на рынке или невероятно прогрессивными идеями.

В результате вместо совместной работы возникает внутренняя конкуренция. Не уверен, что это так уж хорошо. Поэтому мы постарались создать рабочую среду, в которой не страшно говорить глупости, делиться впечатлениями или выражать недоумение.

В этом нам помогала неформальная обстановка в целом, возможность перемещаться и присоединяться к любой из микрокоманд, угощения на столах и (о ужас) возможность брать кофе и выходить в туалет, не отпрашиваясь.

Мне бы в голову не пришло упоминать последний пункт, если бы мне лично не доводилось видеть взрослых людей, которые во время совещаний или тренингов поднимали руку и задавали детский вопрос: «Можно выйти?»

Что в итоге

Отмечу, что на этой сессии мы выделили только ключевые направления и задачи верхнего уровня. Собственно, главная цель встречи — сделать так, чтобы все ребята находились в одном смысловом поле, договорились о какой-то общей системе координат (что такое хорошо, что такое плохо) и о том, какие задачи мы считаем самыми важными и приоритетными.

На этом работа не заканчивалась. После мероприятия каждая проектная команда забрала свой блок для детализации задач и расчёта финансового плана. И уже после этого появились цифры и детальная дорожная карта.

Возможно, именно благодаря такому формату планирования нам удалось выделить больше 20 крутых направлений, реализация которых в 2019 году позволит нам прирасти к прошлому году на 60-80%. До этого мероприятия мы амбициозно (по нашему мнению) и скромно (по факту) замахивались на 45%.

{ "author_name": "Anton Semenov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 19, "likes": 50, "favorites": 123, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 56906, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 29 Jan 2019 13:34:04 +0300", "is_special": false }
18+
Подписка КиноПоиск
на все лето за 1₽
Оформить
Подписка КиноПоискаHD за 1 ₽ на 2 мес., далее — 269 ₽/мес. Предложение до 31 августа 2020г. Только для пользователей без активной подписки сервиса КиноПоиск. Условия просмотра: http://ya.cc/4y4UX
1 рубль
Объявление на vc.ru
0
19 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
5

На бумаге это звучит очень просто и круто, но по себе знаю, как трудно всех собрать и смотивировать. Здорово, что у вас все получилось!

Ответить
3

Это прикольно, но зачем, действительно, даже рядовых исполнителей (курьеров, операторов КЦ) к этому привлекать?
Наверняка хватило бы топов + руководителей среднего и, может быть, низшего звена.
Плюс такие встречи с "наскока" редко бывают эффективными. После 2-3 часов тёрки в таком огромном кругу голова работает плохо.
Обычно всегда есть вводная встреча для "крупных мазков", время на "подумать и обсудить в узком кругу" пару недель, а потом уже 1-2 сессии предметных обсуждений планов, расчета цифр. Иначе это просто брейнсторминг с принятием решений на основании "кто громче крикнет" или "у кого больше ЗП".

Ответить
2

Дело в том, что ТОПы + руководители не всегда в курсе того, что происходит на передовой. Это обратная сторона делегирования - ты умышленно передаешь процессы в другие руки, чтобы самому за ними не контролить/не делать и делать вместо этого больше другого. Но как раз в этой работе кроется 80% самого интересного и полезного для бизнеса + когда вся команда в курсе общей стратегии, каждый чувствует себя и свой вклад нужным и востребованным.

Ответить
1

Рекомендую ознакомиться с ритуалом планирования команды Ultimate Guitar

Ответить
2

Ссылкой поделитесь?

Ответить
1

Мы также сторонники того, что в планировании должны участвовать все сотрудники компании. Это повышает общую вовлеченность всех членов команды в рабочий процесс, а также может сэкономить время руководителя на управление, так как каждый сотрудник начинает четче видеть цели компании, "затягивается" в командную игру, сам себя начинает мотивировать).
Только мы планируем на agile-доске) Как раз видео про это сняли https://www.youtube.com/watch?v=nnZCk6yLAjk&t=4s
Плюс в том, что не надо организовывать всех на общую встречу) И в том, что идеи можно постоянно добавлять на отдельную доску (не в какой-то отдельный день), по мере их "рождения", а HR фильтрует их, и годные идеи впоследствии можно перенести на доску с реальными планами на год.

Ответить
0

 Или вообще не предпринимать ничего нового?

Самая глупая идея.

Ответить
0

Да брось, ты ведь наверняка способен представить систему, которая актуальна существующей ситуации и отлично работает. Я вот сто раз видел, как люди лезут с преобразованиями в работающий механизм и ломают его к чертям, просто из страсти к новаторству

Ответить
1

Просто если механизм работает сейчас это не гарантия того что через год кто то не придумает другой усовершенствованный механизм и твой отправится на свалку истории.

Ответить
0

Согласен. Но тебе ничего не мешает оценить ситуацию. Мало того, это обязательно нужно делать. А выводы могут быть самыми разными, в диапазоне от "всё переделать к херам" до "ничего не менять"

Ответить
0

Следить за ситуацией и тенденциями это уже ЧТО ТО ПРЕДПРИНИМАТЬ

Ответить
0

О, казуистика пошла. Автор не пишет "не предпринимать ничего", а пишет "не предпринимать ничего нового". Если анализ ситуации и тенденций — часть постоянной работы в компании, то она входит в область значений "не предпринимать ничего нового", поскольку делается не впервые

Ответить
0

Может у меня такой взгляд просто.
Я занимаюсь вовсе не инновационным бизнесом, но чтобы быть на плаву надо постоянно делать, что то новое, держать руку на пульсе, слышать запросы рынка.

Ответить
4

Другой вопрос - почему все нормальные люди не планируют год, как вы))

Ответить
2

Когда я вижу все эти карточки с мелко написанным на них текстом, я понимаю, что те, кто решил так сделать, страшно далеки от эффективного планирования.
https://leonardo.osnova.io/f09a05bb-7288-c6a6-1521-3abfcd9ed47d/-/scale_crop/1360x764/center/-/format/webp/

Что могут вместе планировать Руководитель и Курьер? У них совершенно разный уровень познания в этом бизнесе, разный уровень обзора, аналитики, ответственности и мотивации.

А по факту, на сайте нет даже такой функции, как поиск. Неужели никто из 35 человек не предложил?

Ответить
1

Тимбилдинг и стенгазета. Это тоже хорошо.

Ответить

Комментарии