Кейс: «Как юридической компании с помощью чат-бота сократить приемку квартир в новостройках до 15 минут?»

В статье рассказываю, как с помощью чат-бота удалось сократить приемку квартир и автоматизировать создание готового отчета, который можно сразу перенаправлять клиенту. В конце статьи я добавил ссылку на видеообзор с функционалом чат-бота.

Юридическая компания, которая занимается взысканием неустоек с застройщиков за задержки или некачественный ремонт в Москве. Компания также предлагает услуги по приемке квартир, помогая покупателям недвижимости выявлять недостатки в новых квартирах и добиваться их устранения или компенсации.

Основная задача – создать чат-бот, который облегчит и ускорит процесс регистрации недочетов при приемке квартиры. Чат-бот должен включать шаблонные формулировки для каждого вида недочетов, чтобы приемщик в конце процесса получал готовый PDF-документ с корректными формулировками недочетов, подписями, данными компании и клиента.

До внедрения чат-бота процесс выглядел так: приемщик записывал все недостатки вручную в заметки или на листок, затем вносил их в ноутбук и, пользуясь Microsoft Word или Google Docs, создавал отчет. Это было долгим, трудоемким процессом, в котором часто допускались ошибки в формулировках и оформлении.

Внедрение чат-бота позволило сократить время на заполнение акта с 60 до 15 минут. Приемщик получил возможность быстрее и эффективнее фиксировать недостатки, что снизило время пребывания на одном объекте и увеличило общее количество принимаемых объектов за день.

Также чат-бот исключает возможность ошибок в формулировках и дает компании предоставлять клиентам качественно оформленные документы.

Процесс реализации проекта можно разбить на несколько этапов:

Этап 1. Составление технического задания (ТЗ)

Основной сложностью было создание корректного ТЗ, так как объем возможных недостатков огромный. Их нужно было сперва собрать в единый список, затем рассортировать по разделам. Внутри чат-бота нужно было предусмотреть возможность ручного ввода замечаний и продумать функционал по формированию отчета.

Вот такая майндкарта с замечаниями у нас получилась:

Внутри карты лежит 1638 тем, из которых 110 – это разделы, а 1528 – это замечания, которые приемщик может выбрать в процессе приемки квартиры.

Этап 2. Выбор инструментов

У компании уже была зарегистрирована учетная запись в Salebot.pro (конструктор чат-ботов) и ежемесячно оплачивался тариф. Поэтому мы решили собирать основную часть проекта на нем.

Создание отчетов решили делать на базе Google Workspace: Google Docs и Google Диск. У них очень хорошее API и много возможностей. Обычно я не люблю Google за их лимиты на обращения, но здесь их будет не так много, так что все ок.

Чтобы интегрировать чат-бот с сервисами Google Workspace, я использовал решение от n8n.io. Сервис n8n.io был развернут на собственном сервере. Это позволило нам сделать практически бесплатную (стоимость аренды сервера – 300₽/мес), стабильную и надежную интеграцию. Так же с его помощью автоматизируются разного рода мелкие задачи.

Благодаря тому, что n8n.io развернут на собственном сервере, компании удается экономить от 2000₽ в месяц.

Этап 3. Реализация чат-бота и интеграция с Google Workspace

Процесс реализации бота и интеграции с Google Workspace прошел гладко. Я постарался собрать схему таким образом, чтобы в дальнейшем ее было легко модифицировать и добавлять новые разделы и замечания.

Для сотрудников прямо внутри бота была написана короткая инструкция по корректному пользованию, чтобы они могли буквально с первого раза влиться в процесс.

Этап 4. Запуск и исправление ошибок

Каждый разработчик знает, что в момент запуска ошибки - нормальное явление. Поэтому я всегда после запуска проекта предоставляю клиенту 2 недели бесплатного сопровождения, в течение которого нахожусь на связи и оперативно исправляю все ошибки.

После одного месяца пользования ботом, мы поняли, что забыли добавить функцию по внесению корректировок. Через 3 дня чат-бот был модифицирован и получил возможность редактирования уже сформированных отчетов.

Можно вносить корректировки в абсолютно любое место и заново формировать его.

У нас получился чат-бот, который помогает записывать все недочеты в процессе приемки квартиры и потом формировать отчет в Google Docs и PDF форматах с автоматическим сохранением на Google Диске компании, обеспечивая удобное хранение и доступ к ним в любое время.

У нас получилось сделать чат-бот, который реально решает конкретную бизнес-задачу.

Приемщики получили возможность быстрее и эффективнее фиксировать недочеты, что снизило время работы на объекте и улучшило общий процесс взаимодействия с клиентами.

Как уже говорил выше, время на составление акта сократилось до 15 минут.

Также шаблонизация недочетов и автоматизация их заполнения позволила отправлять клиентам качественно оформленные документы, так как исключаются человеческие ошибки при формулировках.

Видеообзор функционала по этому чат-боту доступен у меня в телеграм-канале: https://t.me/nilevforce

Я решил взять отзыв от Арсена, который принимает квартиры и ежедневно пользуется чат-ботом, и вот, что он думает:

Если у вас есть вопросы или бизнес задачи, которые вы хотите решить с помощью бота, напишите мне в личные сообщения: @nlevchenko99

Подписывайтесь на мой телеграм-канал, в котором я публикую больше больше интересных кейсов и рассказываю про жизнь разработчика: @nilevforce