Как гибридный формат работы и дефицит кадров изменили офисные пространства: заметки маркетолога

Я пишу тексты для ИТ-компаний, и по роду деятельности мне постоянно приходится разбираться в новых отраслях и цифровых решениях. Провожу интервью с отраслевыми экспертами, погружаюсь в проблемы и тренды. В результате я передаю материалы заказчику и приступаю к новым задачам. А мои впечатления о знакомстве с новыми продуктами и рынками остаются за кадром. Думаю, пришло время это исправить и начать делиться ими в своём блоге. По мере появления нового опыта будут писать заметки об отраслях и сервисах, с которыми познакомился. Возможно, взгляд со стороны поможет вам найти инсайты или просто узнать любопытные факты.

Первую заметку решил посвятить теме офисной недвижимости. Рассказать о новых офисных форматах и подходах к их управлению. Меня, как человека во всех смыслах далёкого от офисов, новые офисные пространства сильно впечатлили. На минуту даже захотелось вернуться в найм и поработать в офисе мечты.

В статье расскажу, как появились гибкие офисы, и при чём здесь гибридный формат работы. Как конкуренция на рынке труда и well-being программы изменили офисные пространства и какие ИТ-решения помогают ими управлять. Буду краток, постараюсь не нагружать вас объёмом, терминологией и цифрами.

Возможность работать из любой точки мира кардинально поменяла рынок труда и культуру работы. Всё это началось достаточно давно, но в пандемию произошёл тектонический сдвиг — компании были вынуждены отправить всех сотрудников на удалёнку. Все мы помним режим самоизоляции. Вместе с удалёнкой компании получили проблемы с коммуникацией сотрудников, сложности с контролем и онбордингом новичков. А после окончания карантина оказалось, что вернуть сотрудников обратно в офисы не так просто. Люди привыкли работать из дома, и некоторые скорее бы уволились, чем вернулись на пятидневку в офис.

Компромиссом стал гибридный формат работы: компании разрешили сотрудникам несколько дней в неделю работать удалённо, но обязали их в определённые дни посещать офис. Формат прижился во многих компаниях и потребовал новых подходов к организации офисных пространств, потому что сотрудникам, работающим на гибриде, уже не нужны были фиксированные рабочие места, которые простаивали, пока они работали из дома. Решением стали гибкие офисы — внутренние коворкинги с общими рабочими местами, которые сотрудники делили между собой. Офисы превратились в пространства для встреч и общения, а для работы в них стало доступно любое свободное место.

Про дефицит на рынке труда в последнее время не говорит только ленивый. В другом проекте я проводил интервью с директорами по персоналу и рекрутерами компаний из разных отраслей и регионов — проблема №1 одна и та же — людей не хватает, сложно найти и удержать сотрудников. Не хватает, как синих воротничков: водителей, строителей, токарей, так и белых — обитателей офисов: ИТ-шников, менеджеров, бухгалтеров.

Компании изо всех сил пытаются выиграть конкуренцию на рынке труда и собрать в штате ценные кадры. В ход идут любые средства. Конечно, в первую очередь это деньги и карьерные возможности, но растёт роль и нематериальной мотивации: компании внедряют well-being программы — заботятся о благополучии сотрудников, привлекают кандидатов бонусами, льготами и комфортными офисами, в которых внедряют концепцию activity based working — создают специальные офисные пространства для решения разных задач: индивидуальной и командной работы, переговоров и отдыха.

Удивляют офисным дизайном и функционалом. Планируют удобные рабочие места, спортзалы с тренажёрами и пинг-понгом, зоны отдыха, где можно расслабиться, поиграть в приставку или поспать после обеда, массажные салоны и музыкальные комнаты. Не забывают в компаниях и о питании сотрудников: бесплатные столовые, рестораны и свежевыжатые соки входят в мотивационную программу, а кофе-пойнты есть практически в любом офисе. В общем, каждая компания удивляет по-своему, в рамках бюджета, который может себе позволить, например, «Яндекс» строит новый офис с 25-метровым бассейном.

Тренд на гибкие офисы набирает обороты. Внедрив hot desking — совместное использование сотрудниками общих рабочих мест, компании с гибридным графиком стали существенно экономить на аренде и покупке офисных площадей, поскольку стало реальным разместить общий штат в 100 сотрудников на 30–50 рабочих местах. А освободившиеся площади сократить, или использовать их для активностей и отдыха сотрудников.

Компании перестраивают свои старые классические офисы в гибкие пространства с общими рабочими местами и функциональными зонами. А на рынке недвижимости растёт популярность сервисных офисов — формата, который предлагает в аренду готовые офисные пространства с ремонтом, мебелью и обслуживанием, по принципу «заезжай и работай». Несмотря на то что каждый год операторы вводят новые площади, вакансия в сервисных офисах сокращается.

Для крупных и требовательных заказчиков предлагают формат built-to-suite — сервисные офисы, которые операторы ремонтируют и оснащают по проекту арендатора. Заказчик обязуется только оплачивать аренду в течение установленного срока и не несёт капитальных затрат.

В классических офисах за каждым сотрудником было закреплено фиксированное рабочее место. А как рассадить людей и управлять загрузкой офиса и в гибком пространстве, где мест меньше, чем сотрудников? Ведь 100 человек штата могут прийти в один день, или, наоборот, скажем, в понедельник офис будет пустовать. В новом формате компаниям нужно сглаживать колебания загрузки офиса, устанавливать и контролировать график посещения. А сотрудникам — быть уверенными, что, потратив час на дорогу, они найдут в офисе рабочее место рядом со своей командой. Так появились решения для бронирования рабочих мест.

Приложения для бронирования рабочих мест развились в системы, которые помогают сотрудникам удалённо забронировать парковку и локеры, найти людей и объекты на интерактивной карте, отправить заявку на обслуживание офиса. На карте сотрудник может посмотреть, когда в офисе будет коллега, с которым ему нужно обсудить проект, и забронировать место рядом с ним.

Сервисы помогают руководству управлять рассадкой, устанавливать расписание сотрудников и контролировать их посещаемость на основе аналитики использования пространств. Компании внедряют приложения самостоятельно в собственных офисах, либо получают их в пакете с арендой готовых офисных решений.

Надеюсь, вам будет полезен или просто интересен формат коротких заметок независимого маркетолога, из которых можно быстро узнать, чем дышит бизнес в других сферах. Найти в них тренды и бенчмарки, которые можно применить в вашей работе. А если вы работаете в отрасли, посмотреть на замыленные проблемы свежим взглядом и дополнить информацию экспертными комментариями.

О переменах в офисных пространствах я, вместе с экспертами отрасли, написал 3 white papers для одного хорошего заказчика (не указываю бренд, чтобы не сочли за рекламу). Поэтому, если вы заходите погрузиться в тему глубже, напишите мне, попрошу прислать вам pdf-документы:

Я Влад Мотрошилов — B2B-маркетолог, автор и редактор. Пишу тексты для ИТ-компаний: лид-магниты, white papers, блоги, кейсы, статьи, тексты для сайтов. Если вашей компании нужна помощь в создании контента — тоже пишите. Обсудим ваши задачи.