Лучшие системы и программы электронного документооборота

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

• Корреспонденция;

• Офисные документы, договора, отчеты;

• Электронные письма.

Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

• Учет;

• Контроль;

• Регистрация.

Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

Плюсы:

• Недорогая стоимость;

• Помогает правильно организовать рабочее время;

• Простота в использовании;

• Контролирует работу офисных сотрудников.

Минусы:

Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

Стоимость:

Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

Сайт: 1c.ru

Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

Плюсы:

• Позволяет оптимизировать рабочий процесс;

• Сохраняет всю документацию в архиве;
• Производит контроль за работой офисных сотрудников.

Минусы:

• Покупается только через официального дилера;

• Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

Стоимость:

Программу можно купить от 14000 рублей.

Сайт: eos.ru

Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

Плюсы:

• Удобна в использовании;

• В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;

• Самостоятельное администрирование.

Минусы:

Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

Стоимость:

Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

• При покупке на 1 месяц – 150 рублей;

• При покупке на полгода – 135 рублей;

• При покупке на год – 120 рублей;
  

• Покупка на два года – 100 рублей.

Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

Сайт: a2b.su

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

Плюсы:

• Оптимизирует рабочий процесс;

• Сохраняет в архиве все нужные документы;

• Производит контроль над работой офисных сотрудников.

Минусы:

Из минусов - мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

Стоимость:

Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

Сайт: directum.ru

Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

Плюсы:

• Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;

• Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы:

Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

Стоимость:

Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

Сайт: landocs.ru

Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

Плюсы:

• Расширенный функционал;

• Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;

• Сохранение документов в архиве.

Минусы:

Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

Стоимость:

Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

Сайт: elma365.com

Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

Плюсы:

• Высокоскоростная программа;

• Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

Минусы:

Программу сложно установить, иногда виснет система.

Стоимость:

Купить программу можно от 5500 рублей.

Сайт: mytessa.ru

Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

Плюсы:

• Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;

• Облачная версия.

Минусы:

Минусом является то, что периодически виснет система.

Стоимость:

Купить программу можно за 35000 рублей.

Сайт: tezis-doc.ru

Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.