«Мир.Труд.Мобайл»: собрали 1500 разработчиков и дизайнеров из 12 стран на виртуальной даче и перепели Батарейку

Сильные специалисты в IT часто разбросаны по разным городам и странам. Собрать таких людей на нишевой конференции нереально без общей идеи. Один из способов — иммерсивные ивенты с душевными концепциями. Мы с командой Иннополиса подумали: а что, если собрать дизайнеров и мобильщиков со всего мира на общей виртуальной даче у костра? Показываем, что у нас получилось.

Мы в ITD Agency 10+ лет помогаем IT-компаниям креативно привлекать лучших спецов с рынка и повышать узнаваемость бренда. Инструментов в нашем арсенале много: тут и IT-ивенты, и PR-кампании, и креативные тимбилдинги, и спецпроекты. В этой статье рассказываем, как организовали гибридную офлайн-онлайн-конференцию для Иннополиса — от креативного концепта до реализации проекта.

В 2020 году мы вместе с Иннополисом провели образовательное онлайн-шоу IT Nights, которое собрало почти две тысячи разработчиков и бомбануло на всё ИТ-сообщество. Это было круто, но для нового ивента мы решили повысить планку и сделать нетипичный гибридный формат: соединить офлайн и онлайн и сделать всё интерактивным. Чем себя и закопали.

Пришлось параллельно готовить два отдельных мероприятия с разными юзерфлоу участников. Этой задумкой подготовку умножили на два — по сложности, команде и бюджету. Но от идеи не отказались.

Лучше всего под задачи Иннополиса подходили иммерсивные техники — когда с помощью визуала и интерактива мы погружаем участников в единую концепцию. Конференция была в мае, поэтому концепцию решили строить вокруг темы майских каникул и отправить всех «на дачу».

Ведь дача — место, где стараешься как можно быстрей переодеться в самую удобную одежду на свете, где печеньки всегда вкуснее, а подушка мягче. Название «Мир. Труд. Мобайл» максимально мэтчилось с майскими праздниками.

Сначала мы целились только в аудиторию мобильных разработчиков — Android, iOS, кросс-платформа. Но потом поняли, что мобильные разработчики всегда работают в плотной связке с UX/UI-дизайнерами, и решили объединить два стека в одной конференции.

Это оказалось удачным решением: на конференции темы докладов пересекались, а на афтепати получилось идеальное комбо для нетворкинга — разработчиков и дизайнеров было почти поровну.

В программе выделили три образовательных направления: мобильная разработка, дизайн и QA. По каждому направлению был программный комитет, который отбирал спикеров, смотрел доклады и составлял программу. Темы брали самые горячие: iOS, Android, разработка кросс-платформенных приложений, QA, UX/UI-дизайн, оптимизация и архитектура приложений, AR/VR.

На «Мир. Труд. Мобайл» мы очень хотели привезти крутого хедлайнера-суперзвезду, чтобы прокачать ноунейм-конференцию, показать уровень спикеров и повысить конверсию участников конференции. Им стал Эвелио Таразона из WA, Instagram и Facebook *. Он выступил на конференции и был в восторге от организации и нетворкинга — не хотел уезжать из Иннополиса.

Программа делилась на офлайн- и онлайн-форматы. Офлайн сначала хотели организовать под открытым небом: встречать закат во время трансляции, а закончить вечеринкой под звездами с гитарой и костром. Но потом поняли, что переменчивая погода Иннополиса может нам всё зарубить, и решили делать в офисном помещении. Заодно сыграли на парадоксе, что внутри офиса у нас будет дачная атмосфера.

Для оформления офиса отбирали дачные атрибуты в фирменных цветах — тележки, лопаты, лейки, скамейки, сапоги. Сначала хотели еще больше вовлечь офлайн-участников: например, в разных локациях переодевать их в дачную одежду, давать в руки вилы во время лекций, но решили так сильно не напрягать гостей. В итоге эмоциональную часть офлайна сконцентрировали на дизайне локаций и активностях.

В офлайне главные сложности — технические и логистические, потому что конференция шла одновременно в четыре потока. Нужно было продумать сценарий каждого из них, организовать режиссеров, операторов, контентщиков, обеспечить звукоизоляцию в каждом помещении.
Чтобы все потоки объединить в единую дачную тематику, мы пригласили ведущих. Они общались с гостями и спикерами, переодевались в дачную одежду, развлекали участников вопросами и шутками.

В офлайне участие было платным. В него входили проживание, питание, трансфер, экскурсии по городу и афтепати. Всех участников добавляли в телеграм-канал, чтобы помочь сориентироваться в пространстве конференции: выкладывали расписание лекций и воркшопов, карты для навигации по кампусу, анонсы активностей. Там же гости могли постучаться в службу поддержки и быстро получить помощь от организаторов.

После конференции организовали посиделку возле диджитал-костра, на которой спикеры и участники пели под гитару переделанную песню на манер Батарейки

У онлайн-участников доступ был бесплатным. Для них мы подготовили платформу: взяли готовый скелет и кастомизировали под фирменный стиль конференции. Чтобы онлайн-участники не скучали в перерывах и вовлекались в мероприятие, для них тоже организовали активности. Были отдельный чат для зрителей, возможность задать вопрос спикеру в прямом эфире, реакции с эмодзи в дачном стиле, голосования в прямом эфире и стенды партнеров.

Когда проанализировали трафик и вовлечение, увидели, что сервисы активно пользовались спросом. Люди с радостью реагировали на полезные инсайты с помощью реакций, общались в чате и искали друзей в своих городах, заходили в отдельные вебинарные комнаты, чтобы пообщаться с понравившимся спикером с глазу на глаз, и молниеносно сметали подарки.

Мы готовились к тому, что айтишники положат платформу, уже проходили такое на IT Nights в 2020 году. Заготовили заглушки, продумали план, как будем действовать, усилили техподдержку на платформе, а в итоге проблема случилась из-за ковролина в лекториях.

На репетициях всё было хорошо. А когда по ковролину начали ходить участники, статическое электричество перебивало сигнал — и в трансляции были помехи. Мы быстро сориентировались и положили под камеры коврики, чтобы убрать помехи.

Маркетинговую стратегию строили на работе с узким комьюнити мобильных разработчиков и дизайнеров. Коллабились с сообществами, каналами, чатами в Телеграме, ВК и отдельно запускали таргет, готовили спецпроекты в СМИ.

На офлайн у нас было ограничение до 200 мест, поэтому мы продавали билеты через компании, стучались к эйчарам в чатах и презентовали идею дачных выходных для сотрудников. В итоге общий PR-охват аудитории проекта — почти 7 млн человек из 12 стран.

Чтобы привлечь аудиторию и погрузить ее в дачную концепцию, готовили ролики для ютуб-канала Иннополиса и таргетировали ее на IT-аудиторию. Ролики снимали в офисном здании, поэтому пришлось дополнительно покреативить из-за ограничений. Например, для этого ролика нужен был дым от мангала, но дым-машину использовать нельзя из-за пожарной сигнализации.

Получилось далеко не с первого раза — через десяток дублей с такой дым-машиной у нас «отъехало» полкоманды. Зато ролик получился крутой, сами посмотрите.

В конце каждого мероприятия мы собираем обратную связь с участников. Душевная дачная концепция «Мир. Труд. Мобайла» попала в сердечко всем участникам и спикерам. Дизайнеры заценили фирменный стиль и детали концепта. Разработчики — крутые доклады и возможность пообщаться со спикерами лично: мы сделали беседку со спикерами по холиварным темам.

Но и без негативных комментов не обошлось: например, на кофе-брейки отвели мало времени, чтобы онлайн-участники не заскучали, а в ответ получили негативные отзывы из офлайна. Теперь не боимся делать длительные перерывы и для офлайн-, и для онлайн-участников — и все довольны.

«Мир. Труд. Мобайл» — наша первая гибридная конференция, на которой мы набили свои шишки. Вот что рекомендуем учитывать, если решите провести нишевое событие или объединить географически распределенную команду на одном мероприятии.

Поделитесь креативными идеями, что еще вы хотели бы видеть на IT-даче?