ТОП-7 таск-менеджеров для дистанционного управления рабочим процессом

Глобальные изменения в мировой экономике, связанные, в том числе, с пандемией, вынудили бизнес активно переходить в диджитал, а потому существенно возрос спрос на программные продукты для дистанционного управления рабочим процессом, в том числе таск-менеджеры.

Итак, таск-менеджер – программный инструмент, предназначенный для эффективной работы с проектными задачами. Функционал позволяет разделять процесс на этапы, давать индивидуальные или групповые поручения, выделять зоны ответственности, благодаря чему ни одна задача не остается без внимания и не оказывается просроченной. А, как известно, не зафиксированная задача – просроченная задача.

Система позволяет быстро оценить, как идут дела, а также выявить проблемные звенья, оперативно оптимизировать процесс. Команда организована, каждый четко знает, за что отвечает, и может легко взаимодействовать с коллегами. Все это благодаря тому, что система централизует процессы. Итог – меньшие усилия приносят больший результат, и повышается эффективность работы. И все это – в дистанционном формате, в любое время и в любом месте перед глазами виртуальный «офис».

Перед тем как выбрать для себя действительно подходящий продукт, я перебрал более 20 вариантов. Ориентировался на отзывы, обещания разработчиков, и в итоге пришел к наиболее оптимальным решениям. Важно оговориться: мы оцениваем тот или иной программный продукт по собственным критериям. Я опирался в первую очередь на широту функционала, удобство использования, интерфейс, безопасность и эффективность. Ваши критерии могут быть совершенно иными. И вообще – универсального решения не существует: мы подбираем инструмент в соответствии со спецификой проекта и потребностями, а эти критерии у всех разные.

Рейтинг весьма условный, и, повторюсь, при выборе в первую очередь стоит опираться на специфику ваших проектов. Я выделил для вас семь, на мой взгляд, интересных вариантов: Trello, Jira, A2B, Todoist, Weeek, Asana, Flowlu. Давайте рассмотрим каждый из них.

Один из самых известных в мире таск-менеджеров. Удобный, функциональный, не перегруженный. Решение подойдет для небольших стартапов, маленьких коллективов. Удобен и фрилансерам в качестве инструмента для личного пользования.

Функционал предполагает возможность организовывать управление и внутреннее взаимодействие. Сервис доступен на любом устройстве. Благодаря API-интеграции внедрение не составит труда.

Trello работает по системе Канбан: удобные для восприятия доски с карточками. Грамотное распределение задач и обязанностей, оптимизация времени и четкое соблюдение дедлайнов.

Преимущества:

• удачная система: понятная, логичная; возможность интеграции.

• удобная система досок и карточек;

• резервное копирование осуществляется автоматически;

• возможность интеграции.

Недостатки:

• система не предоставляет аналитику;

• слабый кастом.

Стоимость:

Инструментом с базовым функционалом можно пользоваться совершенно бесплатно.

Если необходима возможность выгружать данные и управлять правами доступа, разработчик предлагает оформить подписку за 25$ в месяц.

Jira не вполне стандартный таск-менеджер. Интересен сочетанием двух подходов одновременно: Канбан и Scrum. Такое решение позволило охватывать максимум участников проекта, работающих над совершенно разными задачами. Jira предполагает и обратную организацию процесса: исполнитель самостоятельно планирует работу, а другой сотрудник контролирует и при необходимости направляет и корректирует. Для большей эффективности введена система оценки действий.

Как и Trello, Jira доступна на любых устройствах. Есть возможность интеграции.

Преимущества:

• сочетание двух систем – Канбан и Scrum, позволившее создать высокофункциональный продукт;

• интегрирование с облачными сервисами;

• возможность оценивать работу сотрудников, что позволяет руководителю ориентироваться, кто наиболее эффективен, а исполнителю – получать дополнительную мотивацию;

• возможность отразить сложную, многоуровневую систему вашего проекта.

Недостатки:

Решение подойдет не для каждого небольшого проекта – система изобилует функциями.

Стоимость:

Стоимость рассчитывается с учетом количества участников. Если в команде менее 10 человек, подписка будет стоить 10$ в месяц. Если сотрудников от 11 до 100, оплачивается каждое «рабочее место» по цене 7$ в месяц.

A2B предлагают полноценную систему, включающую модули по управлению персоналом, CRM, контролю задач и поручений, по бизнес-процессам, управлению проектами, по постановке целей, управлению идеями. Есть модуль по отчетам по работе сотрудников, а также электронный документооборот и корпоративный портал.

В качестве таск-менеджера A2B позиционируют модуль Постановка целей. Можно приобрести отдельно, не покупая остальные, однако, он будет идти в комплекте с модулем Управление персоналом.

Преимущества:

• удобно представлена информация по проекту, продуманный интерфейс;

• качественная отчетность;

• не придется покупать всю систему – при необходимости можно купить только интересующие вас модули;

• возможность кастома – легко настроить таск-менеджер под свой проект;

• активная техподдержка.

Недостатки:

На мой взгляд, приложение для мобильных устройств требует доработки.

Стоимость:

Разработчик предлагает коробочное и облачное решения.

Стоимость облачного решения при покупке Постановки целей + Управление проектами (обязательный модель) начинается от 100 руб/мес. Рассчитывается на каждого пользователя. Конечная стоимость будет зависеть от того, на какой период приобретают лицензию.

Коробочная версия предполагает единовременную покупку. Стоимость 10 лицензий («рабочих мест») – от 15 000 рублей.

При необходимости можно докупать модули, изменять систему под свой проект – окончательная цена окажется еще более выгодной.

Todoist отличается геймифицированной системой. Игровая форма работы на большинство сотрудников действует мотивирующе, поэтому позволяет дольше оставаться продуктивными. Работники по мере выполнения поручений получают поощрительные очки, переходят на новые уровни, что компенсирует монотонные аспекты работы.

Преимущества:

• не перегруженный интерфейс;

• удобный обмен файлами внутри системы;

• интеграции со сторонними сервисами;

• возможность оценивать прогресс, быстро ориентироваться по журналу активности;

• кастомизированные шаблоны.

Недостатки:

Отсутствует Канбан-система и диаграмма Ганта.

Стоимость:

Сервис бесплатен для команд из 5 человек.

Еще один высокофункциональный инструмент, предназначенный для работы как с личными, так и с командными проектами. Отмечу, что для индивидуального пользования это один из лучших сервисов.

Информацию можно отражать в разном виде: на досках или в календаре. Календарь настраивают на день, неделю, месяц. В зависимости от специфики проекта руководитель подбирает наиболее удачную визуализацию задач и проекта в целом.

Сервис позволяет назначать разные задания – действия, звонки, встречи, каждое из которых можно выделить как приоритетное. Для максимально точного отражения процессов, происходящих в проекте, используют ступени, предполагающие до шести уровней вложенности.

Преимущества:

• грамотный планировщик времени;

• возможность автоматизировать процесс;

• интеграции.

Недостатки:

• сервис несколько проигрывает по части интерфейса перед конкурентами;

• очень ограниченный объем свободного места.

Стоимость:

Базовая версия абсолютно бесплатная, и предполагает ведение не более 7 проектов, не более 5 «рабочих мест», а также ограниченный объем внутренней памяти – всего 250 Мб.

Чтобы снять ограничения, приобретают версию PRO. Если необходимо командное ведение проекта – 590 руб/мес., если персональное – 190 руб/мес.

Еще одно универсальное программное решение, подходящее и для командной работы, и для индивидуальной. Удобный обмен документами, управление задачами, списками. Доступен на всех устройствах и платформах.

Преимущества:

• комфортная работа с получениями, удобные вложения;

• интеграция;

• возможность расставлять приоритеты;

• удобная коммуникация.

Недостатки:

Сервис может немного подтормаживать.

Стоимость:

Базовая версия бесплатна.

Расширенная версия стоит 10$ в месяц.

Flowlu – вариант для средних и крупных команд. Это универсальный сервис, рассчитанный на управление рабочим процессом, конкретными задачами, финансами. Инструмент можно рассматривать даже как расширенный вариант таск-менеджера. Руководитель может отслеживать, сколько времени уходит на те или иные задачи, как эффективно работают сотрудники, с каким трудностями сталкиваются. Отличное решение для анализа процессов, оценки загруженности. Удобное управление бюджетом, наличие настраиваемых шаблонов, системы каталогизации и категоризации.

Преимущества:

• широкие возможности для средних и крупных коллективов – управление проектами и задачами, продажами и финансами;

• доступно на всех устройствах и платформах;

• удобно поддерживать командное взаимодействие;

• адекватная техническая поддержка.

Недостатки:

Для небольших команд может не подойти из-за перегруженного функционала. Также существенный минус – «сырое» мобильное приложение.

Стоимость:

Можно начать со Свободного пакета, чтобы оценить инструмент. Впрочем, функционал ограничен, а пользователей на проекте должно быть не более трех.

За 1190 руб/мес. вы получаете возможность подключить 10 участников, за 1990 – 25 участников, а за 3990 – не более 100. На каждом уровне добавляются дополнительные возможности, а максимальный функционал предложен в Профи пакете.

Отмечу, что таск-менеджер – всего лишь инструмент, и процессы сами собой, как по мановению волшебной палочки, не оптимизируются. Учитывайте специфику проекта, тестируйте сразу несколько демо-версий и бесплатных вариантов. Кроме того, вводя новый инструмент по контролю поставленных задач, важно доходчиво объяснять сотрудникам, для чего необходимо программное решение.