Кейс: как создание личных кабинетов позволило автоматизировать бизнес-процессы компании и увеличить производительность сотрудников

Оптимизация и автоматизация внутренних бизнес-процессов становятся стратегически важными шагами для повышения эффективности компаний. Эти меры позволяют улучшить коммуникацию между сотрудниками, оптимизировать использование ресурсов, повысить производительность персонала, снизить вероятность ошибок и повысить уровень обслуживания клиентов. И это далеко не все преимущества автоматизации.

В этой статье мы, компания DIGIMATIX, расскажем о том, как создание новых личных кабинетов помогло увеличить производительность сотрудников нашего клиента.

С данным клиентом мы прошли долгий путь: наша команда разработала для него большой портал по онлайн и оффлайн продаже инжиниринговых систем и оборудования. Но наша работа не ограничилась только созданием, в настоящий момент мы обеспечиваем поддержку и постоянную доработку интернет-ресурса.

Недавно клиент обратился к нам с новой сложностью: сотрудники разных должностей работают в разных системах контроля и учета, а все внутренние бизнес-процессы не полностью автоматизированы. В общей сложности у сотрудников было 7 разных систем, включающих в себя 1С-Бухгалтерию, Битрикс24, портал с личным кабинетом на базе 1С-Битрикс, систему отчетов PowerBI и другие.

Наш клиент понимал, что разрозненность затрудняет работу персонала и замедляет бизнес-процессы из-за необходимости постоянного переключения между системами.

Поэтому перед нами встала интересная задача: создать единую экосистему, которая объединит всех сотрудников и данные, обеспечивая эффективный и согласованный рабочий процесс.

Ключевым требованием клиента стала интеграция основных рабочих процессов в рамках портала. После проведения анализа внутренних бизнес-процессов и сбора обратной связи от сотрудников, мы предложили создать индивидуальные личные кабинеты для основных категорий сотрудников.

В результате были представлены три типа личных кабинетов, которые учитывают функциональные требования и роли, а именно:

Каждый из них адаптирован к конкретным потребностям соответствующей категории сотрудников и обеспечивает повышение эффективности рабочих процессов внутри компании.

Менеджер играет одну из ключевых ролей в организационной структуре компании. Его основные обязанности заключаются в управлении заказами и постоянной коммуникации с клиентами. Менеджеру важно быстро реагировать на изменения и обеспечивать высокий уровень обслуживания, поэтому при разработке личного кабинета мы учитывали эти аспекты. Личный кабинет менеджера стал мощным инструментом управления, который позволяет выполнять все основные задачи без необходимости постоянного переключения между различными системами, такими как сайт, 1С-Бухгалтерия, CRM-система и система электронного документооборота. В рамках кабинета было внедрено множество полезных функций, но мы расскажем о двух ключевых.

Гибкое управление заказами

В личном кабинете менеджера появилась функция, которая позволяет создавать и редактировать заказы клиента без его прямого участия. Клиент может связаться с менеджером, отправив сообщение или сделав звонок, и менеджер самостоятельно формирует заказ в личном кабинете. При создании заказа менеджер видит всю необходимую информацию в своем личном кабинете: сведения о доставке, количестве товара на складе, аналоги, если товара нет в наличии. Для подтверждения заказа используется аутентификация посредством СМС-сообщения. Данные о созданном заказе автоматически передаются в систему 1С-Бухгалтерия и отображаются в личных кабинетах клиента и руководителя. Кроме того, при создании заказа через личный кабинет менеджера автоматически формируется счет на оплату. В случае успешной оплаты менеджер и клиент получают уведомления в своих кабинетах.

CRM-система

В личном кабинете менеджера мы также реализовали функционал, который фактически является CRM системой. Он структурирован на две основные группы: "Клиенты" и "Заказы".

В разделе "Информация о клиентах" сотрудник имеет возможность просматривать и редактировать основные данные о клиентах: название юридического лица, ИНН, процент скидки, лимиты и отсрочки платежа, контактные номера и адреса. Вся информация о новых клиентах и внесенных изменениях в существующие профили автоматически отправляется на согласование руководителю. После согласования данные автоматически передаются в 1С-Бухгалтерию.

В разделе "Заказы" хранятся все данные о заказах по всем клиентам. Менеджер легко может найти нужный заказ, используя разнообразные фильтры (по дате, номеру заказа, названию юридического лица, сумме заказа или статусу). Кроме того, в этом разделе менеджер может ознакомиться с подробной информацией о заказе, увидеть историю изменений и узнать, кто совершил заказ (менеджер или клиент).

В компании нашего клиента руководитель скорее является ведущим региональным представителем, ответственным за координацию работы в своем регионе. В его подчинении 30 и более менеджеров. Их работа связана с обработкой большого объема информации, поэтому при разработке личного кабинета руководителя мы сосредоточились на удобстве доступа к информации и анализе эффективности работы. Личный кабинет руководителя имеет аналогичный функционал с личным кабинетом менеджера, а также ряд дополнительных возможностей, о которых мы расскажем ниже.

Согласование

В личном кабинете руководителя реализован функционал, позволяющий согласовывать информацию о лимитах, % скидки и отсрочках для клиентов. Также в этом разделе руководитель может назначить менеджера главным за того или иного клиента одним кликом мышки, а менеджеру придет уведомление об этом.

Своя CRM-система по менеджерам

В личном кабинете руководителя есть раздел, в котором он может посмотреть информацию о всех менеджерах, состоящих у него в подчинении. В этом разделе он может посмотреть следующую информацию: ФИО, номер телефона, e-mail, логин и пароль его учетной записи.

Статистика

Также еще одним важным инструментом является раздел статистики по работе менеджеров. В этом разделе собирается статистика и формируются автоматические отчеты по следующим критериям:

Помимо интернет-магазина, у клиента существуют и розничные точки продаж, которые нам также надо было охватить. В отличие от кабинетов онлайн-магазина, для личного кабинета нужен был принципиально новый функционал, который мы также реализовали в рамках портала.

Продажа товара

Кассир может продать товар клиенту только зайдя в свой личный кабинет. При этом, если у клиента также есть личный кабинет, то кассир добавляет его в заказ и автоматически происходит расчет скидки. Если у клиента нет личного кабинета, то кассир может на месте предложить создать его.

Единая база всех проданных товаров

Через личный кабинет кассир может зайти в базу всех проданных товаров. В ней он может посмотреть информацию о всех совершенных заказах (онлайн и оффлайн), а также увидеть каким способом была совершена оплата.

Возврат товара

Также через личный кабинет, кассир может частично или полностью произвести возврат товара. При совершении возврата, автоматически подтягивается стоимость, положенная к возврату и способ оплаты этого товара. Вся информация о совершенных возвратах автоматически передается в 1С.

Также в этом разделе, кассир видит информацию о гарантии. Если, например, товар не подлежит возврату, он увидит информационное сообщение об этом.

Мы уже говорили о том, что в рамках этой статьи мы рассказали лишь об одной задаче. Но помимо этого, нами был разработан портал с нуля. В рамках него мы реализовали много сложных и интересных задач, а также множество личных кабинетов. Коротко расскажем об еще 3х личных кабинетах, которые наша команда разработала.

В настоящий момент, прошел месяц с полноценного запуска личных кабинетов и мы получили первые результаты работ:

После тщательного тестирования личных кабинетов, мы с клиентом разработали roadmap по развитию проекта на 2 года.