Кейс. Как навести порядок в рекламно-производственной компании за 7 дней.

Если вы думаете, что компания по производству мерча с 19-летним стажем работает системно, не спешите с выводами. Недавно я зашёл в рекламно-производственную компанию, которая делает корпоративные сувениры и бизнес-подарки для крупных клиентов.

Команда трудится как пчёлки, но бизнес стоит на месте. В этой статье покажу, с чего я начал разбор: как за семь дней выявил слабые звенья, выстроил карту бизнес-процессов и почему иногда важно не запускать рекламу пока не навели порядок внутри.

Меня зовут Максим Максумов. Я B2B-маркетолог и бизнес-консультант. Мой Telegram

Перед тем как включать трафик и запускать продвижение корпоративного мерча или рекламной продукции, я сначала погружаюсь в бизнес-процессы. Только потом выстраиваю систему, которая даёт прибыль именно вашей компании.

Такой подход помогает увидеть компанию целиком, от производства до ведения постоянного клиента.

С компанией BrandLogo я работаю давно. Компания существует 19 лет, делает корпоративные подарки, брендированный мерч и сувенирную продукцию под заказ для бизнеса. Клиенты лояльны, команда дружная заказы идут, но прибыль не растет.
Зашла владелец с запросом настроить контекстную рекламу. И всё прям хорошо пошло. Как по маслу. Но мы столкнулись с тем что лиды обрабатываются плохо и не добавляются в CRM систему.

И вот причина:

а) Лиды обрабатывает менеджер который занимается параллельно продажей, ведением клиента, логистикой и +100500 процессами. Т.е. каждый менеджер это такой многорукий многоног который делает всё. К этому мы еще вернемся

б) CRM системы просто нет. Она как бы есть. Но ей никто не пользуется. Не прижилась в компании. Т.е. заявки падают на почту и в WhatsApp, там и остаются.

В итоге новые заявки не дожимаются. Просто составляют КП и отправляют заказчику. Далее это КП ходит бродит по конкурентам и кто сделал предложение дешевле тот забрал клиента.

Пока запомните эти два пункта (а и б), мы еще к ним вернемся и вы поймете глубину проблемы.

Я показал эти замечания владельцу рекламного агентства. На что она ответила: «Максим, что-то нужно делать, но мы не знаем, что именно».

Я предложил формат сотрудничества за % от дополнительной прибыли, которую принесу. Но оказалось, что прибыль посчитать невозможно, поэтому сошлись на фиксе. Решили стартовать с фиксированной оплаты 100 000 ₽. Моя задача навести порядок в структуре, процессах и учёте, чтобы компания могла системно расти и масштабировать продвижение корпоративных подарков и мерча.

Приехал в московский офис BrandLog и начал с простого интервью: Кто отвечает за продажи, от куда приходят заявки, где теряются клиенты, как происходит производство и отгрузка корпоративных сувениров, в чем ваше преимущество, что заказывают обычно, на чем вы больше зарабатываете, есть ли отдел заботы, как работаете с базой, есть ли финансовый учет и т.д.
Стало понятно следующее:

Вот как привыкли работать так и работаем. И переделывать это ппц какая ломка для команды. Это нормально. Мало кто любит изменения. Тем более наемный сотрудник. Он хочет просто делать свое дело и чтобы все отстали. Про бунт на корабле я расскажу в другой статье.

На следующий день, до того как я перешел к действиям, собрал команду их команду, пять человек в офисе и остальных на удалёнке в Zoom.

Провёл презентацию для сотрудников, где объяснил, что такое бизнес-процессы, зачем мы их строим и какие три ключевых этапа нас ждут:

Эта встреча помогла команде увидеть логику действий и перестать воспринимать мой приход как «контроль». Мы синхронизировались и двинулись дальше.

После этого я сел рядом с каждым сотрудником и буквально включал секундомер. Например, Екатерина обрабатывает заявку, засёк сколько уходит времени. Далее она составляет КП, такс...1,5 часа.

Так, шаг за шагом, я составил первичную карту процессов и замерил хронометраж. В итоге получилась вот такая карта бизнес процессов:

Пока я замерял хронометраж и составлял карту бизнес процессов, параллельно наблюдал за тем как именно сотрудник делает свою работу. Обратил внимание что итоговый результат в составлении КП - так себе мягко говоря. И я не про красоту КП, а про его функционал. Оно супер неудобное. Портянка которую надо листать туда сюда. Также заметил что много процессов делают ручками. Более подробно я разберу в других статьях.

Вспомнил сейчас один процесс под названием "наклеивание стикеров на ежедневники". Стикеры клеили тоже ключевые сотрудники. Ведь тут каждый сотрудник ключевой как вы поняли, т.к. каждый занимается всем. Я замерил чистое время наклеивание стикеров. И решил спросить у команды, как они думают сколько чистого времени потратили на наклеивание. Ответы были разные: 5, 10, 7 минут. Но оказалось по факту они потратили 30 минут времени на наклеивание стикеров. Пол часа ключевого сотрудника. Бррррр.....

Значит ли это что надо бежать нанимать студента который будет сидеть и клеить эти стикеры? Нет канешН! Пока рано вообще применять управленческие решения. Пока нет полной картины, не делайте резкие движения. Еще очень удивило что сотрудники работают во время обеда. Кушают и отвечают на сообщения. Причем это не владелец бизнеса им так сказал, это их личная инициатива. У них очень дружный коллектив и очень классные отношения с клиентами. Это правда. Они прям кайфовые. Но это одна из причин почему наша страна не входит в ТОП-10 по производительности труда. И вТОП-30 и даже в ТОП-40.....

Вывод: в компании смешаны роли и нет распределения задач.

После построения карты бизнес процессов, все процессы стали отчетливо видны. Стало понятно из чего состоит бизнес. Где основные процессы, те которые влияют на прибыль. А где вспомогательные.

Помимо списка процессов стало понятно сколько времени тратит сотрудник на тот или иной процесс, что поможет нам написать дальнейшие инструкции и оценить работу

Понятно что хочется взять и нанять под каждую задачу узкого специалиста. Квалификатора на лиды, продавца на КП и работу с CRM, проект менеджера на управление проектом.

Но. Мы не можем рисковать и раздувать штат. Повторяюсь что важно для начала проверять гипотезы. Поэтому остановились на том что возьмем девочку - менеджера по продажам. Которая будет и квалификатором и менеджером. А уже потом как только пойдут лиды по новой схеме, наймем квалификатора

Далее я оставил бизнес карту бизнес процессов отлеживаться и пошел в финансы. Т.к. мы не можем нанимать, увольнять и принимать управленческие решения пока не поймем из чего складываются финансы. Пошел в финансы. Позвали внешнего финансиста на помощь. Для составления учета ОПиУ (о прибылях и убытках) мы начали выгружать информацию из "1С бухгалтерия". Ничего не вышло. Не вышло т.к. оказалось, что данные сгруппированы слишком крупно: не видно, какие затраты относятся к производству сувениров, какие — к логистике, а какие — к продвижению. Полная путаница. Пришлось писать ТЗ для внутренней бухгалтерии, чтобы они расписывали учет более подробно.

Составили ТЗ на реорганизацию учёта и сейчас настраиваем полноценный финансовый учёт. Отдельно напишу статью на эут тему. Следите за новостями в моем Telegram канале
Пока финансы считаются, начал работу над построением карты пути клиента (CJM), от этапа определения задачи в компании клиента (например: заказать корпоративный мерч) до повторного заказа.

Если вы чувствуете, что ваша компания по производству мерча работает на износ, но вы стоите на месте, приглашаю на бесплатный аудит бизнес-процессов. В обмен на согласие публикации кейса.

Хотите бесплатный аудит? Пишите сюда: Аудит