Как у нас появилась своя CRM и что с ней теперь делать

Я соучредитель и директор агентства Stranke.ru. Расскажу небольшую историю компании и одного нашего продукта. Прошу совета читателей, интересно узнать мнение коллег. Но об этом ниже.

История будет про создание одного продукта, который получился сам собой и встал вопрос что с ним делать дальше и как правильно поступить. Продукт не идеален, он далек от совершенства, там еще очень много чего не хватает, но как ни странно имеет своего клиента.

Итак, немного о нас: мы из Челябинска, с 2012 года занимаемся созданием сайтов, продвижением и рекламой (больше вторым и третьим). Развитие нашего продукта я разбил на отдельные этапы. Даже в самом начале, когда продукта и не было, он уже начал зарождаться в моей голове и головах моих коллег по офису. Каждый из этапов сделал свой отпечаток на видении продукта, на его внешнем виде и функционале, который решает ту или иную задачу.

Все началось в 2012 году.

Как это часто бывает, начинали мы работать как и большинство других агентств из трех человек - эксель и какие-то нехитрые штуки вроде evernote для записей обсуждений совместных и пр.

Каждый вечер мы подводили итоги дня, писали в таблицы что мы сделали. Я вел учет всех проектов, времени, клиентах, оплат от них, дедлайны и пр. Даже отдельная таблица с нумерацией договоров.

С ростом компании и появлении новых коллег в нашем офисе мы внедряли какие-то новые фичи в автоматизацию и упрощение нашей работы искали готовые сервисы и приложения, тестировали, отказывались либо садились на них на непродолжительное время. Сперва мы отказались от блокнотов и таблиц и перешли в чудный сервис wunderlist.

Ух, это был восторг! Удобное перетаскивание, понятный и логичный, работа в команде и пр. Нам хватило его на полгода. Дальше мы поняли - он слишком прост для серьезной работы, нужно идти дальше и искать что-то посолиднее.

К тому времени (2014 год) мы уже плотно работали с 1С-Битрикс, стали серебрянными партнерами и открыли для себя мир Битрикс24.

Класс! Подумали мы. Удобный экстранет, связь с продажниками в Москве в два клика, хранилка документов и своя база знаний. Это очень круто! В этот период мы работали с битрикс24, но параллельно смотрели Мегаплан, 1С, salesforge и десятки других вплоть до redmine. Битрикс24 показался самым простым для нашего понимания и функциональным. (тем более он для нас бесплатный как для партнеров)

На битрикс24 мы просидели около полутора лет. Освоили для себя работу проектов, задач, поигрались в бизнес-процессы, но как-то не получилось сделать их удобными и применимыми в нашей бизнес-логике.

Однажды я поймал себя на мысли, что я не хочу заходить внутрь нашей системы автоматизации. Мне показалось, что такая система автоматизации не автоматизирует, а заставляет тратить больше времени на простые и примитивные вещи: создать задачу, проверить выполнение, спрогнозировать сроки, найти данные от доступов к проекту.

Я понял что меня стало раздражать больше всего: на создание задачи я стал тратить с учетом заполнения всех полей уже несколько минут, хотя сама задача на 5-10 минут. И работа с битрикс24 не снимала с меня обязанности выставлять документы в другом месте (мы использовали программу бизнес-пак), печатать красивые конверты клиентам в третьем месте, учитывали оплаты в четвертом. Я стал проклинать первое число месяца, т.к. на него приходилось штук 10 отчетов, а вместе с ними акты, счета, задачи на следующий месяц, просмотр задач прошлого и т.д.

И я до сих пор не понимаю почему внутри битрикс24 есть "мой календарь" и "мои задачи". Как сотрудник может делать задачу если у него на этот день пять встреч? И как он может поехать на встречу если он должен закончить другую задачу.

Сведение это все в один понятный процесс работы для меня оказался крайне трудозатратным. Я понял, что нужно искать другие решения.

Я снова стал мониторить рынок, но к моему сожалению прочие решения подходили еще хуже. И тогда я впервые задумался - а не написать ли нам свою систему под себя.

Так как мы работаем с 1с-битрикс, то и писать решили на нем для ускорения разработки, перейти туда мне хотелось максимально быстро.

Для себя я написал список функционала, который мне необходипроект

Промучавшись с проектом интерфейса и дизайном его неделю или две - получилась первая версия.

Все задачи - отдельными плашками, которая имеет плановое и фактическое время. По клику на задачу справа открывается ее детали. Во вкладке "данные" выводятся доступы к проекту.

Также мы сверху стали выводить плановое время выполнения работ. На момент скриншота видно, что у программиста стоит задач на 300 часов вперед =)

Такой вид стал гораздо более удобным чем в Б24, а нам большего и не нужно было. Появился механизм простого планирования рабочего времени с автоматизированным расчетом и менеджер в беседе с клиентом мог открыть с разу назвать ориентировочные даты работ по проекту без вечерних обсуждений "когда закончишь".

На протяжении года мы понемногу допиливали систему, убирали баги и косяки, усложняли функционал, а кое-что переписывали с нуля. В течение этого года с клиентами так или иначе затрагивался вопрос автоматизации их бизнеса и мы что-то обсуждали, между делом показывая клиентам нашу систему.

И внезапно к нам пришел клиент и сказал - ребята, я видел вашу систему и мне понравилось. А вы можете мне сделать такую-же, но допилить ее под нашу тематику - детские праздники. Добавить:

- календарь бронирований помещений

- сделки иначе сделать

- добавить прайс чтобы из него сделки формировать

- добавить специфичные выводы вроде списка дня рождения детей из базы клиентов.

Конечно мы согласились, у нас появился интересный опыт продажи и согласования под конкретного клиента, а вместе с допилками его системы обновлялась и наша, появился раздел прайс.

Дальше к нам приходили новые клиенты по совету старых или которые нашли нас в интернет и заинтересовались такой автоматизацией.

Дальше наша система появилась во всех франчайзи этой компании детских праздников, следующую систему мы сделали для строительной лаборатории. Как мы выяснили для себя - есть целый раздел ПО - лабораторные информационные системы. Сложности там никакой нет, но называются хитро и стоят очень дорого - от миллиона и до бесконечности.

Мы написали систему на порядок дешевле, внося правки и в наш дистрибутив. Мы освоили требования лабораторий - как работают пробы, как забирают, как выдают, какие документы печатают, что такое журнал регистрации проб, что такое сканер штрихкода и принтер штрихкодов и многое другое.

Затем мы автоматизировали лабораторию из местной больницы.До нас они работали в бумажках, а теперь в нашей системе. Мы впервые увидели насколько растет производительность труда воочию - на регистрацию пациента через бюджетную систему уходило по 5-10 минут, через нашу - 40 секунд. Видимо, в медицинских системах про юзабилити не слышали.

После этого было праздничное агентство, аренда мебели из Москвы, сервисный центр из Красноярска и другие различного вида бизнесы, даже гостиницу одну частично автоматизировали.

Из последних проектов - внедрили нашу систему в обучающий центр для медперсонала, тем самым вытеснив 1С из их жизни.

Пожалуй, самый интересный но тяжелый проект - интеграция с сайтом, личным кабинетом студента, отправка приглашений, смс и многое другое.

С каждым проектом мы дорабатывали нашу коробку, по возможности обновляя прошлые проекты, если они были у нас на техподдержке.

Вдохновлялись мы разными аналогами. Чат - ватсап, задачи - гугл календарь + добавили нужного, управление финансами взяли концепцию с cashorganizer, сводка, клиенты, проекты и прочий функционал - авторский.

Функционал рос, качество его также выросло. Особенная гордость - управление задачами и продажами:

В задачах теперь у нас все необходимое: плановое время, учет фактического по таймеру, а самое главное - перетаскивание задач по дням недели. При этом, если задача занимает 4 часа, а на среду есть только 2 - остальные 2 часа переедут на четверг.

Качество работы с дедлайнами выросло неимоверно. Постановка задачи на пару кликов теперь не напрягает и кажется удобным.

В каждой продаже создаются свои задачи, учитываются приход денег, формируется состав сделки, а также в пару кликов делаются различные счета-оферты, акты, акты сверок, договор и пр.

На сегодняшний момент в нашей "коробке" есть следующее:

Как видно из списка - функционал внушителен и вполне закрывает почти все потребности небольших компаний сервисных вроде нашей.

Даже печать конвертов сделали =))

Ну и напоследок - разрабатывать систему можно бесконечно как показала практика. Наша CRM/ERP система (не знаю как правильно ее назвать) родилась сама собой, при этом родилась не из нашей головы а исходя из потребностей рынка и реального бизнеса.

Как показывает практика, спрос на такую систему неплох и у нас получается ее продавать но как индивидуальное внедрение.

Мне хотелось бы ее выпустить на рынок в качестве серийного решения, которое было бы недорогим, простым в доработке (Битрикс же) но закрывающим большинство потребностей микробизнеса с услугами.

Для этого сейчас мы готовим функционал установки и обновлений через маркетплейс 1с-битрикс. Хотим попробовать ее продавать через этот канал, посмотрим что получится.

Но есть ряд вопросов, возможно вы мне подскажете как лучше поступить.

Мы сейчас кроме этого работаем еще над парой своих проектов довольно любопытных. Если статья вызовет интерес расскажу и про них.