Деловая ивент-индустрия: о чем полезно знать, если собираетесь организовать конференцию в офлайне
Рассказываем о спикерах, привлечении спонсоров и афтепати после деловой программы.
За что мы любим офлайн, чем опасна продажа «спикерства» и как вовлекать гостей в нетворкинг — рассказала Анастасия Прыткова, ивент-менеджер партнерской сети Admitad Affiliate и организатор ежегодной конференции Admitad Expert.
Почему мы возвращаемся в офлайн
Ивент в онлайне — это меньшие расходы на организацию, возможность быстро и комфортно подключить участников и спикеров из разных уголков мира. Но если все так хорошо, тогда зачем нужен офлайн?
Лично я понимала, что онлайн — это костыль, а не целая нога. Он хорош, в нем есть свои плюсы. Но мы люди и нам не хватает невербального общения, что особенно остро ощутили в период пандемии. И пока мы хотим видеть друг друга, чувствовать эмоциональную связь — мы не откажемся от офлайна
Мы считаем, что после пандемии офлайн станет еще востребованнее. Достаточно обратить внимание на человеческую психологию. Ведь офлайн – это возможность:
- Встретиться с партнерами. Для многих людей конференция – повод объединить отдых с обсуждением деловых вопросов.
- Лично задать вопросы спикерам. Переписка в чатах на онлайн-мероприятии – все же не то общение, которое ожидают гости.
- Получить новые контакты. За один день делового мероприятия численностью свыше 500 участников можно собрать порядка 20-40 контактов.
Как сделать конференцию, которая понравится
Первое правило – никаких докладов за деньги. Когда спикер заплатил за выступление на конференции, у него есть цель «отработать» эти деньги – прорекламировать себя, компанию, продукт или услугу. Это расходится с целью организаторов и может не понравиться аудитории. Пострадают все стороны процесса: и эксперт, и организаторы, и участники.
Второе, на что следует обратить внимание – это статус докладчика. Известный спикер вызывает доверие аудитории. Богатый опыт помогает докладчику посмотреть на ситуацию с разных сторон и донести свое видение.
Третье – наличие опыта выступления на конференциях. Докладчик может быть 1000 раз классным, с большим опытом и хорошими кейсами. Но если эксперт не может ясно и понятно передать это, то слушатели так и уйдут, ничего не поняв.
И четвертое – желание спикера поделиться информацией с аудиторией. У опытных спикеров часто есть готовые презентации, с которыми они выступают на всех ивентах. Когда эксперт горит желанием рассказать больше, каждое выступление проходит по-новому – с более ценной для аудитории информацией.
Где искать спикеров для ивента
Поиск спикеров можно разделить на активный и проактивный.
Проактивный – это приглашение партнеров и клиентов вашей компании, которые давно с вами работают. Активный – это поиск с помощью маркетинговых инструментов: размещения информации о поиске спикеров в блогах компании, соцсетях, рекламе. По нашему опыту приглашенные спикеры распределяются в соотношении 80% (проактивный поиск) на 20% (активный поиск).
Что привлекает спонсоров
Чаще всего в мероприятии есть коммерческая составляющая – это продажа спонсорских пакетов и билетов. И это взаимосвязанная цепочка: контент продает билеты, участники их покупают, а спонсоры «покупают» внимание этих участников. При этом спонсорам важно, есть ли среди участников их целевая аудитория и сколько контактов с ними можно получить.
Представим, что у компании есть бюджет 100 тысяч рублей. Она может потратить его на платный трафик и получить 100 лидов. И на участие в конференции в качестве спонсора компания также потратит 100 тысяч рублей. Аудитория мероприятия, к примеру, 800 человек, и из них получится собрать 50 лидов. Но из 50 лидов на конференции конверсия в продажу будет выше, чем при платном трафике в интернете, потому что на конференцию приходит гарантировано заинтересованная аудитория. А кроме того, есть возможность не только собрать теплые контакты, но и получить обратную связь от потенциальных покупателей и партнеров.
Спонсорская модель не гарантирует окупаемости вложенных средств. Если у потенциального партнера нет опыта работы на выставках и ивентах, возможно, не стоит предлагать ему спонсорский пакет. С таким спонсором вы выиграете на одном конкретном мероприятии, но можете потерять на длинной дистанции.
Концепция мероприятия и как она влияет на нетворкинг
Общение на любом мероприятии нужно инициировать, иначе гости просто собьются в группы и нетворкинга не случится.
Одно из распространенных решений – создание отдельных залов и комнат для переговоров. Но, если мотивации общаться нет, такая механика может не сработать. Тогда аудитории нужно в этом помочь.
В предстоящей конференции мы решили использовать элемент геймификации, чтобы мотивировать участников общаться и заводить новые связи.
Геймификация отлично перекликается и с выбранной концепцией мероприятия: диджитал тотемы, которая проводит параллель между стилями ведения бизнеса и клановостью в древних племенах. Так мы можем объединить маркетологов в один клан, предпринимателей в другой, владельцев рекламных площадок в третий. В течение ивента обладателям тотема будет предложено объединиться в группы со «своими» и поучаствовать в квесте с заданиями (например, собрать все визитки со стенда). Команды зарабатывают очки, а по итогу мероприятия будет разыгрываться приз.
Причем эта концепция нам ничего не стоит. Мы не нарушаем никакие личные границы, не обязываем людей это делать. Мы даем возможность расширить круг знакомств. Насколько успешно это получится – обязательно поделимся с вами.
Уместно ли афтепати на деловом ивенте
Часто организаторы ивентов считают, что афтепати – это некий алко-марафон, не имеющий полезной отдачи для бизнеса. Такому ивенту сложно поставить KPI, но часто именно в непринужденных беседах рождается плодотворное сотрудничество.
При верной расстановке акцентов, планировании на мероприятии определенных зон, программы и гостей – деловая вечеринка может принести пользу бизнесу, начиная со знакомства с нужными людьми за бокалом вина и заканчивая долгосрочными контрактами.
Я считаю, что афтепати нужны и важны. Главное – не перебарщивать с контентом. Создайте атмосферу для комфортного общения. Не стоит делать музыкальную программу с 9 до 6 утра – сделайте ее более нативной и иммерсивной: пусть лебеди танцуют не на сцене, а внутри толпы, пусть ведущий проводит конкурсы раз в 2 часа, а не каждые 15 минут.
Не зря именно на афтепати билеты покупают порой активнее, чем на деловую программу. Всех манит интересная шоу-программа, возможность расслабиться и отключиться от рутины.
Мне всегда казалось странным, что в России не умеют развлекаться, не умеют организовывать развлекательные мероприятия, а развлечения интегрируют в деловые мероприятия. Надо кагбэ отделять мух от котлет, не?
Мы как раз считаем, что порой полезно миксовать форматы. И на нашей практике в деловой индустрии это приносит плоды в виде довольной аудитории и большего числа знакомств.