Ручное управление группой авторов без регистрации и CMS
Перефразируя легендарный монолог, «у нас было два комплексных проекта контент-маркетинга, 75 сео-текстов по узконишевым темам, пять блогов в “Дзене”, целое море разноплановых задач по формированию редполитик, а также индивидуальные требования заказчиков по написанию их бренда капсом, пожелания отдела продаж, тон-оф-войсы и 12 авторов, у каждого из которых свои проблемы и особенности».
Конечно, мы сознательно преувеличиваем, но вести работу отдела контента без косяков и ошибок сложно — а они часто выливаются в сильное недовольство со стороны заказчиков. Иногда кажется, что эффективно обуздать этот хаос можно только с помощью каких-то сложных и дорогих инструментов, но на деле все просто. Покажем на нашем примере.
Инструменты
Гугл-таблицы
С их помощью будем вести базу данных: собирать в одном месте и в удобном виде все входящие ТЗ, отслеживать дедлайны и статусы задач, вести учет.
Можно завести одну большую табличку с несколькими листами или несколько отдельных таблиц, смотрите как вам удобнее. Большие таблицы позволяют управлять всем из одной точки, прямо как перчатка Таноса. Несколько таблиц можно удобно разместить в быстром доступе через «Панель закладок» в «Хроме» — один клик и вы в нужной таблице.
Так или иначе, вам понадобится как минимум пять табличек:
- «Тексты» — со столбцами «Копирайтер», «Проект», «Дата», «Месяц», «Год», «Кол-во знаков», «Стоимость», «Статус оплаты» и «Дата оплаты».
- «Проекты». Тут проще: «Проект», «Кол-во символов» и «Кол-во рублей» (не забудьте про разбивку по месяцам!).
- «Копирайтеры». Устроена по аналогии с «Проектами», только «Проект» заменяем на «Автор».
- «Список копирайтеров». Это ваша записная книжка: соберите в отдельные столбцы имена, телефоны, имейлы, реквизиты. Дополнительно можно предусмотреть столбцы для комментариев, ставки, специализации и т. д.
- И, наконец, «Таблица готовности», где будут отмечены «Проекты», «Стадия» («Получено ТЗ», «В работе», «Правки», «На согласовании», «Сдано»), ссылки на документы с конкретными ТЗ, исполнители.
Все это проще показать, чем рассказать, поэтому внимательно смотрите галерею этого блока. В итоге вы в любой момент времени будете знать кому и сколько должны, что на какой стадии по конкретному проекту и в целом, что там с дедлайнами и так далее.
Гугл-документы (лежащие в организованных папках на гугл-диске)
Фундамент, на котором строится вся работа. Даже если автору удобнее писать в «Ворде» или каком-то другом сервисе/приложении, возьмите за правило, что сдавать готовые тексты можно только в виде гугл-документа с правами на редактирование. Впрочем, помним, что док почти любого формата можно закинуть на гугл-диск драг-н-дропом и открыть прямо в «Хроме» — так сохранится форматирование, разметка, заголовки и т. д.
История правок, комментирование, возможность посоветовать изменения, упомянуть конкретного человека через @, заметки, привязка к календарю, умные чипы и так далее — это ультимативный инструмент, лучше и удобнее которого вы просто не найдете.
Помните, что весь этот массив нужно грамотно хранить: в каждом проекте создаем подпапку «Контент», внутри разбиваем ее по месяцам, подпроектам, направлениям или, если нужно, даже отдельным авторам. Распределяйте как в библиотеке, четко и своевременно — это сильно облегчит жизнь в случае появления каких-либо вопросов или необходимости найти док с определенным текстом полгода спустя.
Телеграмм
Мы отказались от переписки по почте уже давно и вам очень советуем. Мессенджер гораздо быстрее, показывает был ли человек онлайн, прочитал ли ваше сообщение и позволяет сделать отложку, которую можно сразу поставить на дату за день-два до дедлайна. Плюс нелюбимые многими голосовые, которые в этом контексте могут быть очень полезны, если надо дополнительно прокомментировать автору ТЗ прямо сейчас (пока вы не забыли информацию с созвона с заказчиком), а он, к примеру, занят на основной работе.
Кроме того, в мессенджере есть звонки — и, если не вовремя закончились минуты на вашем тарифе, вы свяжетесь и поговорите с автором из Тулы или Владивостока не потратив лишних денег.
Люди
Авторы с бирж
Тут какие-то советы дать сложно, у всех бирж примерно один алгоритм: ставите задание, фильтруете отклики, назначаете исполнителя и смотрите на результат. Пожалуй, стоит обратить внимание на один момент: давайте шанс новичкам. Поиск толковых авторов через биржу сходен с добычей драгоценных металлов из руды: ты перерываешь тонны породы ради одного самородка. Но порой настоящие алмазы лежат прямо под рукой, надо только их заметить.
Фрилансеры
Здесь вам снова придет на помощь вышеупомянутый Телеграмм. В мессенджере уже десятки тематических чатов и групп, которые легко ищутся через поиск (пример) и каналы по размещению вакансий (пример). Идите в комментарии, общайтесь, спрашивайте портфолио. Очень пригодится завести себе тестовое задание — и сразу же давать его приглянувшимся (если оно не оплачивается, то проследите, чтобы ТЗ было достаточно сложным, но не требовало много времени на выполнение).
Деньги
Тарифы
Тексты бывают очень разными с точки зрения трудозатрат: один простой, но длинный, другой короткий, но автор сидит над ним три часа, потому что тема очень сложная, ключевиков много и оригинальность нужна никак не меньше 95%. В идеальном мире для каждой единицы контента надо применять свой коэффициент стоимости, вводить много тарифов. В реальности вы утонете в микроменеджменте, запутаетесь, кому-то что-то не доплатите и потеряете хорошего специалиста. Введите одну средневзвешенную стоимость — и следите за балансом нагрузки, чередуя простые/сложные и короткие/объемные задачи для каждого копирайтера.
Помните, что креативность задачи напрямую связана с показателем сложности — если над относительно коротким текстом надо сидеть и думать или переписывать его несколько раз в поисках идеального варианта (пример — тексты для главных страниц сайтов и, скажем, для раздела «О нас»), то стоит «разбавить» его чем-то попроще в рамках данного периода оплаты. И, раз уж зашла речь, то поговорим о деньгах.
Авансы и зарплаты
Есть три подхода: оплата раз в неделю, дважды в месяц и раз в месяц. Выбирайте тот, который устраивает вас с точки зрения входящих бюджетов — и обязательно обговаривайте периодичность расчетов с авторами, для многих она играет принципиальное значение.
Автоматизируйте подсчеты — да, таблицы позволяют просто выделить нужные ячейки, но это неудобно. Решается через применение формул. Заодно можно связать ячейки в разных таблицах и подсчет будет идти сразу по всем важным показателям: бюджет проекта сложится из всех затрат на разных авторов, итоговая сумма оплаты автору за период — из сумм за отдельные тексты и так далее.
Что касается юридического оформления расчетов, то самоочевидное и самое простое решение для всех сторон — самозанятость. Обратите особое внимание на чеки — многие авторы просто забывают отправлять их своевременно, а это потенциальные штрафы, причем для вас, а не для них.