Как создать действительно крутую концепцию мероприятия

Любое мероприятие сложнее планерки или пятничного похода в бар должно иметь смысл, в противном случае невозможно выстроить концепцию. Для правильной организации важно ответить на два вопроса:

Это два практических кита, на котором стоит мероприятие. Ответы: потому что нам нужно потратить бюджет до конца года или начальник сказал сделать модный тимбилдинг — не принимаются.

Начинать нужно с практических задач, на их основе создавать креативную стратегию, а потом продумывать тактику.

С практической точки зрения мы решаем, зачем проводится мероприятие:

Затем нам необходимо придумать концепцию, которая будет выступать руководящей идеей мероприятия. Концепция уровня вечеринка в стиле «Великого Гэтсби» или «Октоберфеста» по определению плохая. Она не несет никакой идеи и никак не связана с достижением целей мероприятия.

Просто отдохнуть и развлечься — тоже не концепция. Это бессмысленная трата денег на людей, которые предпочли бы провести время со своими друзьями и близкими.

Подсчитать ROI мероприятия, особенно корпоративного, редко получается даже у опытных ивент-менеджеров.

Но об успехе можно судить по косвенным метрикам.

С практической точки зрения концепция мероприятия должна помогать решать эти задачи. Хороший ивент позволяет улучшить коммуникацию и добиться включения сотрудников или партнеров. А концепция мероприятия, выраженная чем-то большим, чем отдых, действительно мотивирует туда прийти. Например, пользуются популярностью социальные мероприятия, связанные с благотворительностью, экологией и т.д.

Опытные креаторы используют Mind map (диаграммы), референсы из Пинтерест и других источников, а также исследование фокус-групп. Подробнее обо всем этом мы пишем в телеграм-канале, а здесь пробежимся по основным моментам в рамках темы.

На практике концепция может продумываться неделями, но умещаться она должна буквально в пару предложений. Это своеобразные правила игры, которые легко запоминаются и формируют пространство мероприятия.

Концепция позволяет с одной стороны сходу понять, что будет происходить, с другой — создает нужный эмоциональный фон и формирует отношение к происходящему.

Основные требования к концепции мероприятия:

Это основная часть концепции и ее краткое объяснение. Обычно для этого достаточно 1-2 страниц текста. Концепция мероприятия должна быть связана с деятельностью компании, решать определенные задачи и быть достаточно интересной для гостей. Например, в качестве корпоратива для сотрудников дистрибьютора алкогольной продукции можно устроить вечеринку в стиле сухого закона.

Чем больше усилий человек прикладывает, тем выше ценится результат. Этот лайфхак активно используется в корпоративных мероприятиях: сотрудников просят прийти в костюмах, подготовить номера, проводят предварительные конкурсы и т.д.

В хорошей концепции мероприятия всегда предусмотрен визуальный ряд и оформление помещения. Особенно внимание стоит уделить welcome-зоне, она производит первое впечатление и сразу настраивает участников на нужный лад. Неплохим вариантом будет позаботиться о мерче мероприятия и других раздаточных материалах. Чем больше мелочей будет поддерживать концепцию — тем масштабней будет ощущение праздника.

В концепции мероприятия нужно предусмотреть активности для гостей. В идеале их должно быть достаточно много, чтобы каждый смог в чем-то поучаствовать. Активности не обязательно должны быть собственно активными, это могут зоны для тематических фотосессий, нанесения грима и т.д.

В этом пункте нужно прописать шоу-программу и выступления. В первом варианте концепции обычно указываются предварительные списки артистов и спикеров. В окончательном варианте необходим точный тайминг, чтобы гости представляли себе программу мероприятия.

Она должна быть эффектной точкой в закрытии праздника. На нее приходится выступление хэдлайнера или награждение победителей конкурса.

Одна из самых сложных задач — вписать бренд в общую концепцию мероприятия. Вся концепция и сценарий должны отвечать корпоративным ценностям и поддерживать их. Так что продумывать эту синергию необходимо еще на стадии планирования.

Используйте бренд в визуальном оформлении, закажите запоминающийся и полезный мерч для мероприятия, а главное, найдите идею, связанную с миссией и ценностями компании.

Хотите всегда быть в тренде ивент-индустрии и получать самые свежие лайфхаки и инсайты в сфере организации мероприятий? Подписывайтесь на телеграм-канал Тренды Ивенты Клиенты, всё самое горячее публикуем сперва там.