Личный опыт Vladimir Mirolubow
4 933

Notion: полная организация работы компании и продукта с шаблонами

В этой статье мы поделимся наглядными примерами и готовыми шаблонами, которые покажут вам, каким образом можно организовать работу всей компании в системе Notion.

В закладки
Аудио

Всем привет! Меня зовут Владимир, я руковожу проектом EPICSTARS, а в свободное время, веду канал @ruspm в Telegram и собираю интересные статьи для стартапов на Единороге.

Сталкиваясь каждый день с множеством задач, связанных с разными направлениями работы компании и её продукта, мы стараемся постоянно оптимизировать ежедневные и повторяющиеся процессы в более удобные и быстрые. И, конечно же, в своей работе мы используем систему Notion.

Для тех, кто не в курсе, это чрезвычайно гибкая система, которая давно переросла себя из позиционирования таск-менеджера в нечто большее и позволяющее в пару кликов превратить себя и своё пространство практически во всё, что угодно:

  • таск-менеджер, kanban, agile;
  • клиентская CRM, воронки холодных продаж;
  • база знаний, сотрудников, клиентов;
  • ведение заметок, галерей;
  • хранилище файлов и документов (с возможностью редактирования и совместной работы).

Организовать продуктовую wiki? Не потерять идею по продукту? Вести клиентскую базу? Спланировать маркетинг? Найти нового сотрудника или отправить в командировку старого? Организовать CRM для продаж? Оповещать сотрудников об изменениях и новостях компании? Оформить заявку на оборудование? Забронировать переговорку? Хранить интересные ссылки на статьи? Оформить все эти и другие процессы можно в Notion, причем быстро, гибко и наглядно.

При желании вы можете применять Notion для всех отделов компании, начиная от продаж и менеджеров по продукту и заканчивая офис-менеджерами и даже отделом найма. Вот как это может работать в полноценной компании, в основе которой лежит онлайн-продукт.

Но более наглядным будет публичный проект, который мы специально создали, чтобы вы могли посмотреть, как легко можно организовать структуру работа компании в Notion.

Краткая аннотация проекта

  • Этот проект структурно разбит на ключевые отделы: аккаунтинг, продажи, дизайн, продуктовую команду и поддержку, наём, финансы, офис-менеджеров и юристов. Мы умышленно не вносили команду разработки в Notion, потому что у них свои требования к отслеживанию задач и спринтов, но при желании Notion можно адаптировать и под их процессы.
  • В каждом отделе есть свой определенный набор подразделов и инструментов. Обычно это собственная доска задач, базы данных (как в случае с клиентскими отделами), а также собственные справочники, гайды, логи изменений, коллекции полезных ссылок, галереи и прочие подразделы, которые помогают текущим и новым сотрудникам контролировать и въезжать в процессы. Можно даже добавить блок с новостями для оповещения сотрудников о новостях или изменениях.
  • Каждый подраздел можно адаптировать под конкретные требования конкретного отдела или команды, начиная от собственных типов досок и заканчивая полями данных у задач.
  • Всё это приправьте возможностью совместного редактирования в режиме онлайн, комментирования, единым web- и mobile-приложением (о да, они одни из немногих, кто умеет правильно готовить React), ну и интеграциями с Google Docs, Figma и прочими популярными сервисами для работы над продуктами.

В качестве заключения

Может ли Notion покрыть 100% его задач и потребностей? Нет, впрочем, как и ни одно из текущих решений на рынке, потому что у каждого отдела есть свои более профессиональные инструменты.

Может ли Notion претендовать на звание универсальной CRM для бизнеса? Уверен, что да, и на примере этого проекта мы, в первую очередь, хотели показать, как применить его в разных направлениях работы компании, закрывая общие и базовые потребности сотрудников, объединяя их вокруг главной миссии — продукта и всего, что с ним связано.

P.S.

Хотите узнать девиз Notion? Директор Notion Иван Чжао (да-да, этот китайский парень зачем-то взял себе русское имя) как-то сформировал его в своём Twitter весьма кратко и лаконично, и мне он очень понравился:

Мы хотим, чтобы ваш бизнес был как можно больше, но команда оставалась как можно меньше.

Иван Чжао
генеральный директор Notion

Собственно, именно этим и подкупает его продукт — минимализмом, за которым скрывается огромной масштаб.

По мере свободного времени и новых кейсов мы будем обновлять данный проект и вносить в него изменения и дополнения. Сам проект в режиме для чтения, чтобы шутники не поломали ничего. Если хотите присоединиться к этому проекту, скиньте в Telegram свою почту и мы добавим вас в этот проект (@mirvla).

Всем высоких показателей и ровных KPI .

#notion #организация_работы

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Vladimir Mirolubow", "author_type": "self", "tags": ["\u043e\u0440\u0433\u0430\u043d\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f_\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u044b","notion"], "comments": 26, "likes": 44, "favorites": 169, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 61448, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 18 Mar 2019 12:58:08 +0300" }
{ "id": 61448, "author_id": 25586, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/61448\/get","add":"\/comments\/61448\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/61448"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }

26 комментариев 26 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
17

Глядя на название статьи ожидал увидеть в ней описание продуманных шаблонов, которые визуализируют столь же продуманные процессы. Увидел лишь типовые, не кастомизированные поля сайта, как в джумле какой нибудь.
Открывая "отпуска сотрудников" я ожидаю что там будет возможность отправить текущего сотрудника в отпуск (выбор из списка текущих сотрудников), открывая "найм сотрудников" - ожидал Workflow, который в итоге приведет человека в список текущих сотрудников. В общем хоть какую то синергию. А без этого - в гугл докс и то удобней можно дела вести.
Ну или я не правильно что то понял.

Ответить
1

Пожалуйста

Ответить
0

даст ли система мне выбрать сотрудника в качестве исполнителя задачи, если он в отпуске
даст ли отправить в отпуск, если он уже в отпуске
даст ли уволить, если он в отпуске
где вообще настраивать логику взаимодействия - что можно сделать с обьектом "сотрудник", что нельзя?

Ответить
2

Нет, не даст ни по одному из случаев. И возьму смелость предположить, что автоматизировать это до такой степени просто... не нужно.

Давайте копнем глубже в практику. Вы единственный руководитель в компании?
Если да, тогда вы знаете, что этот сотрудник в отпуске, потому что сами его туда отпустили. И если у вас таких сотрудников до 10, то на них замыкаются ключевые направления работы и вы знаете поименно как их зовут, где они живут и когда уходят в отпуск.

Если нет, то у такого сотрудника есть свой руководитель, который см. выше. И даже если вы ставите задачу напрямую, минуя руководителя сотрудника, любой руководитель, увидев такую задачу в своем отделе/доске, скажет вам, что сотрудник в отпуске, потому что это одна из ключевых задач руководителя - контролить процессы.

Аналогично с увольнением. Неужели когда встает вопрос увольнения сотрудника никто не в курсе, что он в отпуске?

Я согласен с вами, что решение должно быть. Знаете какое оно может быть? Персональный статус у юзера в духе "На отдыхе" или "В командировке". Вы ставите на него задачу, она ставится, но вы видите, что с ним что-то не так )) И не нужно ограничений функционала в том числе лишние велосипеды на уровне кода, ведь главное - сигнализировать вам, что юзер ограничен, а не ограничить его/вас.

Ответить
0

Просто примерно 13 лет назад я писал что то похожее для одной типографии, там был этот функционал и куча другого - и даже тогда это не считалось чем то сильно продвинутым. Я ожидал что софт 19 года более функционален. Впрочем, если вам его хватает - почему бы и нет )

Ответить
0

Кастомизированные поля в джумле давно есть из коробки.

Ответить
8

пошла волна пиара notion

Ответить
0

кстати да, только в телеге где то про него прочитал и вот на тебе на вс

Ответить
2

Привет! Вместо «краткой аннотации» лучше описать практическое решение той или иной проблемы с примерами.

Ответить
–3

именно для этого есть ссылка на весь публичный проект, где можно посмотреть конкретные решения

Ответить
2

Лучше представить, как один из этих шаблонов решил вашу проблему на практике.

Ответить
1

Пользуюсь Notion и доволен уже месяца 4, наверное, но использую для личных проектов. Если честно, то для бизнеса больше подходит набор типа Jira + Confluence, но я не считал разницу в цене, конечно

Ответить
1

Лучше лимиты снизили на уровень Асаны и Трелло.
А так фиг его знает, вроде инструмент норм, но столько по сути бесплатных аналогов, пусть и не на одной страничке.

Ответить
1

а где посмотреть список существующих клиентов чтобы я почувствовал, что я вместе с такими компаниями как... ?

Ответить
0

Маск уже не в тренде, все бросились на Notion?

Ответить
0

Эмодзи снова в тренде 🤷‍♂️

Ответить
0

Больше реклама, чем статья. Все эти шаблоны стандартные, ничего особенного.

Ответить
0

О стандартизации и идет речь. Гугловские таблички тоже много для чего используют, но всем это только нравится.

Ответить
0

И на английском все поля.....

Ответить
0

Как вставлять имеющийся текст на страницы?

Ответить
0

Если честно - шаблон похож просто на придуманные названия для 2-3 табличек и так ничего жить не будет, поскольку оторвано от реальности. Вел Notion с командой и самостоятельно, для рабочих/личных задач и вот просто в лоб не работает ничего.
Например, формат самого Notion по ведению обновлений https://www.notion.so/What-s-New-157765353f2c4705bd45474e5ba8b46c - очень круто собран из стандартных элементов, в целом подходит для новостей различных, отлично подходит для тестирования с описанием что сделано/исправлено.
Используемые вами календари так же не юзабельны без дополнительных форматов отображения (разные форматы отображения + фильтры), общий вид (который по умолчанию) фактически становится нужен только 1 раз из 20 случаев. И вот эти разные форматы убирают необходимость в Канбан досках, которые вы так везде понапихали, поскольку они становятся просто другим отображением календаря.

Ответить
0

Все это так себе работает, потому что плохо выступает в кач-ве первоисточника информации и не подпихивает нужное пользователям, заставляя их самих все выискивать по всем страницам. Slite, Notion, Dropbox Paper, Quip и прочие, пытающиеся в формате документов организовать деятельность — каждый делает потуги как-то это исправить, добавляя панельки с ту-душками со всех документов, пытается что-то нарулить с уведомлениями и активити-фидами, чтобы была хоть какая-то надежда, что измененное тобой кто-то прочитает без дополнительных уведомлений, изобретает те же таблицы и канбан-доски, вставленные блоками в документ. Но все это годится только как часть регламентированного процесса или просто как заметки/документация, когда ты сам знаешь, когда тебе нужно вернуться к странице.

Простой пример — общий календарь событий https://www.notion.so/teamhome5230/eb76f5b1a0cf42d9b1ae52e816cb3c03?v=b144802b6421415cb22af5131a2da2fd . Да никто не будет туда заходить каждый день и проверять нет ли чего на сегодня. Не будет это работать, пока события из этого календаря не будут попадать на единый сводный календарь для каждого интересующегося пользователя, или пока не будет где-нибудь на общем уровне (в боковой панели) индикации о событии на сегодня (и это не равно уведомление — уведомление прочитал и забыл).

И даже если все супер-дисциплинированные и т.п., в конечном счете приложение тебе толком не помогает справиться с твоими задачами, выполняя только одну функцию — структурировано конспектируя все.

Ответить
0

Да никто не будет туда заходить каждый день и проверять нет ли чего на сегодня

а зачем заходить туда каждый день и проверять что-то? когда и кому надо - заходит и проверяет.

Но все это годится только как часть регламентированного процесса или просто как заметки/документация, когда ты сам знаешь, когда тебе нужно вернуться к странице.

мне всегда казалось, что в первую очередь все to-do это как раз для

регламентированного процесса или просто как заметки/документация, когда ты сам знаешь, когда тебе нужно вернуться к странице.

то есть все эти планнеры и прочие штуки изначально сделаны для организации личных процессов и только потом в попытку показать их организацию и место в общем потоке.

Ответить
0

зачем заходить в календарь? когда и кому надо? календарь? точно? так можно только достигнуть эффекта "ой бл*ть, прое*ал, точно". Все эти "планнеры и прочие штуки" делаются для того, чтобы упорядочить коммуникации и взаимодействие, помочь менеджить то, для чего мессенджера/почты/постоянных совещаний и стикеров на стене уже недостаточно, помочь делать больше, делать быстрее, делать качественнее, делать вовремя, делать не только из офиса. У всех разные задачи и процессы, разные условия и возможности, поэтому существуют разные приложения, удобные и подходящие одним, но неудобные другим. Но общая цель и смысл в одном направлении. А просто документация своего процесса и шаринг его другим — это совсем не про это. Эффекта с этого немного, и в такой форме это похоже больше на бюрократию.

Ответить
0

удалено

Ответить
0

Напишите в следующей статье как вы интегрировали Notion по API что он у вас ф-цию CRM начал выполнять. Я так понимаю лиды вы не вручную заносите))

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Хакеры смогли обойти двухфакторную
авторизацию с помощью уговоров
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }