Как выстроить работу удаленной команды и при этом не сойти с ума

Всем привет! Меня зовут Сергей Федоров, я - co-founder компании по продаже оборудования для солнечных систем в США и Канаде. Вся наша команда работает удаленно, и именно об этом я сегодня буду рассказывать.

Никаких инсайтов с Бали о поиске себя на дистанционке. Сегодня мы поговорим про то, как выстроить работу, если вы решили перевести своих ребят в абсолютный “working from home” формат.

Небольшое лирическое отступление перед тем, как мы перейдем к сути: для меня удаленная работа началась еще задолго до ковида, и наверное, по этой причине, многое из того, что сейчас только-только внедряется в компаниях, в моей практике - уже давно обыденность.

Сложно ли организовать удаленную команду? Я уверен, что не сложнее, чем обычную офисную.

Но признайтесь, вас, наверняка, точит червячок сомнений - вы не видите вживую своих сотрудников и не знаете точно, чем они заняты или же переживаете о том, как дать своей команде ощущение, что вы - действительно команда, а не отдельно взятые единицы, работающие из разных точек мира. И это абсолютно нормальные страхи для новичков, с которыми нужно бороться, поэтому вот вам пара инструментов от меня, чтобы сделать это было куда проще.

Перво наперво - не забудьте до всех донести, а чего вы собственно тут собрались и какие у вас как у команды цели. При этом лучше всего, чтобы эти цели резонировали не только в вас, как в руководителе, но и в тех людях, с которыми вам предстоит работать. Компании часто совершают ошибку и делают такие цели пугающими и вызывающими только стресс . Команда начинает бояться, что достигнуть их не получится, страшится ошибок, а значит, перестает экспериментировать. А ведь именно в экспериментах иногда кроются самые лучшие решения.

Можно, кстати, попробовать использовать метод OKR - поставить всей командой недостижимую вдохновляющую цель и попробовать просто из спортивного интереса к ней дойти. По пути не забудьте про метрики, которые находятся внутри самой цели, по ним вы сможете измерять, как далеко зашли. Самый сок в том, что если цель будет выполнена на 100 процентов, то это неправильно или недостаточно амбициозно поставленная цель. Хороший результат - это 65-70 процентов. Но лучший результат тут будет выражен вовсе не в цифрах, вы вместе с командой научитесь шире и бесстрашнее смотреть на многие вещи и раздвинете границы собственного предела. Как в фильме “Курьер”, помните? “Мечтай о великом”. И здесь о том же.

Только не отрывайтесь совсем от земли и помните, что из себя представляет окружающая действительность. Космос - это хорошо, но, чтобы освоить космос, нужно не забывать строить ракеты. Постройте свою вместе с командой.

Если вы решили, что с завтрашнего дня сотрудники могут начать работать удаленно, то правила - это первое, что вам необходимо будет установить при переходе на дистанционный формат работы.

Например, встречаться каждый понедельник в определенное время всей командой для обсуждения общих вопросов, дел, да и просто поболтать. Такие созвоны лучше сделать регулярными. Это нужно, чтобы: первое - вы понимали общее настроение команды, второе - команда со своей стороны понимала, что их руководитель всегда с ними на связи и не является эфемерным существом, которое откуда-то управляет процессом.

Также в правилах можно прописать, в каком формате теперь будет вестись процесс работы, например, где фиксируются все необходимые документы, база знаний компании и другая нужная информация, к которой может легко добраться каждый сотрудник.

К правилам можно отнести и унификацию инструментов для работы - это позволит избежать хаоса, когда одни, например, все задачи фиксируют в гугле, другие в миро, а третьи вообще записывают всё в блокнотик потому что так надежнее. Общее пространство также должно стать одним из правил, потому что если однажды один из сотрудников решит уволиться, то все задачи и их итог могут уйти вместе с ним. Оно вам нужно? Думаю, что нет.

В общем, вы поняли, да? Правила не для тиранов, правила для высокоорганизованных людей:)

Частое явление, которое я замечаю в удаленных компаниях - это стремление руководства контролировать каждый шаг своего сотрудника. При этом под неусыпное око попадает буквально все - что сделал, во сколько взял перерыв, чем занят сейчас, а сейчас, а вот сейчас? Все это приводит к неврозам с двух сторон: работодателя и сотрудника. Опять-таки задаем себе вопрос: оно нам надо? Получаем ответ - не надо. И вот мое предложение, что с этим делать.

Отстаньте от человека и следите за его результатами, а не перерывами на кофе. Если вы наняли специалиста, готовы платить ему зарплату и вас все устраивало на собеседовании, отпустите вожжи и помните, что ваш сотрудник - это не ваш аватар в Sims, это вполне себе самостоятельная единица и профессионал, который знает, что он должен делать и как. Его результаты всегда будут говорить сами за себя, как и их отсутствие.

Кстати, стоит помнить и о темной стороне Луны - если сотрудник привыкает, что его постоянно подпинывают, ждут, напоминают, то переучить его уже вряд ли получится. Управлять командой из таких людей невозможно, потому что рабочий процесс будет похож на детский сад, в котором вы-заботливая нянечка.

Лучшая стратегия, на мой взгляд, распределить зоны ответственности, объединить людей вокруг задач, объяснить, как они могут помочь друг другу и назначить точки контроля. Между ними — просто отстать, даже если руки чешутся с утреца написать: «Ну что, как там наш новый дизайн? Скоро уже? А как скоро?». В таком случае, лучше выйдите и прогуляйтесь, это будет полезнее. Для всех:)

Хоть я и говорил об этом выше, но хотел бы остановиться на этом пункте подробнее - а именно на пространстве для рабочего общения. На мой взгляд, оно должно быть выведено на изолированную площадку или платформу и отделено от личного. Сейчас объясню почему.

Вспомните как выглядит ваш Телеграм - сообщения от друзей, каналы с милыми собачками, а вот тут жена фотографию дочери из детского сада прислала, а тут еще бесконечный поток от новостных пабликов, где же среди этого всего сообщения по работе? Будто бы очень далеко, верно? Пока всем ответишь, пока на всех отвлечешься, вот и день прошел, моргнуть не успели.

Вот как раз для этого и нужна отдельная площадка. Чтобы все рабочие чаты были сфокусированы в одном месте, и если оттуда что-то пришло, то уже точно не потерялось.

Лично мы с командой используем Microsoft Teams (мысленно обнимаю тех, кто его придумал).

Так, ну вроде, основную мысль по блоку донес, давайте еще пробежимся по мелочам:

- Для удобства можно предложить всем фиксировать свой часовой пояс где-нибудь в описании профиля. На мой взгляд, полезная штука чтобы избежать неприятных ситуаций, когда рабочий день у кого-то уже всё, а у кого-то ещё в самом разгаре, и один дёргает другого и огорчается, что вторая сторона молчит.

- Из базового и давно всем известного ( но почему-то так часто забываемого) - нужно приучить команду на созвоны включать камеру, это не только принятый цифровой этикет, но и обязательный пункт, чтобы сотрудники не сошли с ума и чувствовали, что продолжают работать и с другими людьми, а не только сами с собой и сами по себе. Важное и обязательное правило.

Люди приходят и уходят. Это факт, с которым нужно смириться и делать из него не трагедию, а процесс. У нас этот процесс происходит максимально быстро - мы быстро увольняем и быстро принимаем.

Лично я не вижу смысла в бесконечных беседах, тестовых заданиях и пр. Мне кажется, почти сразу можно понять подходит вам человек или нет. В нашу команду мы отбираем людей, ставя в приоритет больше софт скиллы, нежели харды. Потому что небольшую брешь в хардах всегда можно устранить за довольно короткий промежуток времени.

Не вижу смысла и в долгих прощаниях с человеком, когда ты заставляешь его отрабатывать две недели и вы оба мучаетесь. На мой взгляд, если человек захотел уйти - нужно искренне пожелать ему всего хорошего и расстаться, а если расставание происходит по инициативе компании, то индивидуально решить вопрос. Тогда этот процесс будет безболезненным для всех.

Ну и напоследок, чутка вредных советов для тех, кто прочитал статью, но всё ещё хочет усложнить себе жизнь.

- Собирайте лишние созвоны, вы же начальник, зачем им работать, пусть лучше вам еще раз отчитаются, например!

- Замкните все знания на себе или других отдельных людях, пусть никто и никогда не найдет нужной информации, кроме вас. Вы теперь - удалённое братство, пусть всё хранится только у вас и исключительно у вас! Посейте хаос, пусть выживет сильнейший!

- БОЛЬШЕ тестовых! Чтоб на десять страниц, шрифтом, которым писали дипломы с пробелом 1.5! Зачем вам сопроводительное письмо, из которого станет понятно,что это за человек? Вы же знаете лучше!

- Запритесь в отдельной башне, скрывайте свое лицо, пусть бояться!

На этом у меня всё, если есть вопросы, пишите в комментариях, с удовольствием отвечу! Keep in touch!