Личный опыт Sergey Kolomenkin
1 943

Попытки наладить оценку стоимости проекта: опыт аутсорсинговой компании Magora

В закладки
Аудио

Для начала уточню, что под аутсорсом я подразумеваю разработку на заказчика, который находится за пределами компании. Это добавляет свои особенности: заказчик не всегда является владельцем, а владелец — не обязательно эксперт в разработке. Из-за этого особая чувствительность к срокам и изменениям стоимости.

Что сделали

Сейчас у нашей компании два полноценных офиса в Новосибирске и в Питере и небольшое представительство в Лондоне. Всего же у нас работает 120 человек.

Вопрос оценки стал колючим, когда мы доросли до 30 сотрудников. Тогда задачи по оценке размазывались между проектными менеджерами и разработчиками, а подписывал процесс самый заинтересованный — менеджер по продажам.

Логично, что такое отношение приводило к ситуациям, когда никто не понимал, что мы продали и почему это столько стоит.

Решили, что что-то пора менять, когда надоело факапить «со старта» из-за неправильных оценок. Да и хаотичность самого процесса оценки стала отнимать слишком много сил.

Для начала ввели отдельную боевую единицу «аналитик». Постепенно от проекта к проекту аналитик разросся до целого отдела бизнес-аналитики и забрал на себя всю предварительную оценку.

Улучшения итеративные и очень похожи на ремонт — только закончим старый, пора начинать новый. Поэтому даже к моменту публикации этой статьи, скорее всего, что-то поменяется. В любом случае, глупо не поделиться нашими наработками. Что мы сделали.

Завели базу знаний

Мы переработали и структурировали данные по всем проектам, которые делали или хотя бы оценивали.

Для каждого выполненного или поступившего на оценку проекта заполняется анкета:

  • дата поступления проекта и из какой страны;
  • менеджер по продажам и бизнес-аналитик;
  • технологии;
  • объём часов на разработку;
  • «рисковые» часы;
  • тип работы;
  • описание.
Анкета оценки. Обязательно ставим теги, которые помогают найти похожие оценки

Анкета проектов чуть больше:

База знаний помогает и менеджерам по продажам, и аналитикам. Первым — самостоятельно очень грубо прикинуть стоимость проекта ещё на стадии знакомства с клиентом, вторым — учесть нюансы при составлении сметы.

Сама смета, достаточно стандартная для нашей сферы и очень похожая на ту, что уже опубликовали на vc.ru.

Разработали чек-лист

Чек-лист заполняет менеджер по продажам перед отправкой запроса на оценку. Без этого процесс даже не стартует. Так мы снизили количество запросов, которые аналитик не может пустить в работу из-за нехватки первичных данных.

Состав чек-листа

Ожидаемое время получения оценки от аналитика, ожидаемый бюджет клиента (количество часов), тип оценки:

  • full estimation: фичи + часы;
  • только feature map: только фичи;
  • оценка фазы проектирования: аналитика, прототипирование, часы на PM и коммуникации;
  • range estimation, например 1000–1500 часов.

Запросы на привлечение специалистов для дополнительных работ:

  • чья инициатива: менеджера или клиента?
  • видение архитектуры от аналитика;
  • видение архитектуры от разработчика;
  • дизайн-концепт;
  • анализ конкурентов;
  • code review;
  • аудит дизайна;
  • аналитическая записка;
  • календарный план работ;
  • созвон с заказчиком: дополнительно указать повестку, список участников и роль каждого участника на созвоне;
  • встреча внутри компании: дополнительно указать повестку, список участников и роль каждого на митинге;
  • деловое предложение: указать цель;
  • протоптип ПО.

Для каждого запроса обязательно заполняется информация:

  • чья инициатива: менеджера или клиента?
  • какая цель: познакомиться, подтвердить нашу экспертизу, согласовать условия работы, выявить требования заказчика.

И ожидаемый результат:

  • бизнес-цель приложения или сайта;
  • проблема, которую решает приложение или система;
  • целевая аудитория;
  • предполагаемые роли в системы;
  • какие части системы нужно оценить, например, бэкенд, мобилку и админку;
  • что уже есть у заказчика: фронденд, бэкенд, аналитика, дизайн?
  • входная информация от заказчика;
  • аналоги;
  • предполагаемое количество пользователей.

Стали анализировать пресейл

Мы стали анализировать анкеты ранее поступивших запросов. Это помогает прогнозировать, чем закончится новый, кому его отдать на оценку и стоит ли выделять дополнительные ресурсы и инвестировать дополнительное время.

Ограничили время на оценку

Сегодня мы обрабатываем примерно 50 запросов на оценку в месяц. Это уже те, которые прошли сито адекватности — без «сделайте нам Facebook за $1000». И это те оценки, которые совершенно бесплатные для потенциальных заказчиков.

Я специально уточнил, что они бесплатные именно для заказчика, ведь для нас они платные — мы тратим на них время, а значит и деньги. Чтобы не расходовать дорогое время, выставили максимальный срок оценки — четыре часа. К этому показателю, конечно, пришли не сразу. Но теперь это стандарт.

Если мы считаем, что заявка перспективная, то можем инвестировать дополнительное время — в среднем, до двух рабочих дней. Когда не укладываемся, даём только грубую оценку и поясняем, что проект сложный и даже на оценку требуется оплаченное кем-то время.

Бывают и исключения. Когда к нам приходят очень большие проекты, например, заказ от компаний из тройки лучших аудиторов, авиакомпаний или крупных российских ритейлеров — мы подходим к пресейлу по-другому, выделяя на него дополнительное время и ресурсы. По сути, мы инвестируем в эти проекты.

Ввели новые роли

Presale Account

Теперь все запросы на оценку проходят через опытного аналитика, который хорошо знает и процессы разработки, и бизнес-процессы компании. Он распределяет запросы по направлениям, подсвечивает белые пятна входящих запросов и управляет ресурсами — свободными аналитиками.

Задачи Discovery PM

  • изучить запрос и либо взять в работу, либо отправить обратно;
  • выделить фичи;
  • понять, «что сделать, чтобы его взять»: созвониться, показать экспертизу, провести демонстрацию кейсов или даже нарисовать варфреймы;
  • дать конечную оценку: провести оценку по фичам или же указав range «от и до»;
  • выявить цель оценки и для чего её заказывают;
  • заполнить анкету по оценке.

Задачи ruPM

Запросы по российским проектам выделили отдельно, так как, во-первых, их меньше, чем запросов со всех остальных стран, а во-вторых, они немного отличаются по принципу работы. Но в целом менеджер выполняет почти те же самые задачи, что и для международных заказов.

Задачи TechPM
На Tech PM-а уходят те запросы, которые он сам может оценить, без верификации с разработчиками.

Что получили

Такие действия привели к тому, что мы не добились той точности, на которую рассчитывали. Оценка по-прежнему могла сильно отличаться от конечной стоимости. Многие проекты невозможно оценить быстро, а сама оценка — большой блок работ, который кто-то должен оплатить.

Слова «быстро», «точно» и «бесплатно» в одном предложении по-прежнему, утопия.

Но мы пришли к тому, что всем большим проектам обязательно должен предшествовать этап платной оценки проекта. Её результат — набор артефактов, который меняется от целей заказчика и позволяет предложить либо дальнейшие шаги, либо конкретное решение. И конечно же, стоимость работ, если всё это будем делать мы.

Не будем приукрашивать: менеджеры по продажам такое решение оценили не сразу. Пришлось дождаться осознания, что больше не приходится продавать проект со словами: «Вы же понимаете, это примерная оценка и она может измениться на 100500%».

Да и положительная реакция заказчиков на подробную документацию, которая заточена под их задачи и позволяет перейти к разработке хоть у нас, хоть в любой другой компании, дала понять, что мы на правильном пути.

В следующей статье я опишу сам этап оценки: как всё проходит, те самые артефакты и их состав, который меняется от целей заказчика.

#оценка_стоимости

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Sergey Kolomenkin", "author_type": "self", "tags": ["\u043e\u0446\u0435\u043d\u043a\u0430_\u0441\u0442\u043e\u0438\u043c\u043e\u0441\u0442\u0438"], "comments": 7, "likes": 24, "favorites": 46, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 61913, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 26 Mar 2019 09:33:47 +0300" }
Акции банка «Тинькофф»
19,16$
0,04$
{ "id": 61913, "author_id": 66947, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/61913\/get","add":"\/comments\/61913\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/61913"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }

7 комментариев 7 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
5

Класс! Всем бы компаниям так делать. Может бы и рынок заказной разработки стал более предсказуемым! И не было бы: "А вот друг подруги телки брата мне тоже самое за 50к рублей сделает"

Ответить
2

Заголовок вообще не связан с содержимым.
Статья про то, как вы построили механизм оценки проекта. Статья толковая и интересная.

Заказчику ваш внутренний механизм интересен постольку-поскольку.

Ответить
0

Согласен, что статья не для заказчиков.

Написал, чтобы поделиться опытом с компаниями, которые дошли до той же стадии, которую мы уже прошли, и показать, как можно не «упарываться» на бесплатной оценке.

Ответить
1

Приятно видеть, что система, которую ты создавал, работает :)

Ответить
1

Думаю, что оценка стоимости проекта (как услуга) всегда должна быть платной. Исключения: из входной информации понятно, что бюджет недостаточный для задачи; вы делаете полностью типовые продукты; у вас богатый опыт разных проектов и все оценки практически есть (список можно развить). Другое дело, что цена на такую услугу, как и любая другая цена, определяется не только себестоимостью, но и многими другими факторами. И может =0.

Ответить
0

название как то не бьется с содержимым, не так ли?

Ответить
0

Интересно как настроили процессы взаимодействия между российским и британским офисом

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Нейронная сеть научилась читать стихи
голосом Пастернака и смотреть в окно на осень
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }