«Мир.Труд.Мобайл»: собрали 1500 разработчиков и дизайнеров из 12 стран на виртуальной даче и перепели Батарейку

Сильные специалисты в IT часто разбросаны по разным городам и странам. Собрать таких людей на нишевой конференции нереально без общей идеи. Один из способов — иммерсивные ивенты с душевными концепциями. Мы с командой Иннополиса подумали: а что, если собрать дизайнеров и мобильщиков со всего мира на общей виртуальной даче у костра? Показываем, что у нас получилось.

Мы в ITD Agency 10+ лет помогаем IT-компаниям креативно привлекать лучших спецов с рынка и повышать узнаваемость бренда. Инструментов в нашем арсенале много: тут и IT-ивенты, и PR-кампании, и креативные тимбилдинги, и спецпроекты. В этой статье рассказываем, как организовали гибридную офлайн-онлайн-конференцию для Иннополиса — от креативного концепта до реализации проекта.

В 2020 году мы вместе с Иннополисом провели образовательное онлайн-шоу IT Nights, которое собрало почти две тысячи разработчиков и бомбануло на всё ИТ-сообщество. Это было круто, но для нового ивента мы решили повысить планку и сделать нетипичный гибридный формат: соединить офлайн и онлайн и сделать всё интерактивным. Чем себя и закопали.

Пришлось параллельно готовить два отдельных мероприятия с разными юзерфлоу участников. Этой задумкой подготовку умножили на два — по сложности, команде и бюджету. Но от идеи не отказались.

Лучше всего под задачи Иннополиса подходили иммерсивные техники — когда с помощью визуала и интерактива мы погружаем участников в единую концепцию. Конференция была в мае, поэтому концепцию решили строить вокруг темы майских каникул и отправить всех «на дачу».

Ведь дача — место, где стараешься как можно быстрей переодеться в самую удобную одежду на свете, где печеньки всегда вкуснее, а подушка мягче. Название «Мир. Труд. Мобайл» максимально мэтчилось с майскими праздниками.

Сначала мы целились только в аудиторию мобильных разработчиков — Android, iOS, кросс-платформа. Но потом поняли, что мобильные разработчики всегда работают в плотной связке с UX/UI-дизайнерами, и решили объединить два стека в одной конференции.

Это оказалось удачным решением: на конференции темы докладов пересекались, а на афтепати получилось идеальное комбо для нетворкинга — разработчиков и дизайнеров было почти поровну.

В программе выделили три образовательных направления: мобильная разработка, дизайн и QA. По каждому направлению был программный комитет, который отбирал спикеров, смотрел доклады и составлял программу. Темы брали самые горячие: iOS, Android, разработка кросс-платформенных приложений, QA, UX/UI-дизайн, оптимизация и архитектура приложений, AR/VR.

На «Мир. Труд. Мобайл» мы очень хотели привезти крутого хедлайнера-суперзвезду, чтобы прокачать ноунейм-конференцию, показать уровень спикеров и повысить конверсию участников конференции. Им стал Эвелио Таразона из WA, Instagram и Facebook *. Он выступил на конференции и был в восторге от организации и нетворкинга — не хотел уезжать из Иннополиса.

Программа делилась на офлайн- и онлайн-форматы. Офлайн сначала хотели организовать под открытым небом: встречать закат во время трансляции, а закончить вечеринкой под звездами с гитарой и костром. Но потом поняли, что переменчивая погода Иннополиса может нам всё зарубить, и решили делать в офисном помещении. Заодно сыграли на парадоксе, что внутри офиса у нас будет дачная атмосфера.

Для оформления офиса отбирали дачные атрибуты в фирменных цветах — тележки, лопаты, лейки, скамейки, сапоги. Сначала хотели еще больше вовлечь офлайн-участников: например, в разных локациях переодевать их в дачную одежду, давать в руки вилы во время лекций, но решили так сильно не напрягать гостей. В итоге эмоциональную часть офлайна сконцентрировали на дизайне локаций и активностях.

В офлайне главные сложности — технические и логистические, потому что конференция шла одновременно в четыре потока. Нужно было продумать сценарий каждого из них, организовать режиссеров, операторов, контентщиков, обеспечить звукоизоляцию в каждом помещении.
Чтобы все потоки объединить в единую дачную тематику, мы пригласили ведущих. Они общались с гостями и спикерами, переодевались в дачную одежду, развлекали участников вопросами и шутками.

В офлайне участие было платным. В него входили проживание, питание, трансфер, экскурсии по городу и афтепати. Всех участников добавляли в телеграм-канал, чтобы помочь сориентироваться в пространстве конференции: выкладывали расписание лекций и воркшопов, карты для навигации по кампусу, анонсы активностей. Там же гости могли постучаться в службу поддержки и быстро получить помощь от организаторов.

После конференции организовали посиделку возле диджитал-костра, на которой спикеры и участники пели под гитару переделанную песню на манер Батарейки

У онлайн-участников доступ был бесплатным. Для них мы подготовили платформу: взяли готовый скелет и кастомизировали под фирменный стиль конференции. Чтобы онлайн-участники не скучали в перерывах и вовлекались в мероприятие, для них тоже организовали активности. Были отдельный чат для зрителей, возможность задать вопрос спикеру в прямом эфире, реакции с эмодзи в дачном стиле, голосования в прямом эфире и стенды партнеров.

Когда проанализировали трафик и вовлечение, увидели, что сервисы активно пользовались спросом. Люди с радостью реагировали на полезные инсайты с помощью реакций, общались в чате и искали друзей в своих городах, заходили в отдельные вебинарные комнаты, чтобы пообщаться с понравившимся спикером с глазу на глаз, и молниеносно сметали подарки.

Мы готовились к тому, что айтишники положат платформу, уже проходили такое на IT Nights в 2020 году. Заготовили заглушки, продумали план, как будем действовать, усилили техподдержку на платформе, а в итоге проблема случилась из-за ковролина в лекториях.

На репетициях всё было хорошо. А когда по ковролину начали ходить участники, статическое электричество перебивало сигнал — и в трансляции были помехи. Мы быстро сориентировались и положили под камеры коврики, чтобы убрать помехи.

Маркетинговую стратегию строили на работе с узким комьюнити мобильных разработчиков и дизайнеров. Коллабились с сообществами, каналами, чатами в Телеграме, ВК и отдельно запускали таргет, готовили спецпроекты в СМИ.

На офлайн у нас было ограничение до 200 мест, поэтому мы продавали билеты через компании, стучались к эйчарам в чатах и презентовали идею дачных выходных для сотрудников. В итоге общий PR-охват аудитории проекта — почти 7 млн человек из 12 стран.

Чтобы привлечь аудиторию и погрузить ее в дачную концепцию, готовили ролики для ютуб-канала Иннополиса и таргетировали ее на IT-аудиторию. Ролики снимали в офисном здании, поэтому пришлось дополнительно покреативить из-за ограничений. Например, для этого ролика нужен был дым от мангала, но дым-машину использовать нельзя из-за пожарной сигнализации.

Получилось далеко не с первого раза — через десяток дублей с такой дым-машиной у нас «отъехало» полкоманды. Зато ролик получился крутой, сами посмотрите.

В конце каждого мероприятия мы собираем обратную связь с участников. Душевная дачная концепция «Мир. Труд. Мобайла» попала в сердечко всем участникам и спикерам. Дизайнеры заценили фирменный стиль и детали концепта. Разработчики — крутые доклады и возможность пообщаться со спикерами лично: мы сделали беседку со спикерами по холиварным темам.

Но и без негативных комментов не обошлось: например, на кофе-брейки отвели мало времени, чтобы онлайн-участники не заскучали, а в ответ получили негативные отзывы из офлайна. Теперь не боимся делать длительные перерывы и для офлайн-, и для онлайн-участников — и все довольны.

«Мир. Труд. Мобайл» — наша первая гибридная конференция, на которой мы набили свои шишки. Вот что рекомендуем учитывать, если решите провести нишевое событие или объединить географически распределенную команду на одном мероприятии.

• Организуйте две полноценные технические команды под руководством одного режиссерского центра. Офлайн-команда реализует и продумает путь участника и продакшен, распределит потоки, учтет все нюансы в точках касаниях взаимодействия с участниками. Онлайн-команда выстроит работу с платформой, настроит UX, проведет тесты, подсветит риски нагрузок, перепроверит всё даблчеками, склеит свою работу с режиссерской группой и выйдет в эфир на твердых ногах.
• Делайте акцент там, где больше аудитория. Если приходится выбирать между красивой картинкой или удобством для офлайн-гостей, смотрите, где больше аудитория. На этом проекте мы делали акцент на онлайн-трансляции, так как поток людей там был выше. Офлайн же участники оказались реальными зрителями съемочного процесса и иногда могли подсмотреть бэк процесса — как в backstage-шоу «Вечерний Ургант».
• Выбирайте интересные темы и спикеров. Иначе ивент не спасет даже мегакреативная концепция. Наш программный комитет постоянно качает мышцу насмотренности: мониторит зарубежные конференции, подкасты, смотрит айтишные чаты, следит за тем, что обсуждают. Дополнительно мы проводим опросы и интервью среди целевой аудитории айтишников.
• Выбирайте механики, которые вовлекают и удерживают внимание. Например, опросы, которые влияют на происходящее вокруг, голосования в прямом эфире, поиск пасхалок.
• Не экономьте на команде. Перед проектом пропишите задачи и закрепите за каждой из них отдельную команду и ответственного, который будет ее контролировать. Это поможет избежать хаоса и факапов. Например, мы внедряем систему управления по Scrum. Она помогает эффективно распределить ресурсы, чтобы команда не выгорала и двигала проект.

Поделитесь креативными идеями, что еще вы хотели бы видеть на IT-даче?