Как выйти из операционки и почему это важно: 5 шагов и практические советы

Доскональное знание бизнеса – обязанность руководителя, но погружение в операционку часто приводит к проблемам. Наиболее типичная – невозможность вывода компании на принципиально новый уровень из-за нехватки времени.

Разбираемся:

· почему стоит выпустить бизнес из-под контроля;

· какие задачи должен решать руководитель, а что можно делегировать;

· как выйти из операционки за 5 шагов;

· какие есть подводные камни.

Валова Анастасия - эксперт по систематизации бизнеса с опытом работы более 10 лет. Мы с командой помогли выстроить структуру и бизнес-процессы более чем в 100 компаниях. Помогаем обучить сотрудников действовать так, чтобы делегирование задач приносило только пользу.

Операционка в общем смысле – это текущие задачи, требующие решения на регулярной основе. Речь о насущных вопросах и проблемах, актуальность которых сохраняется всегда. Простым примером можно считать оплату телефонии или пополнение корпоративных карт сотрудников. И когда всем этим и другими подобными делами занимается руководитель, он погружается в операционное управление.

Считать операционку плохой несправедливо. Вовлеченность в нее руководителя – это хорошо. Но при условии чрезмерной погруженности в операционные задачи развитие бизнеса начинает страдать: руководитель занимается не тем, чем нужно. Поэтому их нужно максимально автоматизировать и делегировать.

Руководитель буквально обязан прикладывать усилия только к тому, что может вывести бизнес на новый уровень. Но для этого нужно выйти из операционки.

По очевидным причинам руководитель должен отказаться от операционной деятельности. Если не в полной мере, то в той ее части, которая может быть делегирована подчиненным. Если выпустить бизнес из-под контроля, быстро обнаружатся следующие позитивные эффекты:

· высвобождение времени для запуска новых направлений;

· исключение потребности в решении десятков простых задач, с которыми могут работать подчиненные;

· обеспечение ускоренного развития бизнеса вследствие вовлечения руководителя в важную работу.

И все это подтверждается реализованными мной и нашей командой проектами. Собственник вовсе не обязан делать все и сразу.

Без грамотного руководителя не обходится ни один бизнес. Но это не значит, что он должен делать работу, которая может быть выполнена усилиями подчиненных. Сразу отмечу, что полный выпуск из-под контроля – не панацея. Потому что, скажем, руководство невозможно без анализа результатов. Но для этого есть недельные, месячные и годовые отчеты.

Вот какие задачи, о чем говорит моя практика, лучше сохранять руководителю:

· постановка целей и задач. Остальные сотрудники фирмы должны добиваться результатов;

· предложение идей. Специалисты же должны воплощать их;

· инвестиции. Только руководитель, знающий свой бизнес, способен грамотно управлять финансами;

· управление. Сама профессия руководителя буквально предполагает грамотный менеджмент.

Так, ни в одном из вероятных сценариев операционка не должна быть уделом собственника бизнеса. Для соответствующей деятельности и существуют подчиненные.

Добрались до главного. Если вы, как и я, признаете тот факт, что из операционки нужно выходить, то вот простая пошаговая инструкция:

1. Распределите процессы по критерию важности по группам и установите зоны ответственности. Речь о том, что отдельные типы задач требуют закрепления за профильными подразделениями или специалистами.

2. Обеспечьте регулярный сбор данных и планирование. Для первого подойдет CRM, для второго – анализ результатов на фоне постановки новых целей и задач.

3. Контролируйте и наблюдайте. Любая продвинутая CRM-система позволяет делать это результативно.

4. Назначайте новых менеджеров и формулируйте дополнительные миссии. Данный шаг необходим, когда компания развивается и появляются новые отделы, подразделения. Каждый должен управляться компетентным менеджером, понимающим, какая именно глобальная цель стоит перед ним и подчиненными.

5. Выбирайте преемника. Этот шаг – апогей. Он характерен для случаев, когда с бизнесом все настолько хорошо, что планируется реализация нового стратегического направления, участие в котором руководителя – обязательный момент. Поэтому базовый бизнес потребует назначения грамотного преемника. Пусть и временного. Лучше выбирать из числа топ-менеджеров, успевших себя зарекомендовать.

Моя практика позволяет утверждать, что на каждом из представленных шагов равновероятны однотипные трудности. При распределении процессов, например, руководитель может некорректно их сгруппировать и возложить соответствующие задачи не на нужное подразделение.

Еще одна трудность связана с недостаточным владением выбранной CRM-системы. Руководители так называемой старой школы не всегда могут контролировать и наблюдать за подчиненными посредством компьютера и анализа цифровых данных.

А при выборе менеджеров для новых отделов и преемника проблем еще больше. Некоторые руководители не хотят отпускать бразды правления и погружаются, таким образом, в операционку. С головой. И это негативный момент.

Мы с командой прекрасно знаем, как устранить эти и другие трудности еще на этапе потенциального возникновения. И это проще, чем кажется.

По очевидным причинам, скажем, из-за распространенности и положительной истории использования, целесообразны:

1. Bitrix24. Комплексность, продуманность, функциональность – основные достоинства.

2. A2B. Качественный продукт. Разработан в России. Есть все важные функции.

3. AmoCRM. Отличительные характеристики – простота и надежность. Многие предприниматели отдают предпочтение данному варианту.

4. «Мегаплан». Это хорошее решение для крупного бизнеса. Но разобраться будет относительно сложно.

5. «Простой бизнес». Сервис хорош, но ограниченность функционала позволяет использовать его только владельцам салонов красоты, розничных торговых точек, спортивных залов и подобных предприятий.

Операционка – это нормально. Но она мешает бизнесу развиваться. Операционные задачи требуют максимальной автоматизации и делегирования. Задача руководителя – обеспечение развития компании и проработка стратегий.

Если есть трудности с выходом из операционки и нет понимания, как делегировать задачи и кому, мы готовы помочь. Я и команда подготовим полноценный кадровый резерв и разработаем систему обучения и развития специалистов, которые смогут грамотно и без ошибок решать операционные задачи.