Как мы автоматизировали конвейер коммуникаций в компании с помощью платформы Newsroom

В один момент мы поняли, что информации, с которой мы работаем каждый день, стало очень много. Как настоящие айтишники, мы разработали собственный продукт, который облегчил нашим PR-менеджерам жизнь, — платформу создания и доставки контента Newsroom. Делимся нашим опытом в статье.

Как у нас работает система коммуникаций

В True Engineering созданием как корпоративных новостей внутри, так и медиаматериалов для внешней аудитории занимается PR-отдел. В отделе есть и копирайтеры, и аналитики, и стратеги. Каждый специалист может глубоко вникать в процессы и хорошо писать.

Мы разделяем внутренний и внешний PR. Если кратко, то:

· Внутренний PR нацелен на сотрудников и учредителей – еженедельное корпоративное новостное издание, которое мы называем «Сводка», корпоративный портал, внутренний телеграм-канал, корпоративные email-рассылки, офис и его оформление.

· Внешний PR у нас немного различается для клиентов и кандидатов, но электронные ресурсы и каналы дистрибуции в общем и целом одни и те же – сайт, соц.сети, блоги, новостные дайджесты по клиентам, мероприятия.

Контент-план, как правило, формируется из ожидаемых событий – приезд в офис клиентов, внутренние и внешние мероприятия с нашим участием, большие релизы, интересные технические решения, внедрение новых технологий и т.д. Дополнительно мы закладываем в план статьи про новичков в компании, старших руководителей и отличившихся специалистов, интересные кейсы из жизни с нашими ценностями. Все это является поводом для корпоративной новости.

Как работает конвейер новостей

Основой для создания контента является внутренняя атомарная новость в корпоративное еженедельное издание – «Сводку». Уже больше 10 лет мы бережно развешиваем «Сводку» по утрам понедельника в офисе и рассылаем в электронном виде на всех сотрудников компании.

Специфика нашего бизнеса – крупные клиенты и большие продукты, развитие которых идет длительно и непрерывно. С помощью новостей в «Сводке» мы сохраняем «историчность» и продолжаем рассказывать о том или ином продукте в контексте единой длинной истории.

Затем именно эти новости берутся за основу 90% последующего контента для написания статьей в блог, дайджестов, социальных сетей и т.д.

Поставив процесс на рельсы, мы осознали, что его нужно автоматизировать. Мы хотели решить понятные и довольно простые бизнес-задачи:

• Сохранение истории. Контент создается годами, и было бы идеально его хранить в одном месте. Если люди увольняются, то результат труда не пропадет.

• Быстрая фильтрация новости по теме, чтобы «продолжить историю» в ближайшем выпуске новостей.

• Совместная работа нескольких человек в финальной версии контента.

• Автоматическая сборка корпоративной «Сводки», состоящей из атомарных новостей.

• Автоматизация дистрибуции по разным каналам и разным аудиториям.

• Категоризация (теги) контента и его отображение в нужных каналах связи с учетом прав и категорий.

Корпоративная платформа коммуникаций

Newsroom решает задачи шире, чем автоматизация корпоративного издания. Основные компоненты решения:

1. Централизованное управление новостным контентом для различных каналов дистрибуции

2. Поддержка корпоративной редакционной политики

3. Готовые шаблоны

4. Поддержка галереи корпоративного визуала для основных направлений контента

5. Возможность быстро собирать новостные дайджесты за разный период времени

6. Высокий уровень информационной безопасности

Изначально архитектура была микросервисной, и мы на старте разработки продумали ее размещение как в ИТ-экосистеме заказчика, так и в облаке. Плюс предусмотрели инструменты интеграции и масштабирования. Верхнеуровнево архитектура выглядит так:

Newsroom имеет на своем борту всю необходимую функциональность для работы с конвейером контента:

• Авторизация и аутентификация. Поддержка SSO.

• Настройка тегов, аудиторий и прав доступа.

• Поддержка общей галереи изображений в различных разрешениях – баннер для превью, основной баннер и т.д.

• Поиск и фильтрация новостей по ключевым словам, периоду публикации, категории, аудитории, клиенту, продукту и т.д.

• Создание/редактирование/удаление новости в WYSIWYG редакторе, ее картинок, тэгов, прикрепленных файлов, периода публикации, аудиторий и каналов дистрибуции. Поддержка черновика и предпросмотра перед публикацией.

• Создание/редактирование/удаление составной новости («Сводки»). Указание порядка новостей и уникального оформления.

• Backend for frontend (BFF) – API для работы мобильного приложения.

• API для дистрибуции контента во внешние системы.

• Формирование ленты из N последних как в неавторизованном режиме и показа общих новостей, так и в авторизованном – лента формируется персонально для каждого с учетом прав доступа.

• Web-виджеты для встраивания во внутренние порталы и внешние сайты с показом соответствующей ленты новостей.

• Сервис Push-уведомлений.

• Сервис Email-рассылок.

Каналы дистрибуции, которые поддерживаются по умолчанию:

• Электронная почта сотрудников

• Электронная почта внешних получателей

• Мобильное приложение iOS, Android

• Корпоративный портал

• Сайт компании на Directus

• PUSH уведомления

Мобильное приложение на iOS и на Android для читателей у нас тоже есть. Оно может работать для каждого пользователя в двух режимах:

• В анонимном режиме и показывает открытые, т.е. публичные, новости для всех,

• В авторизованном (закрытом) режиме, когда под каждого пользователя формируется лично его лента новостей с учетом его ролей, в какие аудитории он попадает и учетом прав на просмотр каждой новости.

В этом случае приложение интегрировано с корпоративным identity provider’ом и требует обычный корпоративный вход. А чтобы каждый раз его не вбивать можно открывать приложение пин-кодом или отпечатком пальца.

Полезные бонусы к платформе

Одно дело – создать решение, другое – научить с ним работать пользователей и заложить в него возможности для потенциального развития. Что мы для этого предусмотрели:

1. Презентация «Руководство администратора» для новых PR-менеджеров и тех, кто в работе будет использовать платформу.

2. Мы подготовили и наполнили галерею изображений под основные виды контента с учетом требования брендбука. Наши дизайнеры готовы и для вас подготовить и рассказать/показать вашим специалистам, как управлять разрешениями, пакетами картинок, привязкой к тэгам и т.д.

3. Руководство по написанию, оформлению и дистрибуции новостей с учетом принятых практик в компании. Мы написали его для себя и знакомим всех менеджеров, работающих с внешним миром – PR, HR, руководители проектов и т.д. Для некоторых клиентов мы совместно с ними проработали и внедрили редполитику там, где это требовалось.

А где еще работает наше решение?

Newsroom с некоторыми модификациями была внедрена для коммуникаций с агентской сетью в одной из крупнейших авиакомпаний. Агентская есть – это несколько сот юридических лиц и более 20 тысяч кассиров, продающих ежедневно билеты и услуги. Так что вопрос доставки целевой информации в нужные аудитории далеко не праздный. При внедрении мы четко решали поставленные бизнес-задачи:

• Рассылать информационные рассылки, автоматические персональные уведомления, технические сообщения о работе ИТ-систем.

• Упростить подготовку контента, обеспечить контроль фирменного стиля и редакционной политики.

• Автоматизировать управление подписками и каналами доставки контента.

Решение было доработано для поддержки специфического контента, как расписание авиаперевозок и представление его и тарифов непосредственно в новости, и в рамках поставки мы разработали совместно с представителями авиакомпании ред.политику, которая лежит в основе работы менеджеров.

Что нужно, чтобы внедрить, и сколько времени это займет?

В базовом варианте доработка и внедрение решения займет от 2 до 4 месяцев. Решение может быть развернуто и интегрировано внутри корпоративного ИТ-периметра, а может быть предоставлено в виде облачного сервиса по подписке.

Дорожная карта состоит из нескольких шагов:

1. Развертывание решения

2. Настройка авторизации пользователей

3. Наполнение справочников (тэги, темы)

4. Настройка каналов публикации: сайт, корп. портал, приложение

5. Стилизация: шаблона новости, страниц портала администрирования, виджетов

6. Обучение ключевых пользователей

7. Разработка редполитики или руководства работы с новостями, если есть такая необходимость

На выходе вы получите не только само решение как набор каких-то функций, но первоначальное наполнение галереи, шаблонов, аудиторий, а также группу обученных пользователей и сопроводительную документацию. В продукт можно добавить любые другие каналы дистрибуции в зависимости от ваших потребностей.

Связаться с нами можно по email или через форму обратной связи на сайте: