Как сделать сильную и вовлекающую онлайн-конференцию в IT (и где угодно)

По-честному, эту статью надо было написать два месяца назад. Техническую сторону организации онлайн-конференций мы уже тогда представляли себе неплохо, но кое-что нас останавливало: не нравилось, какими получаются конференции у всех вокруг, но не было ясности, почему. Мы наблюдали, анализировали, готовили свои мероприятия, спрашивали коллег и сравнивали их фидбек со своим ощущением. В результате поняли, что было не так — и готовы рассказать вам.

Что не так

В большинстве случаев всё качественно организовано и почти нет технических накладок, но по итогу участники совершенно не получают кайфа. По сравнению с временными затратами, пользы оказывается очень мало — ты весь день сидишь у ноутбука и внимаешь, а потом выясняется, что всю полезную информацию можно было бы рассказать за 30 минут. Выходит долго, утомительно и бессмысленно. Несмотря на это, мы продолжали верить, что онлайн-мероприятия могут и должны быть вдохновляющими и способны стать полноценной альтернативой офлайну, а не грустной заменой на время карантина.

Что мы поняли

Большинство мероприятий просто стараются перенести привычный формат офлайн-события в другой канал коммуникации (онлайн), не учитывая полную смену роли участника и существенное сокращение его возможностей. В онлайне все мы становимся интернет-зрителями — с нашим клиповым мышлением, привычкой к коротким форматам, возможностью ускорить и переключить любое видео или посмотреть его по частям (как часто бывает с любимыми длинными ютуб-интервью).

Было бы слишком громко заявлять, что мы пересобрали формат деловых мероприятий (хотя в контекстной рекламе или презентации, возможно, именно так и напишем), но, проанализировав свой и чужой пользовательский опыт, сделав выводы из некоторого количества своих и чужих онлайн-ошибок, нам удалось найти удачные решения и придумать работающие механики. Они довольно простые.

Вот они:

Сокращайте. Нет никакого смысла в длинных онлайн-событиях. Вспомните, зачем люди посещают конференции. Все любят вылезти из-за рабочего стола, сменить обстановку, завести новые знакомства, послушать харизматичных профессионалов. В онлайне воссоздать всё это ровно так, как бывало раньше, — невозможно. Мы все очень стараемся, но выходит всё равно не то. Давайте просто примем этот факт и потребности своего интернет-зрителя и будем отводить на онлайн-конференции не более 3, а лучше 1,5 часов в день. Если контента много, можно и нужно делать короткие включения несколько дней подряд.

Делайте выступления динамичными. В офлайне вы платите спикеру серьезный гонорар, и, конечно, поглазеть на него хочется подольше. Но в онлайне гонорар и затраты на спикера становятся ниже, а слушать его тяжелее — придите на помощь зрителю, не дайте ему соскучиться. Мы больше не можем позволить себе длинные доклады — возможностей перезагрузиться и поменять обстановку в онлайне куда меньше (даже во время интерактивов участник продолжает сидеть за ноутом), поэтому необходимо не перегружать слушателей и следить за лаконичностью и динамикой докладов. Мы предлагаем отводить на обычный доклад 10 минут, а на супер-хедлайнера — 20 (ок, если у вас Илон Маск — можно 30) минут экранного времени. Вам же нравится TED? Они уже всё давно придумали: 18 минут в среднем достаточно для того, чтобы аргументированно и остроумно высказаться, осветив проблему и удерживая внимание зрителя. Конечно, это потребует более серьезной подготовки спикера. Поэтому переходим к следующему пункту.

Работайте со спикерами. Вам предстоит адаптировать доклад к 10-минутному формату — и мы понимаем, что не каждый лектор легко на это пойдет. Важно чётко обозначить временные рамки и попросить уложиться в них с одной основной мыслью доклада, не отвлекаясь на остальное. Предложите спикеру свою редакторскую помощь в выделении главного и отказе от «воды». Очень важно убедить выступающего создать презентацию специально для выступления — по-прежнему одной из самых распространённых ошибок спикеров остаётся использование уже существующих, базовых презентаций на публичных событиях. Вам нужна чёткая, визуально-понятная презентация, дополняющая и иллюстрирующая тезисы лекции. Наш любимый вариант — когда докладчик соглашается сделать для нас черновик и поручить нам оформить всё это в фирменном стиле мероприятия.

Кроме того, стоит помочь каждому спикеру найти комфортный для него стиль подачи материала. Выступление в прямом эфире в непривычных условиях — из дома или из студии — и для опытного спикера может стать стрессом, а для обычного сотрудника компании, не привыкшего к публичным выступлениям, тем более. Поэтому мы предлагаем использовать разные форматы работы в прямом эфире: одному удобнее доносить мысль в диалоге с интервьюером, другой классно проявляется в баттлах, а третьему, чтобы раскрыться и уверенно вести доклад, нужны живые зрители в студии и возможность перемещаться. Сочетание этих и других жанров и формирование программы в зависимости от особенностей каждого лектора разнообразит событие и не даст зрителям утомиться.

В работе с удалёнными спикерами важно свести к минимуму их участие в технических вопросах и связанную с этим вероятность ошибки, поэтому мы используем «кнопочные» решения, которые позволяют нашему инженеру контролировать все технические параметры от и до. Заранее уточните у спикера, есть ли у него всё необходимое (микрофон, нужная скорость интернета, источник света) для выхода в эфир. Помните, что в день мероприятия вы должны связаться со спикером за несколько минут до начала его доклада — а в эфир он выводится уже полностью готовым, не тратя время на настройку микрофона и прочие мелочи.

Это — наши основные мысли, касающиеся механики событий и пользовательского опыта. Но есть и другие инструменты и общие правила, которые помогут сделать крутое деловое онлайн-событие.

Так, для создания яркого и профессионального контента, основную трансляцию со спикерами-хедлайнерами (главная сцена) мы рекомендуем проводить в студии. Декорации в фирменном стиле, профессиональный свет и звук, многокамерная съемка, возможность для спикера вести доклад в динамике — всё это создает эффект гладкой, простой для восприятия, по-хорошему телевизионной картинки.

Как дополнительно вовлечь аудиторию и интегрировать партнёров

С решениями для развлечения и нетворкинга, которые помогут отдохнуть от постоянного потока информации, небанально представить спонсоров и перезнакомить участников друг с другом сейчас непросто. Любая творческая идея в этой области требует хорошего понимания онлайн-возможностей, разработки специальных технологических решений или адаптации готовых. Весь мир (и мы вместе с ним) активно ищет новые способы. А пока расскажем, что мы уже используем и что работает для наших клиентов:

Сайт или мобильное приложение конференции тоже должны быть разработаны с учётом необходимости вовлечения:

Как выбрать платформу для трансляции

Технических решений на рынке десятки, некоторые отличаются совсем незначительно, но именно эти различия и могут стать важными. При выборе решения для проведения конференции стоит отталкиваться от конечных задач и целей: количества удаленных спикеров, участников, требуемого количества параллельных комнат/сцен/сессий, бюджета, индивидуальных особенностей. Часто необходимо комбинировать 2-3 решения — потому что у каждой параллельной сессии могут быть разные задачи. Мы протестировали самые популярные на сегодня платформы, но, чтобы не проводить полный сравнительный анализ в одной статье, просто расскажем, какие варианты уже подошли нам и нашим клиентам. Важно понимать, что универсальных решений нет — и мы продолжаем искать и тестировать новые сервисы, чтобы иметь возможность манёвра.

Для основной трансляции (главная сцена) и параллельных сессий (малые залы) мы тестировали несколько сервисов, после чего в наш личный топ вышли Fasecast и Etutorium. У последнего нам не угодил дизайн плеера — старомодный и неудобный — поэтому мы используем Facecast. Если у компании уже есть привычная корпоративная платформа для онлайн-встреч — например, многим нравится Webex — ее логично и оправданно применить и для конференции.

Для разговорных комнат с живым общением нам нравится Zoom. Изучив вопрос, мы поняли, что гарантированной защиты и идеальной системы шифрования сквозного видеопотока не предоставляет сейчас никто (вот в этой статье, например, всё прекрасно объяснили) — поэтому просто используем Zoom с соблюдением техники безопасности (например, не выкладываем ссылки на конференцию в открытый доступ, используем функцию «зал ожидания», ставим пароль конференции). Если «нерукопожатность» этого сервиса принципиальна для клиента, мы без проблем переходим на любой из аналогичных сервисов: GoToMeeting, Microsoft Teams, Google Hangouts, всем известный Skype и другие. Подобных решений очень много и с задачей групповой онлайн-беседы они справляются плюс-минус одинаково. Но — забавный факт: 21-22 мая на международной конференции Startup Village от Фонда «Сколково» для параллельной программы мастер-классов использовался именно Zoom, хотя организаторы совершенно точно могли бы позволить себе любое решение.

Переход в онлайн — не неизбежное зло. Это логичный и обоснованный шаг для всех современных и IT-компаний. Онлайн-события с нами надолго — они не вытеснят привычные форматы полностью, но станут полноценной альтернативой, а в некоторых кейсах — и лучшим решением. Мы думаем, что онлайн — это полноценная самодостаточная реальность, у которой есть свои минусы, но и свои инструменты, преимущества, возможности и образный язык, которыми нужно пользоваться!