Bleisure-тур для конгресса, или как новые форматы делового туризма влияют на стандарты трансфера
О том, как правильно выбрать подрядчика для транспортного обслуживания выездных корпоративных мероприятий и каких рекомендаций стоит придерживаться при организации самих поездок с учетом новых тенденций в MICE-индустрии расскажу Вам я — Алёна Филатова, PR-cпециалист, лидер проекта «Автобус Добра» транспортной компании «Интерсервис».
СПРАВКА
Компания «Интерсервис» — транспортный оператор крупномасштабных конгресс-мероприятий всероссийского и международного уровня. Учреждена в Санкт-Петербурге в 1995 году. Специализируется на обслуживании корпоративных клиентов — коммерческих компаний, государственных и негосударственных организаций, предоставляя им в аренду автотранспорт с водителями. «Интерсервис» придерживается принципов корпоративной социальной ответственности (КСО) и в своей деловой практике следует принципам устойчивого развития бизнеса, основанным на ответственном отношении к природе, обществу и высоком качестве корпоративного управления.
В бизнесе стали чаще встречаться
В России стремительно растет сфера делового туризма (MICE), связанная с проведением различных корпоративных мероприятий выездного типа (конгрессы, выставки, конференции, семинары и т.п.).
Так, согласно прогнозным расчетам национального Союза агентств делового туризма (САД), оборот рынка бизнес-поездок в стране по итогам 2023 года составит не менее 810 млрд рублей (+91% к кризисному 2022 году, +68% к 2021 году).
Об активизации сферы MICE в уходящем году также свидетельствует тот факт, что только за 8 месяцев этого года число командировок в российских компаниях выросло на 16% относительно всего 2022 года и на 12% относительно благополучного в экономическом отношении 2019 года (данные САД).
На этом фоне актуализируется значимость компаний, которые специализируются на транспортном обслуживании выездных мероприятий разного вида, масштаба и продолжительности.
Какие же моменты важно учитывать непосредственным организаторам таких мероприятий – менеджерам ивент-агентств, маркетологам, HR-специалистам, секретарям глав компаний и самим руководителям компаний – при выборе транспортного подрядчика для MICE?
I. Три базовых критерия выбора транспортной компании:
Во-первых, такая транспортная компания должна отвечать трем условиям:
- наличие безопасного, комфортабельного и качественного автопарка;
- широкая линейка транспортных средств (от седанов и минивэнов до больших туристических автобусов);
- высокий уровень сервиса и профессионализма водителей, менеджеров и диспетчеров.
С очень большой долей вероятности компания, соответствующая этим требованиям, обеспечит транспортное сопровождение любых конгресс-мероприятий на высоком уровне. Речь идет, в частности, о предоставлении таких услуг, как:
- Встреча деловых партнеров в аэропорту;
- Транспортные услуги для VIP-персон на автомобилях премиум-класса;
- Трансфер гостей и участников от отелей до места проведения форумов и конференций;
- Аренда транспорта заказчиком на весь период проведения события.
II. Транспортный подрядчик должен отвечать не только базовым, но и новым запросам рынка MICE
Во-вторых, желательно, чтобы выбранная транспортная компания, была на шаг, а то и на два впереди ранее сложившихся отраслевых стандартов. Поясню этот тезис. На рынке MICE, как и на любом другом, за долгие годы сформировались стандартные (базовые) запросы со стороны заказчиков. Все их можно свести к следующим пунктам:
- прибытие транспорта своевременно к назначенному месту;
- безопасность перевозок;
- респектабельность и комфортность транспортного средства;
- высокий профессионализм, коммуникативные навыки и знание в совершенстве водителем правил этикета.
Bleisure – новый формат на рынке делового туризма, который необходимо учитывать при организации выездного события
В последние год-два в сфере делового туризма сформировались новые запросы. Они расширили линейку отраслевых стандартов.
В частности, руководители многих организаций (как в России, так и в других странах) сегодня стремятся провести не просто деловое мероприятие (выставку. конгресс, конференцию или семинар), а совместить его с культурной программой - посещением выставок, музеев, концертов, достопримечательностей.
Такой комбинированный формат получил название bleisure (от английского business – дело и leisure – отдых).
Он, кстати, вполне вписывается в отраслевую статистику по РФ (данные САД), согласно которой каждая четвертая командировка захватывает выходные дни.
Таким образом, bleisure зачастую состоит из деловой части – приходящейся, например, на четверг и пятницу – и развлекательной, под которую отводятся, соответственно, суббота и воскресенье.
Транспортные подрядчики, которые стремятся выдержать рыночную конкуренцию на рынке, должны уметь подстроиться под этот тренд. Так, например, компания “Интерсервис” готова предоставить своим постоянным и потенциальным заказчикам не только транспортные, но и сопутствующие услуги.
В частности, организовать полноценную экскурсионную программу по Санкт-Петербургу, Кронштадту или Петергофу. Для этого мы наладили эффективные партнерские связи с надежными и проверенными экскурсионными бюро.
Стоит отметить, что транспорт от компании “Интерсервис” полностью оборудован для экскурсионного обслуживания: наши автобусы и микроавтобусы имеют большие панорамные окна, удобные, комфортабельные кресла, оснащены аудио-оборудованием высокого класса.
Белоснежный автобус как канал продвижения бренда в рамках MICE
Кроме того, в комплексе с транспортно-туристическим сервисом мы предлагаем клиентам услуги визуального продвижения, а именно – брендирование. На борта наших автобусов или микроавтобусов временно (на период транспортного обслуживания) наносится информации о компании-заказчике.
Так как все транспортные средства компании “Интерсервис” белого цвета, то любой логотип на них смотрится ярко, интересно и привлекает дополнительное внимание людей как в процессе движения авто по дороге, так и во время парковки возле места проведения мероприятия.
Это действительно невероятно красиво, когда по шоссе движется колонна белоснежных автобусов с ярким логотипом. Охват брендом целевой аудитории заказчика автоматически увеличивается.
III. Следует выбирать не просто “отличный сервис”, а заботу, внимание и душевное участие
В-третьих, организаторы MICE-событий при выборе транспортного подрядчика должны учесть его готовность и способность эффективно действовать в состоянии неопределенности и оперативно реагировать на пожелания заказчика, иногда выходящие за рамки формальных договоренностей.
Совсем недавно, в ноябре, к нам за услугой транспортного сопровождения обратилась одна крупная российская компания, чья штаб-квартира располагается за пределами Санкт-Петербурга. Представители этой организации прибыли в Северную столицу для участия в отраслевом форуме.
А ее руководство лаконично и абстрактно сформулировало свои пожелания: “Нам нужен сервис на высшем уровне”.
Помимо качественного транспортного обслуживания в рамках форума “Интерсервис” обеспечил:
- встречу в аэропорту с информационной табличкой;
- тщательно продуманную и рационально организованную логистику маршрута;
- питьевую воду в салонах наших автобусов;
- доставку багажа;
- консультации относительно достопримечательностей города впечатляющую туристическую программу по Северной столице.
Мы применили свой традиционный подход, который сводится к тому, что клиенту нужен не просто транспортный сервис, а искренняя забота, внимание и душевное участие. Например, подробный рассказ о достопримечательностях города или достойных заведениях общественного питания, расположенных поблизости от гостиницы, где разместились гости-участники MICE.
В таком выходе за границы формальных обязанностей по договору заключается, кстати, одно из главных конкурентных преимуществ компании “Интерсервис”, секрет ее почти 30-летней успешной работы на рынке транспортных пассажирских перевозок.
В итоге мы получили от заказчика теплые слова благодарности и заверение воспользоваться нашими услугами в свой следующий визит в наш славный город.
Какие правила необходимо соблюдать организатору события после выбора транспортной компании
Организаторам мероприятий делового туризма необходимо соблюдать определенные правила (для эффективного проведения MICE-события) уже после того, как транспортная компания выбрана и соответствующий договор с ней заключен.
Правило № 1: учитывать численность группы и объем ее багажа. Бывает так, что клиент заказывает из соображений экономии, например, минивэн для группы из 7 человек. Забывает при этом про рюкзаки, сумки и чемоданы пассажиров. В результате люди оказываются перед перспективой провести поездку в весьма некомфортных, стесненных условиях.
Или, например, если в группе чуть больше 50 человек, то не стоит заказывать под нее 50-местный автобус. Рационально заказать автобус следующей категории вместимости – на 63 места.
В нашем автопарке представлена широкая линейка транспортных средств от легковых автомобилей бизнес-класса до больших туристических автобусов, поэтому мы всегда легко подбираем транспорт для любой группы, вне зависимости от ее численности.
Правило № 2: быть на связи. Необходимо назначить сотрудника (обычно это представитель группы пассажиров-участников мероприятия), ответственного за оперативную связь с менеджерами, диспетчерами и водителями транспортных средств, обслуживающих MICE. Так обеспечивается оперативное реагирование в случае непредвиденных ситуаций, корректировка маршрутов и решение других возникающих вопросов.
При формировании заявки на транспортное обслуживание следует обратить внимание на корректное отображение контактных данных этого лица.
Правило № 3: заранее планировать выездное событие и подавать заявку на его транспортное сопровождение как минимум за месяц до начала проведения самого мероприятия. А в случае масштабных событий, как ПМЭФ, например, следует делать это не менее, чем за год до открытия форума.
Правило № 4: заранее ознакомить транспортного подрядчика со сценарием и важными деталями планируемого конгресс-мероприятия.
Владение этой информацией перевозчиком позволит обеим сторонам рационализировать расходы на ивент: спланировать и построить максимально эффективные и удобные маршруты. Безопасная логистика — приоритет, на которой должен ориентироваться MICE-перевозчик.
Специалисты компании “Интерсервис” отдают себе отчет, что безупречно выстроенная с позиций обеспечения безопасности и своевременности логистика остается главной составляющей услуги транспортного сопровождения.
Это – ядро так называемого риск-ориентированного подхода.
Многие наши клиенты из других регионов зачастую имеют весьма поверхностное представление о расстояниях внутри Санкт-Петербурга и Ленобласти, особенностях дорог, “пробках”, ремонтных работах, расположении тех или иных достопримечательностей относительно друг друга.
Поэтому важно изначально сориентировать их на дорожные реалии и в то же время не разочаровать. Логисты компании “Интерсервис” успешно справляются с этой задачей.
В частности, для исполнения каждого заказа клиенту назначается персональный менеджер.
В его задачи входит учитывать все нюансы маршрута, предвосхищать и предотвращать возможные риски, подключать, если нужно, всю мощь логистического аппарата транспортной компании.
Также персональный менеджер выясняет, есть ли у клиента особые пожелания к пребыванию в городе, где проходит соответствующее конгресс-мероприятие. В зависимости от этих пожеланий изначальный маршрут может быть скорректирован.
Диспетчерская служба компании “Интерсервис” работает в режиме 24 на 7.
Если у заказчика или прикрепленного к нему персонального менеджера возникают какие-то вопросы, связанные с маршрутом, то наши диспетчеры всегда на связи. В случае необходимости они в оперативном режиме готовы предоставить заказчику дополнительный транспорт и оказать помощь в поиске любых локаций на карте региона.
Тандем между организатором события и транспортным подрядчиком – залог успешного проведения MICЕ
Резюмируя, можно сказать: как компания-заказчик (организатор мероприятия), так и нанятый ею транспортный подрядчик должны работать в тесной технологической и эмоциональной связке, обеспечивая своевременную и комфортную доставку участников форума в его узловые точки.
Многолетняя практика показывает, что компании “Интерсервис” удается построить эффективное взаимодействие со всеми своими партнерами в сфере MICE.
А более подробную информацию о различных схемах сотрудничества наши потенциальные заказчики могут получить по:
- Телефону: +7 (921) 323–61–85
- Е-mail: pr1@is-rent.ru
Наша цель – синергия возможностей для достижения масштабного результата во всем, что касается предоставления транспортных услуг на территории Санкт-Петербурга, Ленинградской области и других регионов Северо-Запада России.