Как бесплатно попасть на конференцию Analyst Days

Общеизвестны два легальных способа попасть бесплатно на конференцию – в качестве организатора или докладчика. Сегодня расскажу о третьем, подробно опишу собственный опыт участия в крупнейшей аналитической конференции Analyst Days 16 в качестве волонтера.

Историю начну с того, что в начале года в компании прорабатывали потребность участия аналитиков во внешних мероприятиях в качестве докладчиков и участников. Защитили цели перед руководством и бюджет. Конференция Analyst Days была ближайшей и её по праву считаем значимой для аналитиков в нашей стране. Компания оплатила билеты для двух аналитиков, начали активно изучать программу, генерировать задачи.

В официальном telegram-канале прочитал сообщение от Татьяны Орликовой о наборе волонтеров. Так как впервые столкнулся с подобным предложением, то в личном сообщении попросил подробнее рассказать об условиях и обязанностях. Потенциальные волонтеры регистрируются в качестве участника на конференцию, но вместо оплаты вводят специальный промокод. Затем волонтеров добавляют в отдельную группу telegram для дальнейшего взаимодействия. Как и предполагалось, участие для волонтеров бесплатное, поэтому удалось подключить к участию еще одну коллегу.

В группе для волонтеров получили файл с подробной инструкцией. Основными функциями являются подготовка места проведения и раздаточных материалов за день до конференции, регистрация участников, модерация докладов и прочая помощь по запросу. Также описаны возможности, которые предоставляются в прочее время от основных обязанностей. Например, выбрать доклады для модерации, которые интересны и еще не заняты другими волонтерами. Также уточнили размер для футболки волонтера.

За день до конференции попросили приехать в 15:00 на место проведения конференции. Помощь волонтеров заключалась в том, что парни помогали разгружать машины с материалами организаторов и партнеров, а затем присоединились к девушкам, которые собирали комплекты раздатки для участников и складывали в сумки. Подготовиться к приему 850 участников – не такая уж и простая задача. Параллельно организаторы дали инструктаж и разъяснили поведение при возможных ситуациях. Далее вместе расклеивали плакаты с навигацией по залам конференции и планами докладов.

Соотношение юношей и девушек среди волонтеров посчитал 3 к 8, а средний возраст порядка 25 лет. Кто-то уже давно в аналитике, а кто-то еще начинает, например, учится в универе, либо обучается в онлайн-школах, чтобы перепрофилироваться. Многие были в принципе на данной конференции впервые. Разница в возрасте и опыте никак не влияла на взаимодействие, царила рабочая и позитивная атмосфера.

Закончили около полуночи и поехали по домам, чтобы на следующий день заранее, в 7 утра, приехать для подготовки к регистрации участников и началу конференции.

Первый день конференции начался с помощи партнерам подготовить стенды, перенести раздатку к стойкам и повторной репетиции регистрации участников.

За стойкой был сканер штрихкода, с помощью которого по билету находили участника в базе, по кнопке распечатывали наклейку на бейдж и сертификат об участии. В целом регистрация участника хоть и занимала 2-3 минуты и параллельно работало порядка 8 стоек, некоторым участникам в пиковые моменты пришлось постоять в очереди минут 15. Из лайфхаков - найти человека, с которым можно создать рабочий тандем. У меня он сам произвольно образовался с девушкой волонтером и, мне кажется, это ускорило процесс регистрации. Я искал участников в базе по паспорту, либо QR-коду, отправлял на печать наклейки на бейджи и сертификаты, выдавал раздатку, отвечал на различные вопросы. Она наклеивала наклейку, «до победы боролась» с принтером за печать сертификата. Не всегда удавалось «одержать победу», т.к. некоторые принтеры «чернили» или пропускали листы, поэтому участников просили подойти за сертификатами чуть позже. С ситуациями отсутствия участников в списке или необходимости подготовить документы для бухгалтерии необходимо было отправлять к организаторам. На другие вопросы были готовы ответить, например, где оставить багаж и вещи, как организовывается обед.

В целом, я ожидал, что волонтеров в желтой футболке во время конференции будут спрашивать буквально обо всём: где поесть, когда начало, где зал. Но аналитики неспроста называются аналитиками, могут выяснить все сами и задать вопрос только тогда, когда сложно найти ответ, либо когда 100% не уверены в его правильности. Поэтому после регистрации обращений было мало.

После регистрации началась череда докладов. Волонтер приходит за 10-15 минут до начала в зал, проверяет наличие на ноутбуке файла презентации, воды, работу гарнитуры и кликера, обговаривает со спикером организационные моменты: распределение времени на доклад и вопросы, удобный способ оповещения о тайминге, порядок награждения участника за лучший вопрос. С одним выступающим креативили, чтобы показать 25 минут после начала доклада из существующих табличек 5, 10, 15, «Время завершено». Все докладчики доброжелательные и приятно было общаться и помогать подготовиться к выступлению.

В зале сидит технический специалист, отвечающий за онлайн-трансляции, микрофоны, видео, звук. Конференция в очередной раз была и в офлайн и в онлайн формате, поэтому возникали ситуации, когда онлайн-участники жаловались на звук, посторонние шумы. Волонтер может только передать данную информацию техническому специалисту, который оперативно старается исправить. Пару раз просили принести батарейки и заменить в микрофонах. Одни технические специалисты помогали проверить доклад, надеть гарнитуру, то есть полностью участвовали в подготовке, позитивно и проактивно настроены. С кем-то сложилось чисто техническое взаимодействие – уточнения по вопросам, команды «Готовы?» и «Поехали!».

Ситуаций с опозданиями и поиском спикеров у меня не возникало. Обычно приходили заранее, а некоторые еще за два-три доклада, чтобы проверить файлы с презентацией и их запуск, т.к. бывает, что на разных разрешениях экрана в PowerPoint съезжает верстка, либо локально не установлены используемые шрифты. Были ситуации, когда файл отсутствует, либо нужно заменить на другую версию, т.к. после отправки «доводили до ума» и не успели загрузить в облако.

Но были ситуации с теми, кто выступал онлайн. Например, за 15 минут до начала выяснилось, что докладчик не приехал и будет онлайн-трансляция, при этом техническому специалисту, закрепленному за залом, необходимо было время для подключения и проверки трансляции. Это был первый мой доклад для модерации, а отдельного инструктажа по организации подобных выступлений не было. Прибежал с регистрации, и, пока настраивали связь, не было возможности договориться со спикером по всем орг. моментам. Докладчик рассказывал все отведенные 40 минут и времени на вопросы не осталось, поэтому участники послушали онлайн презентацию и воодушевленно пошли на следующий доклад. Впоследствии этот доклад был признан лучшим докладом конференции, может это и является одним из секретов успеха. Шутка.

В другой раз было два подряд онлайн-доклада, которые планировались в одной комнате zoom. Во время первого доклада подключился второй спикер и начал проверять звук. Естественно, постарались быстро среагировать и попросили второго пока подождать. Спасибо участникам и докладчику, что отнеслись с юмором и с пониманием.

Также нужно было следить еще за другими штатными ситуациями. Например, холодно, дует, шумно - в этом случае писали в чат волонтеров, чтобы организаторы решили вопросы. Было интересно следить за одним порочным кругом обращений в чате: в двух залах была единая система кондиционирования, и, когда в одном было холодно, то в другом жаловались на духоту.

В одном из залов произошла нештатная ситуация, когда видео не запустилось. Не знаю точно, возникли проблемы с проектором или с презентацией, при этом оперативно проблему решить не удалось, и докладчик выступал без презентации. Хорошо, что это было не в мою смену.

В оставшееся время после доклада необходимо было предоставить возможность участникам задать вопросы спикеру. Для офлайн участников бегали с микрофонами за поднятыми руками, для онлайн – зачитывали вопросы из telegram-канала. При этом установка была чередовать, чтобы у всех были равные возможности.

Еще одной функцией модератора, которая в инструкции не предусмотрена, является написание отчета по итогам доклада. Чтобы не забыть все нюансы, старался в первые 20 минут доклада, когда уже все организовано и спокойно движется, вписать отчет о предыдущем докладе. Нужно было ответить на 10 вопросов, характера: сколько человек присутствовало, вызвала ли тема интерес зала, новизна, пожелания к докладчику. Критерии подробности ответа были не всегда очевидны, поэтому старался достаточно подробно описать свое видение. На самом деле, не очень понятно, как это потом используется, потому что мнение очень субъективное и опыт у всех волонтеров тоже разный. Кто-то формально писал, что очень все понравилось, а я как «душнила» старался зафиксировать все пожелания, которые могли бы учесть в будущем.

Прочий «быт» волонтеров не сильно отличался от «быта» участников. В свободное время от организации докладов и выполнения других поручений, мы могли также перекусывать на кофе-брейках, обедать в столовой, посещать стенды партнеров и выигрывать призы. По окончанию первого дня так же поучаствовал в фуршете.

Да, свободного времени было значительно меньше, но я спокойно успел пообщаться с коллегами, докладчиками и другими участниками, посетить несколько стендов партнеров и даже устроить мини фотосессию.

Пожалуй, единственно, что кардинально отличает волонтера от участника, это возможность получения раздатки. Ее выдают по остаточному принципу. В этот раз её подготовили с запасом, либо кто-то не смог поучаствовать, поэтому после конференции получил полноценный боекомплект и еще футболку в подарок, которую давали за лучшие вопросы.

К волонтерам изначально не предъявлялось каких-то требований. Но я бы порекомендовал организаторам хотя бы кратко их сформулировать для формирования понимания у тех, кто хотел бы попробовать себя в этой роли.

Самое банальное, знание и опыт работы с ОС Windows, т.к. доклады запускались на ноутбуках с данной операционной системой и поклонникам Linux/Mac может быть непривычно ориентироваться по файловому окружению, устанавливать шрифты, переключаться между окнами.

В MS PowerPoint необходимо уметь запускать презентацию в режиме докладчика.

В Zoom необходимо настроить представление экрана с видеотрансляцией и демонстрацией доклада, при необходимости – вывести чат для взаимодействия.

Приветствовал бы опыт публичных выступлений, так как от волонтера требуется достаточно четкая дикция и поставленная речь в микрофон. На инструктаже было явно обозначено только необходимость задавать вопросы, но посчитал нужным в конце докладов благодарить докладчика и зал, напоминать об оценке доклада на выходе. При этом коллега отметила позитивным опыт в одной из секций генерального партнера, когда спикер разогревал зал перед выступлением, в конце завершал доклад со сбором обратной реакции.

Можно было бы уточнить временные рамки занятости. Например, кроме подготовки за день до конференции, готовность подходить рано утром в дни конференции. На самом деле ожидал, что и после каждого дня конференции нужно будет оставаться. Но не пришлось, т.к. материалы на стендах меняли утром второго дня, а в конце конференции быстро сняли материалы и отпустили.

Из требований технической оснащенности, как минимум, нужен смартфон с telegram и google sheet. Я взял с собой еще планшет, чтобы удобно одновременно фиксировать отчеты, ориентироваться по плану мероприятий, в telegram отслеживать онлайн вопросы и сообщения в чатике волонтеров.

Хочется выразить благодарность Татьяне, Наталье и Ольге. С этими тремя организаторами в качестве волонтера взаимодействовал больше всего. Сложилось впечатление, что на этих хрупких плечах держатся все основные вопросы по организации конференции. Спасибо за такое мероприятие, возможность поучаствовать в качестве волонтера, позитивное и доброжелательное отношение. Благодарю за эмоции, которые на работе в качестве аналитика сложно испытать.

Всем остальным читателям. Если вы вдохновились моим опытом и сами хотите попробовать себя в качестве волонтера, то желаю отслеживать такие же сообщения «удачи», либо самим настоятельно заранее писать организаторам о своем желании. Тем более, что Analyst Days 17 уже близко!