Оруэлл в агентстве: зачем мы трекаем время и стандартизируем задачи?

В маркетинге и цифровой рекламе время — это не только деньги, это метрика успеха. Точный учет времени помогает не просто считать часы, но и делает работу прозрачной для всех участников процесса.

Трекинг времени — тема для споров. Некоторые считают, что он убивает творчество. Но на деле он дает ясность: все видят, сколько времени и на что уходит, и это помогает оценивать усилия без прикрас. Такой подход улучшает планирование, помогает оптимизировать ресурсы и повышает эффективность работы.

Стандартизация упрощает жизнь. Она снижает количество ошибок, ускоряет процесс адаптации новых людей и упрощает запуск проектов. Шаблоны задач помогают сделать так, что люди ничего не забудут и все сделают правильно с первого раза.

Стандартизация задач — это способ сделать работу команды более организованной и скоординированной.

Шаблоны задач: Создаем универсальные шаблоны для повторяющихся задач, что экономит время и уменьшает шанс ошибок.
Чек-листы: Каждый шаблон дополняется чек-листом для самопроверки, который гарантирует, что все пункты выполнены и ничего не упущено.
Регулярный пересмотр: Шаблоны регулярно обновляются и дополняются на основе обратной связи от команды, чтобы оставаться актуальными и полезными.

Быстрее в работу: Новички и временные сотрудники могут быстрее включиться в проекты без долгого объяснения каждой мелочи.
Меньше ошибок: Когда у всех одна инструкция на руках, меньше шансов на недоразумения и промахи.
Ускорение процессов: Когда меньше времени уходит на уточнения и исправления, проекты двигаются быстрее.

Эффективное управление проектами требует не только трекинга времени, но и глубокого анализа затрат и доходов. Вот как мы это делаем:

Процесс расчета:

1. Сбор данных: Каждый сотрудник фиксирует время, затраченное на проектные задачи.

2. Агрегация данных: Вся информация собирается в единую таблицу с подробными данными по каждому проекту.

3. Расчет стоимости часа работы: Определяется стоимость часа на основе зарплаты сотрудников, включая налоги и платежи. В расчетах учитываются только производственные часы. Формула стоимости часа:

4. Расчет затрат на проект: Умножение количества часов, потраченных на проект, на стоимость часа. Формула затрат на проект:

5. Определение прибыли и ROI: Разница между доходами и затратами дает прибыль; ROI рассчитывается как отношение прибыли к затратам. Формула прибыли:

Формула ROI:

Анализ ROI позволяет принимать обоснованные решения о дальнейшей судьбе проектов, определять приоритеты и корректировать управленческие стратегии.

На основе данных обычно есть всего три решения:

Повышение чека. Идем к клиенту и говорим, что, увы, вы не окупаетесь.
Резать работы. Опять же идем к клиенту и договариваемся о снижении части работ.
Оставляем все как есть, но для этого нужны веские причины. Например, бренд, который приносит новых клиентов. Или сотрудникам ну очень нравится работать с проектом. Отметим, что для полной картины у нас есть еще несколько показателей, которые мы считаем и определяем, что делать с клиентом. Но это тема для отдельной статьи.
Отказываться от клиента. Только не нужно это делать по-свински. Дайте клиенту время найти новых подрядчиков.

Трекинг времени и стандартизация задач — не просто меры контроля, а инструменты, которые делают нашу работу лучше и проще. Вот что мы выигрываем:

Трекинг времени: Он показывает, куда уходят часы, помогая нам видеть реальную картину и оптимизировать процессы.
Стандартизация задач: С ней меньше ошибок, быстрее процессы, каждый знает, что и как делать.
Анализ данных: Это наш компас в мире управления проектами. Позволяет не только видеть, что происходит сейчас, но и планировать, что будет дальше.

Это прямой путь к улучшению работы каждого и всей компании в целом.