Почему корпоративный портал – мастхэв для больших компаний? Интервью с номинантами Workspace Digital Awards

Этим материалом мы начинаем серию парных интервью, цель которых — не только демонстрация внутренней digital-кухни, но и поиск секретов успеха по-настоящему крутых кейсов. А выпытывать их мы будем и у заказчиков, и у исполнителей проектов, занявших призовые места или вышедших в финал конкурса Workspace Digital Awards (WDA). Надеемся, эти интервью помогут обеим сторонам лучше понимать друг друга.

Сегодня мы говорим с digital-агентством CreativePeople и ЦРПТ, создателями самой масштабной в мире системы цифровой маркировки товаров «Честный Знак». Команда CreativePeople сделала для ЦРПТ внутренний корпоративный портал, за счет которого компания стала экономить львиную долю времени на рутинных бизнес-процессах.

Отметим, что агентство CreativePeople заняло 3 третье место на Workspace Digital Awards-2023 в номинации «Потребительские товары» с проектом для Delivery Club.

В интервью участвовали:

• Команда ЦРПТ: Вирясова Л.П., Перцева О.В., Добрынина К.А.
• Команда CreativePeople: Ремезов Е., Пухова А., Дмитриев С.

Начнем.

• Здравствуйте, благодарим вас за участие в конкурсе WDA! Хоть вы и не победили, вы попали в шорт-лист из большого количества сильных участников – это очень достойный результат! Как высоко вы оценивали ваши шансы по этому кейсу?

CreativePeople: Результаты приятно совпали с нашими ожиданиями. Проект очень интересный как с точки зрения рабочего процесса, так и конечного результата. Для нас это первый опыт реализации интранета с нуля и до запуска на стороне клиента, что очень вдохновляет. В конечном счете, мы помогли клиенту ощутимо автоматизировать процессы внутреннего взаимодействия и снизить операционную нагрузку.

ЦРПТ: Это хороший опыт, достойные соперники, будем участвовать и побеждать в следующем году.

• Смотрели кейсы ваших соперников или участников других номинаций? Если да, какие кейсы вам понравились и за счет чего?

CreativePeople: Смотрели. Конкретные кейсы не выделим, но точно можем сказать, что нас воодушевляют проекты, за созданием которых стоит долгая и кропотливая работа команды – чтобы сделать такой продукт, который будет решать проблемы пользователей и отвечать их ожиданиям.

ЦРПТ: Нет, не успели посмотреть.

• Теперь пару вопросов для ЦРПТ. Как вы узнали об агентстве CreativePeople и начали сотрудничество?

ЦРПТ: По рекомендации от коллег.

• Выходит, что сарафанное радио работает и между крупными компаниями?

ЦРПТ: Рекомендации и опыт коллег являются значимым фактором при выборе того, с кем предстоит реализовать большую историю.

• Сильно ли заметен положительный эффект после внедрения корпоративного портала в экосистему компании? Думаю, что руководители выдохнули, когда им стали поступать заявления в электронном виде. Насколько сильно облегчились бизнес-процессы с внедрением корпоративного портала?

ЦРПТ: Да, эффект точно заметен. Корпоративный портал объединил в себе базу знаний, новостные блоки, корпоративные конкурсы, дни рождения, признания и благодарности коллег, позволил автоматизировать подачу кадровых заявок и подписание кадровых документов посредством ПЭП и УНЭП.

Еще портал обеспечил единый вход в разные системы (например, service desk и систему применения электронной подписи).

• Как вам пришла идея для внедрения корпоративного портала? Вы проводили какие-то внутренние исследования в компании? Насколько глубоко вы продумали концепт и функционал корпоративного портала, прежде чем отдать его в работу CreativePeople?

ЦРПТ: Мы проводили опросы и глубинные интервью с сотрудниками, откуда поняли, что текущие каналы взаимодействия и коммуникаций недостаточны, разрознены и не позволяют закрывать все цели и задачи. Мы продумали основной концепт, план и содержание будущего корпоративного портала – минимальный must have.

В ходе развития и внедрения функционала план менялся, менялись приоритеты в соответствии с потребностями компании и требованиями современных реалий. Все изменения мы внедряли в единой команде с креативом – продолжаем жить и работать в философии Agile.

• Что вы можете выделить в профессиональном подходе агентства CreativePeople? Что вам понравилось больше всего в работе агентства над сайтом?

ЦРПТ: Индивидуальный подход к клиенту, предложение интересных, эффективных и быстрых решений для реализации, а также глубокое погружение в наши бизнес-процессы. Еще оперативное реагирование на наши задачи и их постоянное сопровождение.

• Выберете ли вы CreativePeople для работы над другими возможными проектами?

ЦРПТ: Да!

• Большое спасибо за ответы! Перейду к вопросам для CreativePeople: сколько времени и сил ушло на разработку сайта? Сколько человек участвовало в проектной группе?

CreativePeople: Проект разрабатывала команда из ~7 человек: дизайнеров, арт-директора, фронтенд-разработчика, бекенд-разработчика, QA и руководителя проекта.

Запуск был итерационным. Первый релиз (MVP с ключевыми фичами) готовился около 6 месяцев: от создания макетов до релиза в экосистеме клиента. Затем проект перешел в фазу инкрементного развития с ежемесячным добавлением нового функционала. В этой фазе проект находится более двух лет и в ней он сейчас.

• Комфортно ли вам было сотрудничать с ЦРПТ? Можете ли вы описать черты «идеального» заказчика, чтобы мы мотали на ус?

CreativePeople: Да, более чем. Когда заказчик целеустремленный, знает, чего хочет, но при этом готов быть гибким и доверять своему исполнителю – это бесценно. Черты идеального клиента:

• коммуникация;
• открытость;
• желание сделать классный конечный продукт.

• В чем сотрудничество с компаниями, специализирующимися на цифровых технологиях, отличается от сотрудничества с компаниями из «реального» сектора (результаты которого, можно, как говорится, потрогать руками)?

CreativePeople: Кажется, что компании из цифрового сектора чуть более гибкие и решительные, в отличие от реального сектора. Полагаю, это связано с тем, что им нужно быстро подстраиваться под окружающие условия. Все-таки цифру трансформировать и менять легче, чем реальный сектор.

• Это ваш первый опыт создания внутреннего корпоративного портала?

CreativePeople: Нет. Помимо этого у нас долгое время существовал свой внутренний портал. А параллельно с работой над проектом для ЦРПТ, мы также создавали корпоративный портал для другого нашего клиента.

• Можете ли вы со своей экспертизой подсказать, в каких случаях бизнесу не помешал бы собственный корпоративный портал?

CreativePeople: В тех случаях, когда в компании есть множество рутинных процессов, которые отнимают время, и когда нет единой инфраструктуры для взаимодействия между подразделениями. Портал позволяет все это дело оптимизировать и автоматизировать, в том числе, перевести часть бумажных дел в цифру. Например, оформление различных заявок, отпусков и т.д.

Внедрение портала положительно влияет и на экономику компании. Снижаются затраты на ведение бумажного документооборота среди сотрудников, так как все документы появляются в цифровом формате. Также закрывается потребность в наличии и сопровождении других рабочих инструментов: например, отдельной базы знаний.

• Вы сказали, что работаете над улучшениями сайта. Что еще планируете добавить в его функционал, если не секрет?

CreativePeople: Пока не можем сказать, но в планах реализовать систему достижений на портале для сотрудников, а также e-com составляющую.

• Сильно ли первоначальный концепт сайта отличается от его текущего состояния?

CreativePeople: Нет, благодаря тесной коммуникации с командой клиента, нам удалось сделать UX/UI и удобным, и продуманным, и красивым.

• Много ли было переделок по инициативе заказчика или все ваши предложения легко согласовывались? Есть ли какие-то черновые драфты функционала или дизайна, которые не были приняты?

CreativePeople: Как и на любом проекте, дизайн-макеты дорабатывались и улучшались в процессе работы над проектом и при общении с командой клиента. Благодаря тому, что мы часто предлагаем 1-2 варианта реализации того или иного решения, процент непринятых дизайн-макетов очень мал. В 80-90 % случаев согласования проходили без проблем.

• Насколько сложным оказался этот проект по сравнению с другими вашими работами?

CreativePeople: Проект оказался не сложным, а скорее вызывающим (challenging). Специфика продукта потребовала сместить привычные акценты:

• больше времени посвящать качественным интервью с непосредственными будущими пользователями сервиса;
• активнее предлагать клиенту технические компромиссы и встречные решения;
• смело предлагать кардинальные изменения стека по мере все более глубокого понимания нужд клиента.

• Есть ли какая-то своя специфика у внутренних корпоративных порталов, если сравнивать их с публичными сайтами? Например, не нужно думать над SEO, верно?

CreativePeople: Да, SEO – это хороший пример. Но гораздо более важное отличие – возможность иметь прямой контакт с ощутимым количеством конечных пользователей. Благодаря этому укорачивается feedback loop – получение обратной связи по фичам и багам. Связь становится оперативной, становится легко понимать реальное поведение пользователей сервиса. Как следствие, появляется возможность легко строить достаточно точные гипотезы и предлагать клиенту улучшения продукта.

• Какая задача оказалась самой интересной и сложной при работе над проектом?

CreativePeople: Сложной и интересной была не дизайнерская/техническая сторона проекта, а задачи, связанные с аналитикой, коммуникациями и прототипированием. Мы инвестировали большое количество часов команды и клиента в переговоры, формируя изначальный бриф в конкретный список бизнес-нужд и фич будущего сервиса. Мы выясняли текущие бизнес-процессы компании, находили компромиссы и альтернативы и потом ранжировали доработки по их стоимости и приоритетам.

Даже спустя два года совместной работы, глубокое понимание повседневной работы клиента дает уверенный фундамент для легкой коммуникации.

• В кейсе вы сказали, что портал стал для сотрудников чем-то наподобие соцсети. Нет ли переживаний по поводу того, что вы сделали настолько классный сайт, что он будет отвлекать сотрудников от работы?

CreativePeople: Это логичный вопрос. Мы и сами об этом задумывались! Но справедливо будет отметить, что функционал продукта далек от эндорфинового всплеска настоящих социальных сетей. Контентная лента хоть красочная и свежая, но совсем не так часто пополняемая, как лента вашего «Телеграма». Да и любое время, проведенное за таким неформальным взаимодействием с коллегами, втройне окупится при слаженной работе команды в будущем.

• Вы автоматизировали большое количество бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом. Как вы думаете, можно ли перенести подобные наработки в какой-нибудь другой бизнес такого же масштаба? Есть ли перспективы у развития подобного портала до уровня SaaS-сервиса?

CreativePeople: Об этом неоднократно заходили мысли. Да, без сомнения, такие наработки легко перекладываются на многие другие команды такого масштаба. Думаем, что нельзя откидывать перспективу превратить это в готовое SaaS-решение. Откатав нынешние наработки на еще нескольких точечных клиентских командах, провести такую трансформацию будет несложно и очень интересно.

• Чем обусловлен выбор технологического стека, который вы использовали в работе над проектом? В других проектах вы используете его же или что-то меняете?

CreativePeople: Когда мы поняли, что требования клиента к этому продукту достаточно подвижные – мы решили взять наиболее гибкую основу и строить будущее продукта именно на ней. Laravel на бекенде стал отличным компромиссом между нашей инхаус-экспертизой, количеством готовых «кирпичиков» для стройки продукта и свободой для построения любой кастомной сложной логики. А React + Next позволили сделать технически аккуратный и современный фронтенд, быстрый в глазах пользователя и легко поддерживаемый в глазах разработчиков.

• Будете ли участвовать в этом сезоне премии WDA? Если да, сколько сильных кейсов нам от вас ждать?

CreativePeople: Участвовать точно будем, но вот количеством кейсов пока не поделимся – часть проектов у нас еще в работе. Мы рассчитываем запустить их до крайнего сроки подачи кейсов на конкурс. Но кое-что интересненькое точно будет!