Эффективные встречи: лайфхаки от Якова Новикова

Совладелец и заместитель председателя правления Модульбанка Яков Новиков делится мыслями о том, как превратить совещания в эффективный инструмент командной работы.

Первое, что нужно сделать — это поменять терминологию с «совещание» на «встреча для решения важных вопросов». Потому что совещание — это сел посовещаться, поговорить ни о чем, а продуктивные люди должны собираться тогда, когда они собираются решать важные вопросы.

Что нужно делать, чтобы эффективно собраться и все-таки решить вопросы — достичь той самой цели, за который мы пришли:

1. Готовьтесь к встречам. Нужно очень четко понимать повестку и то, какие вопросы будут прорабатываться. Если есть какие-то материалы, то их обязательно нужно заранее выслать, чтобы все успели их посмотреть, изучить и сформировать свою позицию, а не листали все это прямо во время встречи, как это часто и бывает. То есть, подготовиться должен и тот, кто организовывает это мероприятие, и те, кого пригласили для обсуждения.

2. Определите круг участников. Не нужно собирать огромные собрания, приглашайте только тех, кто действительно нужен на этой встрече — тех, кто поможет выработать решения или отвечает за обозначенные вопросы. На эффективной встрече не должно быть тех, кто пришел «просто послушать».

3. Активно участвуйте во встрече, а не работайте в гаджетах. Что я очень часто вижу — пришли люди на встречу и продолжают решать свои вопросы в ноутбуках или телефонах. Это значит, что они не здесь и не сейчас. Они потеряли нить дискуссии, для них эта тема не важна, они не выскажут важное мнение. Вообще, мне кажется хорошей идеей, поставить возле переговорной комнаты коробки, в которые участники встречи будут складывать свои девайсы до конца дискуссии.

4. Модерируйте встречи. Важно, чтобы тот, кто организовал встречу, очень четко ее модерировал, чтобы обсуждение не превращалось в галдеж, перебивания и вообще не уходило во второстепенные темы. Этому нужно учиться, чтобы давать возможность высказать всем заинтересованным сторонам, делать так, чтобы тот, кто говорит громче, не говорил все время, а можно было услышать разные мнения и т. д.

5. Фиксируйте договоренности. Есть очень хорошая практика — так называемые «минутки», когда по результатам встречи фиксируется то, о чем договорились. Можно даже завершать общение коротким подведением итогов: о чем договорились, кто за это отвечает, какие сроки. Это позволит всем уйти со встречи с единым понимаем задач. Плюс, будет не лишним отправить эти итоги еще и письменно.

6. Попробуйте провести встречу «стоя» и сократить ее время. Бывает такое, что человек берет и ставит встречу в календаре на целый час. В итоге, часовая встреча означает, что никто не подготовился и в течение этого часа только изучают материалы, теряя время. Надо стараться делать встречи короче. Если ты подготовился, то практически любой вопрос можно обсудить за 15 минут. И когда вы проводите встречи стоя, это позволяет больше концентрировать внимание и сокращать время на непродуктивные обсуждения.