Форум Альфа-Банка про диджитал
До начала осталось:
45 дней сериалов
и фильмов по промокоду:
VC45 Активировать 18+
Личный опыт
Sergey Kolomenkin
2650

Попытки наладить оценку стоимости проекта: опыт аутсорсинговой компании Magora

В закладки

Для начала уточню, что под аутсорсом я подразумеваю разработку на заказчика, который находится за пределами компании. Это добавляет свои особенности: заказчик не всегда является владельцем, а владелец — не обязательно эксперт в разработке. Из-за этого особая чувствительность к срокам и изменениям стоимости.

Что сделали

Сейчас у нашей компании два полноценных офиса в Новосибирске и в Питере и небольшое представительство в Лондоне. Всего же у нас работает 120 человек.

Вопрос оценки стал колючим, когда мы доросли до 30 сотрудников. Тогда задачи по оценке размазывались между проектными менеджерами и разработчиками, а подписывал процесс самый заинтересованный — менеджер по продажам.

Логично, что такое отношение приводило к ситуациям, когда никто не понимал, что мы продали и почему это столько стоит.

Решили, что что-то пора менять, когда надоело факапить «со старта» из-за неправильных оценок. Да и хаотичность самого процесса оценки стала отнимать слишком много сил.

Для начала ввели отдельную боевую единицу «аналитик». Постепенно от проекта к проекту аналитик разросся до целого отдела бизнес-аналитики и забрал на себя всю предварительную оценку.

Улучшения итеративные и очень похожи на ремонт — только закончим старый, пора начинать новый. Поэтому даже к моменту публикации этой статьи, скорее всего, что-то поменяется. В любом случае, глупо не поделиться нашими наработками. Что мы сделали.

Завели базу знаний

Мы переработали и структурировали данные по всем проектам, которые делали или хотя бы оценивали.

Для каждого выполненного или поступившего на оценку проекта заполняется анкета:

  • дата поступления проекта и из какой страны;
  • менеджер по продажам и бизнес-аналитик;
  • технологии;
  • объём часов на разработку;
  • «рисковые» часы;
  • тип работы;
  • описание.
Анкета оценки. Обязательно ставим теги, которые помогают найти похожие оценки

Анкета проектов чуть больше:

База знаний помогает и менеджерам по продажам, и аналитикам. Первым — самостоятельно очень грубо прикинуть стоимость проекта ещё на стадии знакомства с клиентом, вторым — учесть нюансы при составлении сметы.

Сама смета, достаточно стандартная для нашей сферы и очень похожая на ту, что уже опубликовали на vc.ru.

Разработали чек-лист

Чек-лист заполняет менеджер по продажам перед отправкой запроса на оценку. Без этого процесс даже не стартует. Так мы снизили количество запросов, которые аналитик не может пустить в работу из-за нехватки первичных данных.

Состав чек-листа

Ожидаемое время получения оценки от аналитика, ожидаемый бюджет клиента (количество часов), тип оценки:

  • full estimation: фичи + часы;
  • только feature map: только фичи;
  • оценка фазы проектирования: аналитика, прототипирование, часы на PM и коммуникации;
  • range estimation, например 1000–1500 часов.

Запросы на привлечение специалистов для дополнительных работ:

  • чья инициатива: менеджера или клиента?
  • видение архитектуры от аналитика;
  • видение архитектуры от разработчика;
  • дизайн-концепт;
  • анализ конкурентов;
  • code review;
  • аудит дизайна;
  • аналитическая записка;
  • календарный план работ;
  • созвон с заказчиком: дополнительно указать повестку, список участников и роль каждого участника на созвоне;
  • встреча внутри компании: дополнительно указать повестку, список участников и роль каждого на митинге;
  • деловое предложение: указать цель;
  • протоптип ПО.

Для каждого запроса обязательно заполняется информация:

  • чья инициатива: менеджера или клиента?
  • какая цель: познакомиться, подтвердить нашу экспертизу, согласовать условия работы, выявить требования заказчика.

И ожидаемый результат:

  • бизнес-цель приложения или сайта;
  • проблема, которую решает приложение или система;
  • целевая аудитория;
  • предполагаемые роли в системы;
  • какие части системы нужно оценить, например, бэкенд, мобилку и админку;
  • что уже есть у заказчика: фронденд, бэкенд, аналитика, дизайн?
  • входная информация от заказчика;
  • аналоги;
  • предполагаемое количество пользователей.

Стали анализировать пресейл

Мы стали анализировать анкеты ранее поступивших запросов. Это помогает прогнозировать, чем закончится новый, кому его отдать на оценку и стоит ли выделять дополнительные ресурсы и инвестировать дополнительное время.

Ограничили время на оценку

Сегодня мы обрабатываем примерно 50 запросов на оценку в месяц. Это уже те, которые прошли сито адекватности — без «сделайте нам Facebook за $1000». И это те оценки, которые совершенно бесплатные для потенциальных заказчиков.

Я специально уточнил, что они бесплатные именно для заказчика, ведь для нас они платные — мы тратим на них время, а значит и деньги. Чтобы не расходовать дорогое время, выставили максимальный срок оценки — четыре часа. К этому показателю, конечно, пришли не сразу. Но теперь это стандарт.

Если мы считаем, что заявка перспективная, то можем инвестировать дополнительное время — в среднем, до двух рабочих дней. Когда не укладываемся, даём только грубую оценку и поясняем, что проект сложный и даже на оценку требуется оплаченное кем-то время.

Бывают и исключения. Когда к нам приходят очень большие проекты, например, заказ от компаний из тройки лучших аудиторов, авиакомпаний или крупных российских ритейлеров — мы подходим к пресейлу по-другому, выделяя на него дополнительное время и ресурсы. По сути, мы инвестируем в эти проекты.

Ввели новые роли

Presale Account

Теперь все запросы на оценку проходят через опытного аналитика, который хорошо знает и процессы разработки, и бизнес-процессы компании. Он распределяет запросы по направлениям, подсвечивает белые пятна входящих запросов и управляет ресурсами — свободными аналитиками.

Задачи Discovery PM

  • изучить запрос и либо взять в работу, либо отправить обратно;
  • выделить фичи;
  • понять, «что сделать, чтобы его взять»: созвониться, показать экспертизу, провести демонстрацию кейсов или даже нарисовать варфреймы;
  • дать конечную оценку: провести оценку по фичам или же указав range «от и до»;
  • выявить цель оценки и для чего её заказывают;
  • заполнить анкету по оценке.

Задачи ruPM

Запросы по российским проектам выделили отдельно, так как, во-первых, их меньше, чем запросов со всех остальных стран, а во-вторых, они немного отличаются по принципу работы. Но в целом менеджер выполняет почти те же самые задачи, что и для международных заказов.

Задачи TechPM
На Tech PM-а уходят те запросы, которые он сам может оценить, без верификации с разработчиками.

Что получили

Такие действия привели к тому, что мы не добились той точности, на которую рассчитывали. Оценка по-прежнему могла сильно отличаться от конечной стоимости. Многие проекты невозможно оценить быстро, а сама оценка — большой блок работ, который кто-то должен оплатить.

Слова «быстро», «точно» и «бесплатно» в одном предложении по-прежнему, утопия.

Но мы пришли к тому, что всем большим проектам обязательно должен предшествовать этап платной оценки проекта. Её результат — набор артефактов, который меняется от целей заказчика и позволяет предложить либо дальнейшие шаги, либо конкретное решение. И конечно же, стоимость работ, если всё это будем делать мы.

Не будем приукрашивать: менеджеры по продажам такое решение оценили не сразу. Пришлось дождаться осознания, что больше не приходится продавать проект со словами: «Вы же понимаете, это примерная оценка и она может измениться на 100500%».

Да и положительная реакция заказчиков на подробную документацию, которая заточена под их задачи и позволяет перейти к разработке хоть у нас, хоть в любой другой компании, дала понять, что мы на правильном пути.

В следующей статье я опишу сам этап оценки: как всё проходит, те самые артефакты и их состав, который меняется от целей заказчика.

{ "author_name": "Sergey Kolomenkin", "author_type": "self", "tags": ["\u043e\u0446\u0435\u043d\u043a\u0430_\u0441\u0442\u043e\u0438\u043c\u043e\u0441\u0442\u0438"], "comments": 7, "likes": 24, "favorites": 50, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 61913, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 26 Mar 2019 09:33:47 +0300", "is_special": false }
45 дней сериалов и фильмов по промокоду VC45
Активировать
Условия подписки Яндекс.Плюс: clck.ru/FMQND. 45 дней подписки Яндекс.Плюс — бесплатно, далее автопродление — 199 руб./мес. с указанием данных банковской карты. Предложение до 31.12.2020г. Только для новых пользователей, ранее не оформлявших подписку Яндекс.Плюс. Условия просмотра на КиноПоиск: ya.cc/4y4UX
18+
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
0
7 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
5

Класс! Всем бы компаниям так делать. Может бы и рынок заказной разработки стал более предсказуемым! И не было бы: "А вот друг подруги телки брата мне тоже самое за 50к рублей сделает"

Ответить
2

Заголовок вообще не связан с содержимым.
Статья про то, как вы построили механизм оценки проекта. Статья толковая и интересная.

Заказчику ваш внутренний механизм интересен постольку-поскольку.

Ответить
0

Согласен, что статья не для заказчиков.

Написал, чтобы поделиться опытом с компаниями, которые дошли до той же стадии, которую мы уже прошли, и показать, как можно не «упарываться» на бесплатной оценке.

Ответить
1

Приятно видеть, что система, которую ты создавал, работает :)

Ответить
1

Думаю, что оценка стоимости проекта (как услуга) всегда должна быть платной. Исключения: из входной информации понятно, что бюджет недостаточный для задачи; вы делаете полностью типовые продукты; у вас богатый опыт разных проектов и все оценки практически есть (список можно развить). Другое дело, что цена на такую услугу, как и любая другая цена, определяется не только себестоимостью, но и многими другими факторами. И может =0.

Ответить
0

название как то не бьется с содержимым, не так ли?

Ответить
0

Интересно как настроили процессы взаимодействия между российским и британским офисом

Ответить

Комментарии

null