Тайм менеджмент в агентстве: как вести множество проектов и не сойти с ума?

Управление временем в условиях многозадачности – “задача со звездочкой” для любого специалиста, но в сфере маркетинга это особенно важный аспект. Когда в одном агентстве сосредоточено множество проектов, важно наладить системы, которые позволят эффективно распределять ресурсы и усилия. Как это сделать?

Мы попросили руководителя SMM отдела Анастасию Лагерман поделиться своим опытом:

Как только в ваших руках окажется более 1 проекта (а в моем случае - это 10+ проектов), первым вашим шагом должно стать распределение задач по приоритетности. Вы никогда не сможете сделать все идеально и за один день, но вы можете начать с самых важных и “горящих” задач, постепенно переходя к менее важным и “ждущим”. Идеальной схемой на рабочий день для меня стала:

Важно! Если у вас есть проект, в котором редко поступают срочные и большие задачи, чат обычно молчит и вдруг появляется какая-то задача - сделайте ее в первую очередь. Такие клиенты больше других нуждаются в вашем внимании и участии!

Иногда мы хотим, чтобы в сутках появился дополнительный час (а лучше десять), чтобы все успевать. В условиях 9-часового рабочего дня все буквально валится из рук, и не знаешь, за что хвататься. Спокойно! Самое время составить расписание.Пройдя первый пункт нашего гида, у вас уже есть список приоритетности задач. Осталось разбить их по дням и часам. Здесь нужно подойти с умом: наверняка вы не напишете контент-план на месяц за 10 минут. А вот один пост - вполне реально.

Объективно оценивайте ваши силы и скорость работы, чтобы в конце дня не остаться с множеством невыполненных задач (особенно если вы уже пообещали их сделать - это не только покажет вас как безответственного человека, но и приведет к быстрому выгоранию и желанию уволиться - проверено на многих).

Для распределения времени на задачи многим удобно пользоваться таск-менеджерами: например, Asana или Trello. Мы, честно, пробовали внедрить такой формат в работу нашего агентства, но большинству коллег “не зашло”, все продолжали проверять и распределять задачи так, как им удобно.Например, конкретно мне удобнее всего отслеживать задачи по-старинке - в ежедневнике. Но это особенный подход, который подходит далеко не всем, вам нужно найти именно свой.

И еще один совет - старайтесь не нарушать дедлайны. Если есть возможность, предлагайте время дедлайна сами, подстраиваясь под вашу нагрузку (но это время должно быть адекватным и соразмерным задаче)

Помните о том, что время – ваш главный ресурс. Нельзя все делать самостоятельно, и успешные маркетологи знают, что командная работа – ключ к успеху. Каждый член команды должен быть вовлечен в процесс и понимать свои обязанности.

Этим, как правило, агентства и отличаются от SMM-фрилансеров: мы проводим глубокую командную работу с проектом, показывая лучшие результаты в максимально короткие сроки.

Практически не бывает так, что человек хорош во всем: фотосъемка, настройка рекламы, написание текстов, дизайн… Определитесь, в чем именно ваша сильная сторона и используйте ее по максимуму.

Но даже делегируя все перечисленные аспекты, практически невозможно вести одновременно такое большое количество проектов. Что мы сделали? Привлекли помощника. И это стало самым верным и выгодным вариантом для агентства.

В задачи помощника входит публикация уже готового контента в соц сетях и ответы на сообщения подписчиков. Это именно та работа, которую может выполнить практически каждый человек, хоть немного знакомый с SMM, но которая забирает приличное количество времени у менеджера. Сейчас я, как менеджер 11 проектов, именно это и делегирую своему помощнику, и у меня остается время на организацию фото и видеосъемок, общение с клиентом, написание контента и прочие важные задачи.

Не забываем, мы работаем не для того, чтобы просто выполнить задачи, а чтобы получить результат. И этот результат важен не только клиенту, но и нам самим: так мы сможем более правильно распределить свое время и ресурсы в будущем. Например, если какая-то “фишка” перестала работать (или вообще не работала) - не нужно продолжать ей заниматься дальше. Казалось бы, очевидный факт, но на деле далеко не все его придерживаются. А вот если что-то дает результаты - запоминаем и продолжаем в том же духе.

Например, сейчас в одном из проектов - город отелей VALO мы тратим очень большое количество ресурсов на работу с блогерами. Только в этом году мы сотрудничали более чем с 20 блогерами, и это неспроста: именно блогеры приносят нам большое количество новых целевых подписчиков (а, следовательно - будущих клиентов) в Instagram, увеличивают охваты наших постов и создают “сарафанное радио” - что работает на повышение узнаваемости бренда.

Вот несколько наглядных примеров с отличными просмотрами и вовлечением на видео от блогеров:

Последний (но не по значению) пункт - научитесь выделять время для отдыха и перезагрузки.

Чрезмерная загруженность может создавать иллюзию продуктивности, но на деле лишь ведет к выгоранию. Ваша цель – сохранить баланс между работой и личной жизнью, чтобы успешно вести все проекты и наслаждаться процессом.

Вот несколько советов, как сохранить Work-Life Balance:

1. Установите четкие границы вашего рабочего дня. Определите время, когда вы будете работать, и строго придерживайтесь его. После окончания рабочего дня - отдых и личная жизнь. Исключение составляют только какие-то форс-мажорные ситуации. Например, все в том же городе отелей VALO весной этого года по вечерам ежедневно стали поступать сообщения о минировании комплекса. Мы, как ответственная команда маркетологов, оставались на связи и предупреждали гостей в чате и соц. сетях об изменениях в ситуации.

2. Позаботьтесь о здоровье. Уставший и заболевший специалист - плохой специалист. Постарайтесь высыпаться, не забывать о физических упражнениях, свежем воздухе и регулярном питании

3. Все мы люди, поэтому без социальных коммуникаций - никуда. В нерабочее время уделяйте время семье и друзьям, старайтесь отвлечься от рабочих тем.

4. Отпуск. Убедитесь, что хотя бы 2-3 недели в году вы можете полностью отключиться от рабочих задач. Это еще один плюс работы в агентстве: здесь мы “на подхвате” друг у друга и всегда можем найти замену сотруднику на небольшой период времени. У фрилансеров нет такой возможности, поэтому и выгорание настигает их быстрее всего.

5. Хобби. Проверено: выгорание с меньшей вероятностью случится, если у вас есть хобби, доставляющее вам удовольствие. Если у вас его нет, подумайте, чем вы бы хотели заняться в нерабочее время: может, вы давно хотели научиться играть на гитаре? Или выучить новый язык? Дерзайте, все в ваших руках!

6. Наконец, помните, что в случае перегрузки всегда лучше обратиться за помощью – будь то коллеги, друзья или профессионалы. Сохранение такого баланса требует постоянного внимания, но с правильным подходом это очень даже возможно!

Желаем вам удачи в покорении новых вершин маркетинга!