Цифровой этикет: как вести рабочий чат, соблюдая личные границы

В Древней Греции с помощью голубей передавали имена победителей Олимпийских игр. В современном мире с помощью Телеграма передают имена тех, кто идет на премию. Почтовый голубь способен двигаться со скоростью 60-70 км/ч. Сообщение о смене бизнес-приоритетов настигает адресата за долю секунды. Для борьбы с голубиной почтой Парижа немцы пытались применять ястребов. Для борьбы с флудом в беседе сотрудники пытаются применять мьют.

Поменялись времена, скорость и способы связи. Опрос показал, что в среднем 20% времени сотрудника уходит на корпоративную переписку.

В прошлом наверняка существовал кодекс обращения с почтовым голубем, в наши дни логично создать кодекс обращения с рабочим чатом. Это необходимо для того, чтобы наладить общение внутри группы и избежать конфликтов, связанных с нарушением личных границ.

Предлагаем изучить правила кооперативной игры под названием “Не беси коллег в мессенджере” и познакомиться с типами людей, которые обитают в большинстве коллективов. Поговорим о том, как каждый из нас влияет на повседневные коммуникации.

Если хотите узнать цену телефонного уведомления, спросите у тревожных и гиперответственных коллег. Такой тип сотрудников физически не выносит больше 3-х чатов, поскольку им приходится сканировать каждое сообщение на предмет важных новостей. Вы наверняка с ними сталкивались: обычно эти ребята в любое время дня и ночи сидят онлайн, читают переписку и отвечают одними из первых.

Как правило в команде есть хотя бы один разработчик, который просыпается в холодном поту от звукового сигнала и бежит чинить потенциально упавший прод. Вот он удивится, когда вместо прилетевшего алерта увидит креативное поздравление с днем бухгалтера для Тамары Ивановны в нескольких томах :) Непередаваемые цензурными словами эмоции.

Стоит беречь и тех, кто подскакивает от любого шороха, и других, кого пачка обсуждений просто отвлекает и нервирует. Первые могут в иной раз не поверить в крик “Волки!”, как в той притче про мальчика, а вторые просядут в продуктивности.

Совет: откажитесь от идеи писать отрывисто, даже если таким образом вы сохраняете динамику реального разговора. Коллеги будут получать одно уведомление за одним, что заставит их думать о произошедшем коллапсе и особой срочности дела.

Как не надо:

— всем привет

у нас первый снег выпал

и еще дедлайн по задаче горит

посмотрите пж

не на снег)))

Иногда есть страх, что одно большое сообщение будет выглядеть слишком претенциозным, бюрократичным и вообще как длиннопост. Но один ковер на полстраницы лучше, чем десять раз пиликающий телефон.

Иногда так хочется скинуть ссылку на полезный материал об экологической катастрофе или поделиться смешной историей с созвона. Особенно, если день не особо загружен. И в самом деле, не оставлять же мемы пылиться в избранном, а умные цитаты в заметках. Что плохого в новых знаниях?)

И хотя вряд ли обитатели чата сделают вам замечание за картинки квартир с Пинтерест, но работу они будут делать дольше. Отправка приколов на большую аудиторию часто провоцирует внеплановый перерыв и рассуждения ни о чем.

Фото видов из окна часто загораживают по-настоящему важную информацию. Во многом из-за "ответственных по приколам" и появилось деление рабочих групп не только по направлениям и командам, но и по критичности уведомлений.

Совет: понимайте ответственность за наведение суеты в беседе. В случае, когда совсем не сидится на месте, идите админить флудилку. У большинства она как раз на беззвучном режиме, что дает возможность в любое время отгружать туда все остроумное и выходящее за грань.

Помимо доброты и красоты в корпоративном мессенджере встречаются провокации и спам. Обычная шутка получает пару реакций и смайликов, а комменты в стиле “да сколько это может продолжаться” вызывают вал сообщений с жалобами на зарплату, компанию, жизнь в целом. И, главное, они поднимают написавшего на вершину социального рейтинга.

Слив негативных эмоций впустую тратит время сотрудников. Бессмысленный скандал не конструктивен и наполнен слишком личными переживаниями, которые резонно оставлять за пределами работы.

Ни один коллектив не обходится без того самого чела, кто только и ждет повода начать выяснять отношения. От таких не дождешься “ахах” или селфи с котом, зато получишь дозу критики и драматизма на любой чих.

Как ни странно, это один из самых полезных для бизнеса типажей. Его сильная сторона — замечать проблемы, а слабая — чересчур бурно на них реагировать.

Совет: старайтесь предлагать конкретные пути решения проблем, пускай даже с эмоциональной окраской. Так вас хотя бы не посчитают бесполезным грубияном. Особо сложные вопросы обсуждайте на созвоне с руководством: если не привлекать тех, кто принимает решения, застрянете в фазе нытья.

Как не надо:

— коллеги, работать невозможно(мы уже не успеваем

я сразу говорил, что так будет…

вы бы еще дольше согласовывали

какой смысл сейчас переделывать…

можно в следующий раз меня слушать?

Как надо:

— Привет всем!

Возникла такая ситуация…

Уже знаю, как ее решить

Но нужна ваша помощь в…

Проект сдаем к…

Выслушаю ваши предложения!

Город засыпает, просыпается эффективный менеджер, вносящий хаос своей проактивностью. Выполняя дневную работу, он никогда не бывает на связи, зато ночью это настоящий Бэтмен и новый герой города. Он сильно нужен в течение дня, когда задачи подвисают без аппрува, но никак не после заката солнца. Чего он искренне не понимает.

Разгребая накопившиеся сообщения, менеджер прокручивает сценарии, уже отработанные коллегами. Не учитывая разницу часовых поясов, он тегает тех, кто давно не на связи. Пытается заполонить собой все пространство беседы, но правда в том, что лучше бы он был в нужное время в нужном месте. У таких сотрудников как будто две жизни и две личности, что мешает с ними координироваться.

Совет: обычно проблема таких кадров — неумение планировать или слишком высокая нагрузка. Обе они при желании решаемы. Самое главное: работая овертайм, не склоняйте к этому других. А обнаружив такого работника, сразу определите формат взаимодействия и спросите, как и где можно до него достучаться в нормальное время.

Еще один интересный типаж — любители наполнять календарь встречами. Так называемый человек-фасилитатор. Когда в чате поднимается насущный вопрос, он сразу кидает ссылку на видеовстречу, чтобы там-то уж раз и навсегда договориться обо всем за пару-тройку часов. Чаще он перебарщивает с обсуждениями и дальше разговоров дела не продвигаются. А еще результат не фиксируется, что приводит к повторной встрече.

Совет: в чате и не только не устраивайте конкурс на самый изобретательный вариант, а совместными усилиями штурмите задачу. Одна опробованная версия лучше, чем часы фантазий. Используйте преимущественно текстовый формат коммуникаций, не заставляйте коллег лишний раз убирать мусор с фона для видеозвонка.

Как не надо:

— приветствую. я не один год живу, и знаю…

зачем, когда есть опробованные методы

куча компаний вот так и разорилась

у нас нет таких мощностей

поверьте моему опыту…

я просто предупреждаю

делайте, как хотите, но отвечать придется мне...

Осторожничающие люди часто занимают лидерские должности в команде. Пытаясь сохранить шаткую стабильность, они изводят инициативу как надоедливый сорняк. Что примечательно, оказываются первым в прочтении писем и ответов на них.

Совет: не вмешивайтесь со своим пессимизмом, если вы к нему склонны. Или формулируйте предложения более мягко, оставляя пространство для споров. В общении с такими сотрудниками можно брать на заметку их советы, но не всегда прямо следовать им.

В чате можно создать видимость активной деятельности, засыпая тьмой вопросов всех подряд. Если вы преследуете другую цель, например, найти ответы, то справляйтесь сами. Большая их часть лежит на поверхности и спокойно гуглится. Грустно, когда вас считают человеком, неспособным открыть закреп, правда же?

Кажется, что этот пример рисует перед нами образ стажера (не в обиду им), устроившегося пару дней назад. На самом деле даже старички компании способны задавать очевидные вопросы по фану. Это скорее черта личности, а не показатель скилла.

Совет: не спрашивайте совет. Вы крадете чужое рабочее время. В элементарных вопросах вам помогают с чувством, будто подали нищему милостыню. Испытайте гордость, докопавшись до всего самостоятельно.

Отправляя файл, кратко описывайте содержание. Предоставляя доступ, объясняйте, куда и для чего он. Создавайте отложенные сообщения и ставьте галочку напротив пункта “когда будет в сети”. Обязательно пересылайте и цитируйте чат, чтобы не было:

— Мы в пятницу на прошлой или позапрошлой неделе общались по поводу мартовской задачи от Олега, которую на себя взяла Лера и ушла в отпуск, передав все Андрею, а тот уволился пару дней назад, но у нас на подхвате есть Василий…

Как не надо:

— Лех, ну че там

Как надо:

— Маш, ты решила вопрос с поставщиком оборудования?

Совет: всегда давайте вводные, иногда дублируйте их. Не забывайте откреплять уже ненужные сообщения и удалять уволившихся сотрудников из группы. Пишите развернутые вопросы с уточнениями и вложенными файлами.

Давайте признаем, аватарка с надписью “упорхала в отпуск до сентября” большинством считается неуместной. Это все равно, что писать на газетном киоске “отошла на 5 мин”. Такая излишняя забота вроде и помогает выстраиваю процессов, а вроде и слишком отвлекает на себя внимание.

Не создавайте информационный шум, ежечасно отписывая в чат о том, что вы ушли курить, пьете кофе или едете в лифте. Не стоит так часто отсвечивать, даже если вы тот самый незаменимый сотрудник, без которого работа встанет.

Как не надо:

Как надо:

Совет: не дублируйте одно и то же в нескольких чатах, предупреждайте один, максимум два раза. Считая коллег неразумными детьми, вы именно такими их и делаете. Минутное отсутствие скорее всего останется незамеченным. Оформляйте профиль спецпризнаками, запоминающейся аватаркой и говорящим юзернеймом, чтобы вас точно не забыли и не перепутали.

Напишите в комментариях, с какими типами сотрудников вы сталкивались и в ком из персонажей узнали себя. Лично я иногда "человек-вопрос" и мне правда бывает лень посмотреть закреп....

Подписывайтесь на наш телеграм, читайте посты про бизнес и технологии, а также приходите на нашу бесплатную консультацию для бизнеса :)