Как выбрать ответственного за внедрение автозаказа?

Автоматизация может закончится провалом, если назначить ответственным за неё не того сотрудника.

Конкретно в нашем случае, мы бесплатно устанавливаем демо-версию нашей системы автозаказа min-max.pro и просим оплату только после успешного внедрения. Поэтому провалы при внедрении не приносят финансовых потерь организациям.

Но, во-первых они приносят проблемы нам, вынуждая тратить время на заранее обречённые проекты.

Во-вторых, из-за небольшой оплошности на первом шаге, лишают компанию возможности улучшить внутренние процессы, внедрив систему автозаказа.

В-третьих, естественно, такие отказы снижает нашу выручку.

Поэтому мы решили поделиться своими видением причин подобных провалов и дать некоторые рекомендации.

Инициатором внедрения как правило бывают либо высшее руководство, либо особо инициативные работники.

Если инициатор рядовой сотрудник отдела закупок, проблем с внедрением обычно не бывает. Все вопросы решаются в рабочем порядке и система начинает использоваться на практике. Отказов по демо-версиям минимум.

Если же инициатор руководство, обычно оно делегирует задачу по внедрению системы на менеджера по закупкам, либо айтишника. Именно они выступают в качестве заказчика и общаются с разработчиками, то есть с нами.

Если представителем выбран айтишник, ему всё-равно понадобится ответственный со стороны отдела закупок.

Именно с сотрудниками отдела закупок, знакомящихся с автозаказом по поручению руководства, как ни странно, часто возникают проблемы. Они берут демо версию, надолго пропадают, не задают ни одного вопроса и в итоге отказываются от программы с формулировкой “нет времени разбираться”, “мы подумали, нам не подходит”. Зависимость очень чёткая и не случайная.

Речь конечно о средних или крупных компаниях. В совсем небольших, ситуация более однозначная. Там, как правило, закупками занимается сам предприниматель, у которого всегда тотальный перегруз и завал обязанностями выше крыши. Поэтому всегда заинтересован в экономии своего личного времени и рад любому избавлению от рутины за разумную плату.

Сотрудник делает заказ поставщику на пополнение склада. Эту задачу можно решить несколькими способами.

Обычно используют формулы не сильно сложные, либо не используются вообще. Но в любом случае сотрудник тратит довольно много времени на однотипную работу, которая делается на полном автомате, без особых раздумий. Эта деятельность может занимать у менеджера один-два-три часа каждый день.

В части случаев закупщик просто выводит список товаров с продажами и остатками, пробегает его взглядом и принимает решение на основании интуиции.

Как правило, именно сотрудники, тратящие много времени на рутину больше всего сопротивляются внедрению автоматизированных систем. По человечески понятно, когда это связано с нежеланием перестраивать привычный рабочий процесс и тратить время на первоначальное обучение и освоение.

Но даже в тех случаях, когда особых дополнительных усилий прикладывать не требуется, противодействие с их стороны ощущается постоянно.

Причина в том, что монотонная работа, большинством менеджеров воспринимается как халява: возможность отсидеть время до конца рабочего дня, без лишних заморочек. Можно отвлекаться на свои дела и общаться с коллегами, работая без комфортно и без напряга. При этом выглядеть все время занятым.

Эту догадку подтверждают и другие источники. Например, опросы работников Walmart и Amazon, часть работы которых забрали роботы. Они отмечают, что раньше могли позволить себе расслабиться, протирая полы на машинках-полотёрах или проверяя выкладку товаров. Теперь такой возможности у них нет, это время занято выполнением других обязанностей.

Поэтому для себя нужно всегда заменять слова “избавляем от рутины” на “избавляем от халявы”. Тогда всё встаёт на свои места. Мы забираем время, которое сотрудники проводят с комфортом и занимаем его другими задачами, требующими большего умственного напряжения.

Другими словами, “меньше времени на работу” не равно “меньше работы”.

Любая автоматизированная система отбирает у сотрудника время отдыха на рутине и заменяет дополнительными задачами при той же зарплате. Не всем работникам это нравится.

Экономия времени нужна только тем, кто заинтересован в эффективной работе компании в целом. В крупных компаниях это собственник, топ-менеджмент либо отдельные сотрудники, которые болеют своим делом и стараются внести посильный вклад в развитие компании.

Именно их нужно назначать ответственными за внедрение автоматизированных систем.

Собственники и топы редко могут позволить себе разбираться в автозаказе самостоятельно. Это бывает либо в небольших компаниях, либо если топ вышел из закупщиков и до сих пор ведёт некоторую группу товаров.

Поэтому нужно найти одного (ни в коем случае не весь отдел!) сотрудника, убедится, что у него есть желание заниматься внедрением и поручить задачу ему.

Часто может оказаться, что особого желания не испытывает ни один из работников. Естественно, в лицо руководству об этом никто не скажет, проект будет саботироваться, пока не утонет. Причем наличие демо-версии здесь играет скорее отрицательную роль, т.к. затея не считается полноценным проектом, за который уплачены деньги и спрос с исполнителей не такой строгий.

Решение очевидное — энтузиазм нужно поднять стандартными методами, посредством кнутов и пряников. С одной стороны нужно требовать отчёта, как именно продвигается исследование демо-версии, чтобы его не спустили на тормозах, с другой — не забыть замотивировать конкретного исполнителя со стороны отдела закупок.

Для одних сотрудников стимулом будет финансовое вознаграждение, для других – возможность повысить квалификацию и стать незаменимым. В любом случае руководитель останется в плюсе. А результаты внедрения автоматизированной системы оправдают каждый шаг.