Как стартапу подготовиться к международной конференции: опыт Web Summit

В начале ноября мы с моим стартапом StudyFree стали частью самой крупной международной ИТ-конференции Web Summit. Поэтому специально для тех, кто хочет не просто тусить, но и продуктивно отрабатывать подобные мероприятия, мы собрали в этом тексте наш опыт и лайфхаки.

Чтобы конференция прошла плодотворно и эффективно, а вы не потратили целое состояние на участие, надо заранее позаботиться о многих вещах. Прежде всего, это билеты. На такие крупные конференции, как Web Summit, Collision, Rise, Slush билеты можно приобрести заранее (стоимость варьируется от 21 до 105 тысяч рублей).

На Web Summit первый уровень билета — Attendee. У вас есть доступ ко всем лекциям и выступлениям, но вы уже не можете назначать встречи с менторами или инвесторами. Цена такого билета также колеблется от 21 до 105 тысяч рублей.

Всё зависит от времени, когда покупаете билет. Например, early bird — билеты (самые ранние) могут быть очень дешёвыми, а ближе к мероприятию цена может превысить и 100 тысяч рублей.

В последние годы появился особый тип участия — women in tech, который предлагает более дешёвые билеты для женщин: два билета за 5600 рублей (слава феминизму), которые можно купить уже за шесть–восемь месяцев до саммита.

Мы привыкли, что в сфере технологий больше мужчин, мужчины зарабатывают больше — и далее по списку гендерных различий.

Билет women in tech ломает эти стереотипы и даёт инициативным и амбициозным девушкам прекрасную возможность реализовать себя в технологической сфере, открыть мир возможностей и наравне с мужчинами представить свои идеи. Именно по такому билету мне удалось попасть на Web Summit в качестве слушателя в прошлом году.

Ещё один вариант — startup-билет. Некоторые стартапы отбирают для участия в выставке по уровням:

Участники этой программы могут представлять свой стенд на выставке, выступать на Pitch Competition и Startup Showcase после отбора. Каждый такой билет включает три билета на команду. Также у них есть доступ к mentor hours (встречи с менторами), investor meetings (доступ напрямую к инвестиционным фондам).

Конечно, простой участник (attendee) тоже может вылавливать инвесторов или менторов, но для участников программы стартапов уже проложена дорожка к потенциальным инвесторам, партнёрам и менторам.

Если всё же очень хочется попасть на мероприятие, дешёвых билетов уже не найти, да и доказывать свою гендерную небинарность в случае с мужчинами не очень хочется, можно зарегистрироваться как волонтёр, отправив индивидуальную заявку.

Да, вам придётся один-два дня поработать на саммите, но нетворкинг и классные знакомства обеспечены!

В этом году наш стартап был представлен на выставке как beta-стартап, поэтому у нашей команды было три пропуска на конференцию. Мы решили поехать почти «всей деревней», чтобы лучше отработать. И для других членов команды я достала women in tech — билеты.

Кстати, лайфхак: непосредственно вблизи мероприятия многие купившие дешёвые билеты полгода назад понимают, что планы поменялись, и можно выкупить их билеты в последний момент.

Такие билеты уже надо искать самим. Чаще всего можно просто натолкнуться на публикацию о продаже билета в Facebook или найти таких людей в группе самого мероприятия также на Facebook.

В таком случае обладатель билета просто переоформляет его на вас, а вы уже напрямую переводите необходимую сумму изначальному владельцу. Однако тут уже можно попасть на стоимости проживания и перелёта.

К слову, рекомендуем бронировать максимально заранее. Мы забронировали наши апартаменты на Airbnb за три месяца (стандартная квартира на пятерых на шесть дней обошлась нам в 32 тысячи рублей).

Я очень советую заняться назначением встреч с менторами, партнёрами и инвесторами заранее. На Web Summit более 70 тысяч человек.

Если приехать на конференцию неподготовленными, оказавшись на месте, вы просто не сможете сразу сообразить, что вам делать, куда бежать и с кем встречаться: масштаб мероприятия огромен.

И это даёт большую концентрацию ресурсов тем, кто готовится и отпахивает. Или полное отсутствие фокуса и непонимание, что со всем этим делать, если мы приехали «походить-посмотреть».

Чтобы выжать из конференции максимум, можно воспользоваться приложением, которое часто выпускают организаторы перед конференцией. Так сделали мы.

Выждите неделю, пока большинство участников зарегистрируется в приложении, и начинайте назначать встречи с потенциальными партнёрами и инвесторами, обязательно дублируя в LinkedIn (конверсия ответов там намного выше, чем в приложении).

И раз мы заговорили про письма инвесторам, поделюсь несколькими советами, как написать письмо потенциальному инвестору или партнёру, чтобы вас заметили и выделили среди тысячи писем.

К слову, я не особо понимаю тех, кто, приехав на такую крупную международную конференцию, собирается «своими русскими», встречается со знакомыми из Москвы. Зачем? Вы же всех этих людей можете спокойно выловить и по приезде домой. А вот море международных возможностей уже сложно будет найти в «Кофемании» на «Белорусской».

Не стоит ограничиваться только конференцией, можно расширить свой кругозор и найти много полезных для нетворкинга мероприятий после основной части. Почти у каждой конференции есть свой unofficial guide, неофициальный список мероприятий и вечеринок для знакомства.

После регистрации организаторы Web Summit прислали его всем пользователям на почту. О мероприятиях можно узнать также через приложение Eventbrite: по геолокации вы сможете увидеть интересные события рядом с вами и выбрать понравившиеся.

Также лучше заранее регистрироваться на мероприятия, потому что количество мест может быть ограничено. В прошлом году я была таким же слушателем без конкретной цели, поэтому после лекций спикеров ещё и успевала, полная сил, на нетворкинг-тусовки, где продолжала знакомиться с классными людьми.

Вход на 90% мероприятий бесплатный, если подразумевается, что участник просто возьмёт напиток на месте. Если же это закрытый вечер от компании, где подразумевается ужин, с человека необходимо заплатить 3500–7000 рублей (цена напрямую зависит от мероприятия, компании и времени покупки билета).

Например, билет на вечеринку от российского Forbes стоил 3500 рублей при раннем бронировании, во время саммита цена поднялась до 8400 рублей. Стоит отметить, что билеты на вечеринки от компаний мы не покупали.

Мы с командой зарегистрировались на все-все бесплатные мероприятия неофициальной части, но из-за непрерывной работы и по 15 встреч в день мы не успели никуда. Да простят нас те, кто не смог получить билет!

Также лучше заранее регистрироваться на мероприятия, потому что количество мест может быть ограничено. В прошлом году я была таким же слушателем без конкретной цели, поэтому после лекций спикеров еще и успевала, полная сил, на нетворкинг-тусовки, где продолжала знакомиться с классными людьми.

Диджитал — наше всё, поэтому заранее советую скачать несколько приложений, которые знатно облегчат жизнь. Мои фавориты:

Не стоит забывать о подготовке вашей команды. Не каждый участник выступает перед большой аудиторией, общается с инвесторами и партнёрами, поэтому очень важно настроить команду на активную и плодотворную работу, подготовить к ответам на совершенно разные вопросы.

Для своей команды я заранее прописала питчи на три целевых аудитории: клиенты, партнёры и инвесторы. Каждого члена команды я попросила углубиться в питчи, запомнить ключевые моменты и быть готовыми отвечать на вопросы любой сложности.

Ещё один важный элемент, который можно отнести к «домашнему заданию», — раздаточный материал. Брошюры, флаеры, визитки – всё зависит только от вашего воображения. Чтобы ваш раздаточный материал не полетел в соседнее мусорное ведро, советую всерьёз задуматься над интересным оформлением или фишкой, которая заставит сохранить вашу брошюру.

Можно использовать символику конференции (мы сделали наклейки с символикой Web Summit и логотипом StudyFree). Мы также заранее проработали три типа визиток:

Мы не стали ограничиваться визитками, поэтому ещё до начала саммита вместе с командой Web Summit сделали маску в Instagram. Она пользовалась большой популярностью до начала самого мероприятия.

А на нашем стенде мы установили рамку, похожую на публикацию в Instagram, с которой можно было сфотографироваться. По хэштегам мы находили людей и делали репосты к себе в «Истории». Все эти на первый взгляд мелкие детали помогли добиться хорошей обратной связи.

На раздаточный материал мы потратили 36 тысяч рублей:

Чем вы будете заниматься во время мероприятия, зависит от цели поездки. Если вы приехали просто посмотреть, как проходит крупная конференция и обзавестись полезными контактами, вы можете слушать интересные вам лекции, ходить на вечеринки для нетворкинга и впитывать международную атмосферу форума.

Но если вы поставили цель вернуться домой с сильной базой клиентов, партнёров и инвесторов, приготовьтесь пахать.

Крупные форумы выкладывают большинство лекций на YouTube, поэтому не бойтесь упустить что-то важное. На просторах YouTube можно найти прямые трансляции и лекции с Web Summit.

Мы с командой заранее разделили «сферы влияния». Девчонки занимались поиском партнёров, работой на стенде и привлечением потенциальных клиентов. Я не слышала ни одной лекции, потому что полностью посвятила себя общению и взаимодействию с инвесторами.

Это невероятное чувство, когда ты можешь общаться с единомышленниками, получать бесценный опыт и видеть заинтересованность в своём проекте. Люди могут после десятиминутного диалога посоветовать потенциального партнёра или инвестора. И это волшебно!

Его рекомендации или какие важные мысли на его счёт! Представьте, что Билл Гейтс выделил ваш стартап и решил дать пару советов, а от удивления вы просто забудете, что он вам наговорил. Поэтому заметки спасут ситуацию.

А ещё запасайтесь патчами, потому что спать вы будете катастрофически мало, а выглядеть нормально нужно всем!

Если вам удастся познакомиться с организаторами, для вас откроются многие двери. Они расскажут, куда стоит пойти, с кем пообщаться, а возможно, посоветуют закрытые вечеринки инвесторов или партнёров, куда можно попасть только по специальным приглашениям.

Не думайте, что после закрытия конференции работа останавливается. Все «веселье» только начинается. Впереди предстоит ещё больше задач по налаживанию контактов с партнёрами и инвесторами, привлечению и удержанию клиентов.

Днями и ночами. Мы начали отправлять письма сразу после конференции. Электронные почты людей ещё не были завалены письмами, а по горячим следам нам удавалось напомнить о себе.

Мы писали всем без исключения. Даже тем людям, с которыми не удалось встретиться. На данном этапе мы продолжаем активно общаться со многими из участников и выстраивать контакты.

Мы продолжаем усиленно общаться с менторами, партнёрами и инвесторами. Пока приложение ещё работает, моя команда пишет участникам, привлекает потенциальных клиентов и предлагает зарегистрироваться на нашей платформе. И это только начало нашей продуктивной работы...

Конечно, возникнет несколько вопросов.

Если вы хотите принять участие в международной конференции, к тому же у вас есть цель и желание пахать, смело езжайте и покоряйте международные высоты!

#websummit #конференции