Переезд хуже пожара? Нет, намного лучше! История одного переезда

В холодное, пасмурное и дождливое утро, 10 августа 2019 года начинается наш переезд в новый офис, долгожданный и светлый. Грузчики, газели и море оптимизма от сотрудников, которые пришли помогать, но отмотаем историю и постановим хронологию:

Вернемся в Июнь. Увеличение штата идет полным ходом, нас уже 18 (если брать штат без удаленных сотрудников), а к концу сентября будет 20 по плану. Набор в школы разработки и дизайна закрыт и у нас на 4 школы более 20 учащихся, а это: iOS, Android, Back-end разработчики и дизайнеры. По факту мы предоставляем в августе по 2 рабочих места лучшим, а это 8 рабочих мест. При вместительности офиса 23 человека, нас на конец августа будет 28 человек при площади помещения в 150 кв.м. Математика простая: надо искать новый офис, так как расширить текущий уже не получится.

А потом понеслось, переговорки нам одной мало, постоянные баталии кто первый займет напоминает детский сад, надо расширять проектные комнаты, чтобы митинги в команде проводить не выходя из нее и расширить площадь переговорки.

Если надо офис новый, может надо и новый сайт? Новый логотип? Аппетит приходит во время еды конечно, а кушать мы любим.

Как много вопросов возникает, когда надо определиться с новым офисом:

Из расчета числа сотрудников на момент переезда + закладываем увеличение штата за 2 года, итого: (18+2+8)*0.25 (25% увеличение штата за 2 года с учетом коэффициента текучки персонала) = 35 человек в офисе. На одного сотрудника по нашей оценки должно приходиться не меньше 8 кв.м. (конечно в СанПиН для офисных сотрудников указано 4,5 кв.м. на одного сотрудника), а это значит формула расширяется 35 сотрудников * 6 кв.м. на одного и получаем 210 квадратов полезной площади для рассадки, плюс на 35 сотрудников должна быть оборудованая кухня не менее 12 кв.м., в нашем случае не менее 19 кв.м. Плюс это же ИТ сфера, комната для отдыха или спортзал должны быть, а это еще 17 кв.м., продолжаем с коридорами, переговорами, санузлами, складом и прочими комнатами = 300 кв.м.

Вопрос на миллион долларов. Мы сопоставили среднюю зону досягаемости по всем сотрудникам (учитывали место проживания, обучения и удаленность, загруженность дорог). Итог: выбрали место в центре, рядом с одним из ключевых для нас ВУЗом Саратовской области (СГУ им. Н.Г. Чернышевского и его факультет КНиИТ).

Провели 2 опроса внутри компании через Google форму, совместили с заметками, которые мы составили в гостях у digital-агентств за июнь и июль (AGIMA, Finch), получился шикарный набор:

• отдельный вход, чтобы проводить работу над проектами не основываясь на времени работы бизнес-центра;
• круглосуточная работа офиса (у всех индивидуальный график);
• после дороги на велосипеде или скейте нужен душ;
• как минимум два санузла;
• нас больше и кухня должна быть больше, минимум 30 кв. метров на уют и комфорт при трапезе, плюс надо вместить всех для тортовторника и колбасницы;
• большая переговорка и возможность выделять еще помещение для малой переговорки (Stand-up meeting никто не отменял);
• комната для отдыха и занятий спортом;
• надо рассадить всех по командам в отдельные комнаты, значит комнат должно быть много.

• open-space пространств, много лишних разговоров не по теме разработки, мелкие беседы, которые мешают коллегам с другого проекта и не дают сосредоточится на важных задачах;
• общие коридоры с другими компаниями, постоянно бегающие люди, непонятные активности и безумные звуки через стенку не для нас точно;
• расположение офиса далеко от центра города, как мы поняли, это точно центр и смещенный к институту.

Из аналитики amoCRM и системы ведения проектов становится понятно, что основной спад клиентской активности происходит летом, в сезон отпусков (июль, август и первая половина сентября, но сентябрь сразу отпадает, так как будет повышеная загрузка на дорогах), вот и окно для переезда - в июле мы не успеем, значит август.

Август вдвойне хороший для нового офиса месяц, так как 13 августа день рождения компании и нам исполнится 5 лет (совсем взросленькие), сделаем себе подарок.

Опять утро субботы 10 августа, Саратов залило в пятницу дождем и прогноз не радует, а грузчики и машины для транспортировки стоят, коробки упакованы. Хорошо что есть в офисе барабан (бубна не нашли) в шутку исполнили ритуальный танец под ритм и вот оно, солнышко (совпадение века и приятный знак)

К переезду было подготовлено: 45 коробок для вещей, машина для транспортировки, грузчики, 15 липких лент (скотч), именные бирки на всю технику и мебель (чтобы потом без обид было), 50 метров пленки для упаковки (пупырышки рулят, два в одном: упаковка и антистрессовая игрушка), 14 часов свободного времени и 18 000 шагов за день (как оказалось уже после).

Первым шагом все сотрудники бережно упаковали свои вещи по подписанным коробкам и разобрали технику, подготовив ее для транспортировки. Мебель решено было не разбирать, так как была вероятность недобрать обратно часть. Вся мебель перед началом работ была разбита на группы для упрощения транспортировки (столы в одну кучу, стулья в другую и так далее). Грузили все составным методом, чтобы избежать эффекта тетриса, мебель имеет свойства так же пропадать (складываться) при падении.

Погрузка и транспортировка, но надо понимать как разгружать, чтобы потом понадобилось меньше времени для "разворачивания" офиса до рабочего состояния, ведь время - деньги!

Грузчики разносили по комнатам мебель и коробки, стеллажи и прочую мебель. В итоге мы получили уже приближенную схему рассадки и расстановки мебели, только в разобранном виде.

Сказать, что было без шуму и без пыли не получится, даже пару порезов и один ушиб были получены во время переезда, но это точно стоило того.

Одним днем мы закончили все работы и уже в понедельник 12 августа ждали сотрудников на первый рабочий день в новом офисе.

Надеюсь наш жизненный опыт, рассуждения и выводы пригодятся вам в дельнейшем. Если мы забыли что-то важное, то пишите в комментариях.

А нас ждет еще куча дел по завершению благоустройства офиса.