Как управлять проектами и держать всё под контролем: опыт MobileUp
Запускать новые проекты всегда немного волнительно. А вдруг не получится уложиться в сроки или бюджет, вдруг не удастся сделать по-настоящему качественный и функциональный продукт? Побороть эти опасения и достичь успеха помогает продуманная и экономически выверенная стратегия действий. В статье руководители проектов MobileUp рассказывают, как спланировать проект и сделать его реализацию комфортной для всех участников.
Что делать после подписания договора
После пресейла наступает этап передачи проекта в отдел проектного управления. Важно пройти его так, чтобы не «расплескать» по дороге всю добытую информацию.У нас в MobileUp этот этап состоит из нескольких шагов.
Передача знаний и документации. Отдел продаж передаёт все имеющиеся сведения о клиенте, его требованиях и особенностях проекта. Особое внимание уделяется договорам, соглашениям и другим артефактам, которые могут быть полезными для реализации.
Планирование и оценка рисков. На основе полученных данных руководитель проекта собирает команду и разрабатывает стратегию: определяет этапы и задачи, оценивает сроки выполнения. Дополнительно просчитывает возможные риски и разрабатывает план по управлению ими.
Дальше начинается самое интересное — команда приступает к реализации проекта в соответствии с намеченным планом. Если описывать процесс хронологически, он выглядит так:
- Аналитика. Исследуем рынок и анализируем конкурентов. Составляем детальный план разработки, чтобы иметь чёткое представление о следующих шагах.
- Проектирование. Создаём детальные спецификации и требования, которые станут основой для разработки. Проектируем пользовательский интерфейс, определяем архитектуру и выбираем подходящие технологии.
- Разработка бэкенда. Создаём серверную инфраструктуру и базу данных, работаем над бизнес-логикой и алгоритмами.
- Разработка фронтенда. Реализуем функциональность на стороне клиента — создаём пользовательский интерфейс, обеспечиваем плавную и удобную работу. Интегрируем фронтенд с бэкендом, чтобы обеспечить обмен данными с сервером.
- Тестирование. Проводим тесты, выявляем ошибки и недочеты. Исправляем их, чтобы обеспечить качество и надёжность.
- Развёртывание. Готовим приложение к развертыванию на выбранной платформе (веб, мобильное устройство, настольное ПО и др.). Устанавливаем и настраиваем его на серверах или в магазинах приложений, а затем проверяем работоспособность.
- Поддержка и обновления. Когда приложение развёрнуто, переходим к этапу поддержки — отслеживаем работу, принимаем обратную связь и выпускаем обновления. По необходимости добавляем новые функции на основе отзывов пользователей и изменений в индустрии.
Как управлять разработкой
Мы используем гибкие методологии управления — работаем по Agile. В зависимости от специфики проекта можем отдавать предпочтение разным фреймворкам. Как правило, выбираем между Scrum и Kanban.
Scrum. Грамотно составляем бэклог на каждый спринт, в ходе которого выполняем все запланированные таски. По окончанию спринтов проводим ревью и ретро — мероприятия, позволяющие понять, что можно улучшить в проекте для достижения целей.
Kanban. В этой модели управления задачи могут переходить из одного спринта в другой, не нарушая глобальных планов. Также таски могут добавляться по ходу спринта. Мы оцениваем их важность и выполняем в порядке значимости.
Как держать проект под контролем
Важно перманентно контролировать ход проекта и поддерживать отчётность в актуальном состоянии. Это помогает информировать стейкхолдеров о происходящем. А ещё — синхронизировать действия команды, выявлять возможные риски на ранних стадиях, укладываться в сроки и бюджет.
Держать руку на пульсе помогают отлаженные процессы взаимодействия с командой и проектные артефакты. Например, мы еженедельно:
- сводим план-факт;
- сверяемся с планом проекта и корректируем его под актуальные запросы;
- сверяемся с финансовым планом;
- проводим синки с командой, где синхронизируемся по статусам задач. Точное количество созвонов зависит от размера проекта. В среднем это две-три встречи в неделю. На крупных проектах встречи ежедневные.
Мы ценим прозрачность в работе, поэтому каждую неделю отправляем заказчику документ с актуальными статусами по проекту. В нём рассказываем, чем закончилась прошлая неделя и что планируем на текущей. Также подсвечиваем риски и актуальные сроки. Дополнительно делаем сверки по видеосвязи раз в неделю, чтобы убедиться, что всё точно идёт по плану.
Помимо еженедельной документации готовим отчёты в формате «план-факт». Предоставляем выгрузку из нашей системы логирования времени для детализации потраченных на проект часов.
Какие инструменты использовать для работы и учёта
Чтобы процессы не превратились в хаос, руководителю проекта важно отслеживать статусы задач и при необходимости оперативно принимать меры. Есть несколько инструментов, которые помогают в этом.
Jira — главный помощник руководителя проектов. Здесь мы планируем работу, описываем бизнес-требования и другую информацию, полезную для выполнения задач. Jira позволяет увидеть общую картину и оценить статусы задач. А ещё лучше всех знает, что происходит на проекте (разумеется, после руководителя проекта).
Harvest — сервис, который фиксирует рабочее время команды и переводит его в деньги. Каждый исполнитель в конце дня записывает, какие задачи и сколько времени у него заняли. Это позволяет в любой момент предоставить заказчику точные отчёты по часам работы на проекте за месяц.
Google Spreadsheet — must have для руководителя проектов. Любые матрицы фичей, диаграммы Ганта, списки приоритетов, описания целевой аудитории и другие полезные материалы прекрасно уживаются в табличном виде и позволяют быстро получить исчерпывающую информацию.
Confluence — место, где собираем историю и документацию по проекту. Выглядит как большой справочник. У всех членов команды есть возможность туда обратиться и, если нужно, добавить информацию.
Zoom/Google Meet — сервисы для аудио- и видеозвонков. Есть функции, которые крайне трудно реализовать без «проговаривания голосом», поэтому без этих инструментов не обойтись. Но по запросу заказчика можем созваниваться и через другие платформы.
Конечно, этим всё не ограничивается. Бывает, что нужно начертить бизнес-процесс в draw.io или подготовить доску для ретро-ревью в Miro или что-нибудь ещё. В зависимости от специфики проекта мы можем использовать дополнительные сервисы и платформы, однако базовый набор инструментов остаётся неизменным.
Коротко о главном
Как держать всё под контролем:
- Бережно относитесь к требованиям клиента и заранее продумывайте экономическую сторону проекта.
- Сохраняйте высокую вовлечённость на всех этапах. Не переставайте думать, что можно улучшить для скорейшего достижения целей.
- Перманентно контролируйте ход проекта и держите отчётность в актуальном состоянии. Делитесь отчётами с клиентом и командой.
- Используйте инструменты, которые позволяют отслеживать статусы задач и оперативно принимать необходимые меры.
- Регулярно разговаривайте с командой и создавайте пространства, в которых участники могут высказаться и задать вопросы о проекте. Это помогает синхронизироваться и лучше понимать, куда всё движется.
Авторы статьи — руководители проектов MobileUp: Дмитрий Ванин, Ангелина Захарова, Юлия Фролова, Андрей Сизов