Как увеличить эффективность отдела маркетинга в 5 раз

Всем привет, меня зовут Адель. Я руковожу отделом маркетинга группы компаний «Тюбетей» — это сеть ресторанов с тремя фуд-брендами. На данный момент в сети 9 ресторанов + своё производство полуфабрикатов и доставка. В компании я прошёл путь от бариста до руководителя отдела маркетинга. В последнее время мои усилия были направлены на изменение системы управления, увеличение эффективности отдела и построение прозрачных процессов. В этой статья я поделюсь своим опытом и расскажу, как выбранный подход увеличил эффективность в 5 раз. Поехали!

Наш отдел на данный момент состоит из 10 человек.

- Руководитель операционного блока

- Руководитель блока «Брендинг и коммуникация»

- Продукт маркетолог

- Менеджер клиентского сервиса

- Менеджер по маркетингу

- Менеджер по соц. сетям и коммуникациям

- SMM подрядчики

- Контекстолог

- Таргетолог

- Дизайнер

Как было раньше.

Основная коммуникация велась в мессенджерах, там же ставились задачи, согласовывались вопросы. Задачи могли формироваться, как руководителями отдела так и директорами ресторанов, учредителями. Много задач было на уровне личных коммуникаций, переписок. Были и отдельные чаты маркетинга и чаты маркетинг + руководители ресторанов. Но задачи всё равно терялись, коммуникация хромала. Часть команды использовала задачники, но всё было не системно. Планирование было каскадным. Мы старались детально запланировать весь месяц до малейших задач и сроков. Но постоянно вмешивалось множество факторов, первоначальный план смещался, ломался и не было системы, которая бы помогала быстро реагировать и менять курс работ.

Чтобы исправить ситуацию, наша компания начала изучать различные системы управления. За основу мы взяли всемирно известную систему управления SCRUM и адаптировали ее под наши цели и задачи.

Фактически SCRUM помогает сделать систему управления:

- эффективной

- гибкой

- прозрачной

Команда

Итак, для того чтобы работать по-новому, нам пришлось изменить роли в команде. Теперь у нас не было руководителей, все равны. Руководитель операционного блока стал владельцем продукта. Владелец продукта отвечает за формирование бэклога проекта. То есть он фактически говорит, что нужно делать и в каком приоритете. О том, что такое бэклог расскажу дальше. Менеджер по маркетингу с аналитическими и административными навыками, стал Скрам-мастером. То есть он фактически отвечал за то, как команда будет выполнять те задачи, которые подготовил владелец продукта. Также он следит за ходом работ, контролирует сроки и помогает решать стоперы. С остальными членами команды ещё раз более чётко определили зоны ответственности в их блоке, убрали все лишние согласования и дали возможность самостоятельно принимать решения внутри доверенного блока работы.

Стоит отметить, что идеальные команды состоят из 5-9 человек. Важно, чтобы команда была мультифункиональной и могла закрыть все необходимые внутренние потребности.

Вернёмся к понятию «Бэклог».

Бэклог — это структурированный по приоритету список всех задач по проектам. Владелец продукта должен быть очень опытным и квалифицированным. Для того, чтобы правильно расставлять приоритеты он должен видеть всю картинку целиком и чётко понимать, выполнение каких задач принесёт максимальный эффект в ближайшее время. Именно он коммуницирует со всеми подразделениями, которые могут ставить задачи маркетингу. Задача владельца продукта собрать абсолютно все задачи по проектам в единый задачник. Расставить задачи по приоритету и предложить список задач на недельный спринт.

Наша команда использует задачник MeisterTask. Это очень удобный инструмент с большим бесплатным функционалом, удобным приложением и множеством полезных функций для управления проектом.

Так выглядит наш бэклог. Есть две колонки.

Бэклог — здесь все задачи по текущим проектам сформированные командой маркетинга.

Бэклог отделы — здесь задачи, поступающие от других отделов, директоров ресторанов, учредителей.

Для того, чтобы понимать какая задача куда относится мы используем специальные теги.

Спринт.

Спринт — это цикл работы вашей команды. Обычно это одна-две недели. Мы используем недельные спринты. В нашей команде владелец продукта формирует примерный спринт в пятницу перед концом рабочего дня. В понедельник утром назначается командная встреча «Планирование спринта» длительностью около часа. На этой встрече владелец продукта презентует задачи недельного спринта, а команда вносит свои корректировки. Итоговый список задач на неделю утверждает команда. После того, как недельный спринт сформирован запрещается вносит туда дополнительные задачи. В MeisterTask Скрам-мастер назначает сроки и ответственных за задачи.

Правильная постановка задач.

Очень важно правильно формировать недельные задачи.

Главные критерии:

- задача будет реализована полностью в течении спринта

- задача чёткая, измеримая с конкретными целями, сроками и результатами

Если есть большие задачи, которые не умещаются в неделю, то их необходимо дробить на более мелкие, которые можно сделать в течении спринта.

Ежедневные беглые спринты.

Скрам-мастер назначает и проводит ежедневно утренние спринты. Их длительность не должна превышать 15 минут. Главная задача этой встречи обменяться информацией и устранить стоперы. Стоперы — факторы тормозящие работу команды. Каждый участник команды по очереди отвечает всего на 3 вопроса.

1. Что ты делал вчера, чтобы помочь команде завершить спринт?

2. Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде завершить спринт?

3. Какие препятствия встают на твоём пути?

Модерирует весь спринт Скрам-мастер. Он же фиксирует все стоперы и помогает команде максимально быстро их решить. На этой короткой встрече очень важно не уходить в обсуждения вопросов. Если чувствуете, что вопрос займёт более минуты, назначьте отдельную встречу и пригласите только тех кто нужен для решения вопроса. Ежедневные короткие спринты помогают команде держать темп работы.

Обзорный и ретроспективный спринт.

Этот спринт проводится в пятницу. Первая часть — обзор спринта. На нём команда открыто демонстрирует недельные результаты. Подключиться на эту часть может абсолютно любой сотрудник компании даже не входящий в команду. Это придаёт прозрачности работе отдела.

Вторая часть ретроспективная. Тут главная роль Скрам-мастера вытащить у команды все проблемы и стоперы, которые возникали за неделю, узнать у каждого, что могло бы сделать следующий спринт команды лучше и эффективнее. После этого спринта владелец продукта формирует следующий недельный спринт учитывая возникшие трудности команды.

Динамика команды.

В конце каждого спринта Скрам-мастер замеряет количество выполненных задач и отслеживает недельную динамику. Команда каждую неделю должна прирастать по количеству закрытых за спринт задач. Если прироста нет, ищем причины снижения эффективности.

Скрам доска.

Скрам доска — единое пространство с задачами проекта.

Наша скрам доска делится на 5 колонок:

— Бэклог отделы

— Бэклог

— Недельный спринт

— На сегодня

— Завершено

В качестве скрам доски мы используем сервис MeisterTask.

Новый формат управления кардинально изменил работу всей команды маркетинга. Улучшилась коммуникация, эффективность, скорость работы, общее эмоциональное состояние в команде. Конечно, всё описанное выше получилось не сразу. Первое время встречи будут затягиваться, темп будет рваным, а задачи слишком размытые. Но в течении 3-4 спринтов всё исправится, почувствуете общий темп и система начнёт работать. Данный подход помог уже тысячам команд по всему миру сделать работу лучше и эффективнее. Попробуйте, у вас обязательно всё получится!