Aссистент отдела продаж — 87 типов задач, которые можно смело делегировать

• Какие оргвопросы и согласования можно поручить ассистенту?
• Какую бумажную работу ассистент с успехом сделает за вас?
• Как ассистент может помочь в рекрутинге, обучении и продажах?
В этой статье я постарался вдумчиво проанализировать задачи, которые можно поручить ассистенту отдела продаж.

Меня зовут Костя Дубровин, я основатель компании TOPsharing.center (мы создали услугу аренды РОПа). В продажах давно — 29 лет. Возможно читателю будет интересна моя статья «Шеринг руководителей это...», в которой я описываю суть услуги аренды РОПа.

Поделитесь этой статьей с тем, кто развивает продажи. Он скажет спасибо)) И подпишитесь на ТГ-канал Вдумчиво о продажах, где я пишу интересно и вдумчиво о выстраивании B2B-продаж.

Чем уже функционал специалиста, тем легче ему быть успешным. Для менеджеров по продажам я стараюсь придерживаться правила, по которому продавец продает, остальные — делают остальное.

Это правило справедливо почти для всех сотрудников компании. Например, бухгалтер ведет бухгалтерию, остальные — делают остальное. Однако есть набор разноплановых задач, которые приходится делегировать, чтобы не размывать функции специалистов. В этом случае выручает ассистент.

В одном из наших проектов был интересный опыт. Там взяли ассистента не на весь отдел, а для конкретного менеджера. Он был лучшим. Прекрасно продавал, но не выносил работы с документами.

Ассистент взяла на себя бумажную работу и его продажи выросли в пять раз. На эту цифру можно посмотреть по-другому. Фактически помощница заменила собой четыре лучших менеджера по продажам.

Наблюдая за работой этого ассистента, а так же нескольких других, могу сказать, что секрет успешного делегирования не в какой-то особой форме постановки задачи или контроле или чем-то еще. Секрет в том, кому делегировать.

Итак, что можно делегировать ассистенту отдела продаж?

Логистика
1. Билеты и гостиница для командировки
2. Отправка и получение писем на почте
3. Курьеры чтобы отвести, забрать, подписать
4. Заказ и получение еды, цветов, подарков

АХО (административно-хозяйственная часть)
5. Хранение и выдача ключей и карточек
6. Заказ мебели, оргтехники, расходников, посуды, продуктов
7. Вызов служб или специалистов для ремонта, обслуживания, монтажа
8. Контроль выполнения требований пожарных, арендодателя
9. Контроль уборки помещения

Оргвопросы
10. Бронирование переговорной, проектора, образцов
11. Резервирование товара, оборудования, транспорта
12. Помощь в проведении совещаний, стратсессий, приеме гостей
13. Сопровождение внутреннего документооборота

Внутренние согласования
14. Согласования для клиентов: сроки, цены, объемы
15. Согласования для сотрудников: отпуска, дежурства

Сбор, обработка и предоставление информации
16. О клиентах, конкурентах, поставщиках
17. О ситуации по проекту
18. Мониторинг СМИ, законодательства, тендеров
19. Сводные и сравнительные таблицы
20. Подготовка отчетов

Рекрутинг
21. Составление и согласование текста вакансии
22. Оплата сервисов (например hh.ru)
23. Размещение вакансии, обработка откликов
24. Первичный скрининг по формальным признакам
25. Квалификация кандидатов по телефону
26. Приглашение кандидатов на собеседование, координация
27. Обратная связь кандидатам от компании
28. Сбор рекомендаций от предыдущих работодателей
29. Ведение статистики

Онбординг
30. Экскурсия по офису, складу, производству
31. Инструктаж по CRM, процессам, законодательству
32. Сбор документов для трудоустройства
33. Документы на ознакомление под роспись

Обучение
34. Администрирование базы знаний
35. Подготовка учебных материалов
36. Организация обучающих мероприятий
37. Прокторинг (контроль процесса сдачи зачетов, тестов)

Маркетинг
38. Администрирование сайта, интернет-магазина, аккаунтов в соцсетях
39. Заказ текстов, макетов, креативов, сувенирной продукции, полиграфии
40. Проверка текстов через сервисы, корректура
41. Простой монтаж видео и аудио
42. Помощь в организации мероприятий, участии в выставках, выступлениях
43. Помощь в подготовке и публикации статей, обзоров, интервью, постов
44. Координация работы с блогерами, организаторами мероприятий, СМИ
45. Загрузка и оформление роликов, подкастов
46. Поиск подрядчиков и фрилансеров, первичный отбор, котроль сроков
47. Публикация объявлений, актуализация цен и наличия
48. Помощь в проведении акций и программ по стимулированию спроса
49. Мониторинг репутации в интернете, работа с отзывами и комментариями
50. Помощь в проверке гипотез

HR
51. Помощь в проведении опросов, оценки, аттестации
52. Помощь в ведении кадрового учета
53. Помощь в организации внутренних мероприятий

IT
54. Заведение пользователей, сделок, списков, полей
55. Создание аккаунтов, чатов, почтовых адресов
56. Смена телефонных номеров, настройка маршрутизации звонков
57. Хранение логинов и паролей
58. Тестирование новых IT решений

Финансы
59. Оплата сервисов, операторов, подрядчиков, покупок
60. Контроль рекламных бюджетов
61. Ведение кассы
62. Сбор первичных бухгалтерских документов
63. Ввод данных для управленческого учета
64. Контроль расходов

Безопасность
65. Проверка кандидатов на предмет кредитной истории, наличия юрлиц, финансовых споров, банкротства, судимости
66. Проверка контагентов
67. Контроль сделок на предмет сговора
68. Помощь в работе тайного покупателя

Управление отделом
69. Поддержание в актуальном состоянии регламентов и инструкций
70. Контроль качества ведения CRM
71. Контроль соблюдения правил внутреннего распорядка
72. Контроль соблюдения требований трудового законодательства
73. Контроль дежурств
74. Учет ключевых показателей
75. Ведение статистики
76. Расчет зарплат, бонусов, отпусков, больничных
77. Контроль поручений руководителя

Продажи
78. Адаптация и персонализация документов для клиентов (КП, сметы, спецификации, ТЗ, ТЭО, презентации, планы-графики)
79. Ручная рассылка писем, образцов, приглашений
80. Обработка анкет и визиток после мероприятий
81. Транскрибация переговоров, подготовка итоговых документов
82. Прием и маршрутизация звонков, заявок, посетителей
83. Внесение и согласование правок, подписание договоров
84. Напоминания дебиторам, подготовка и отправка типовых претензий
85. Помощь в подготовке и подаче конкурсных заявок
86. Выписка счетов, подготовка актов, отгрузочных документов
87. Поддержание приятной атмосферы и хорошего настроения