Движение денежных средств — что это такое и как пользоваться отчетом
Единственный способ избегать кассовых разрывов и долгов, а также максимально снизить риск банкротства — считать деньги. Основной документ, который помогает отслеживать количество средств на счетах и контролировать траты, — отчёт о Движении денежных средств (ДДС). Рассказываем, зачем он нужен, как его составить и на что обратить внимание, чтобы случайно не обмануть самого себя.
Зачем тратить время на этот отчёт
Первый раз на отчёт о Движении денежных средств может уйти несколько часов. Есть четыре причины потратить на это время:
- Понять, сколько денег у бизнеса — хватит ли денег на закупку партии товара, есть ли возможность расшириться.
- Найти, куда уходит больше всего денег — операционные траты или финансовые обязательства, например кредиты.
- Определить, кто главный плательщик бизнеса — какой клиент приносит самую большую прибыль, то есть от кого зависят деньги компании. Если он задержит оплату или уйдёт, в бизнесе возникнут проблемы.
- Выяснить прибыльное направление и не очень — если у бизнеса несколько направлений работы, по ДДС можно увидеть, что приносит прибыль компании, а что — уже нет.
В отчёт должны попадать абсолютно все деньги компании — даже те расходы, которые кажутся незначительными.
Какие данные попадают в ДДС:
- продажи и поступления средств;
- траты на закупку расходных материалов;
- оплата кредитов и процентов по ним;
- траты на содержание офиса;
- количество денег есть на счетах и в кассе.
Отчёт стоит заполнять ежедневно, иначе есть риск забыть о небольших тратах, например об оплате такси на деловой обед. В контексте одного раза сумма 200-300 рублей кажется неважной, но если таких обедов хотя бы 10 в месяц, значит поездок будет 20. А это уже 4-6 тысяч рублей — не так уж много, но всё же неприятно, если это станет ежемесячной тратой из кармана руководителя.
Создаём таблицу для отчёта
Нужную для ДДС информацию берут из банковских выписок по счетам компании или в отчёте бухгалтера. Вести учёт удобнее в Google-таблицах: так у всех сотрудников в любой момент будет доступ к документу. Например, внести траты на такси можно с телефона, пока сотрудник едет на деловой обед. В этом случае риск, что какие-то траты забудут внести, будет меньше.
Пять шагов, чтобы создать отчёт:
- Вписать все кошельки — расчётные счета, карты, касса, сейф для наличных и т. д. Кошельки вносят в отчёт до статей расходов и называют так же, как в жизни: счета в банках — название банка + р/с, карты — название банка + карта, наличные — так же или «сейф».
- Определить статьи расходов — оптимально, если их будет около 30. В 20 пунктов обычно не удаётся уместить все статьи, а 50 уже слишком сложно заполнять.
- Отделить поступления от расходов — даже если статья одна, например, кредиты, то выдача кредитов и поступления по кредитам нужно вносить отдельными строками.
- Разбить траты и поступления на три типа деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая.
- Разнести выбытия и поступления по направлениям — например, разделить опт и розницу, работу с В2В и В2С рынками.
Пересматривать статьи и обновлять их лучше раз в год. Если делать это слишком часто — возникнет путаница, а слишком редко — отчёт перестанет отражать действительность.
Как заполнять таблицу:
- ежедневные расходы вносят во вкладку «Месяц»;
- сводный отчёт и по каждому кошельку заполняют раз в месяц.
Отдельно стоит записывать переводы со счёта на счёт. Это не расходы в прямом смысле слова, так как деньги остаются в компании. Но важно отражать эти перемещения средств в ДДС, чтобы чётко понимать: сколько денег есть в каждом кошельке.
Три частые ошибки при заполнении ДДС
Раз в месяц стоит сверять количество денег в кошельках компании с данным в отчёте о Движении денежных средств. Если что-то не сходится, возможно, допущена одна из трёх частых ошибок.
Ошибка №1: Не делать платёжный календарь. В платёжном календаре указаны все даты расчётов: когда поступят регулярные или разовые поступления от клиентов, сроки оплаты аренды и коммунальных услуг, зарплата сотрудникам и крупные представительские расходы, например покупка билетов на самолёт для командировки.
Без этого документа непонятно, как оценивать количество средств на счетах. Например, в конце месяца их может быть больше, чем обычно, и кажется, что можно планировать расширение или обновить мебель в офисе. А на самом деле, планируется крупное обучение сотрудников или корпоративная поездка, а значит траты в следующий период будут выше, и обновление офиса стоит отложить.
Платёжный календарь стоит завести вместе с отчётом о Движении денежных средств, а не откладывать его создание на потом.
Ошибка №2: Относить поступление или трату не к той статье расходов. Случайно пару раз внесли траты на такси не в «Транспортные расходы», а в «Содержание офиса», и в конце месяца получили искажённую картину. Кажется, что офисные расходы выросли, а найти причину не удаётся — уже никто не вспомнит, что в этой статье случайно оказалась оплата такси. А если это не такси, а билеты на самолёт — сумма может удивить ещё сильнее.
Ошибиться можно и неслучайно. Например, агентство по созданию сайтов отнесёт покупку сервера к «Содержанию офиса» или «Тратам на оборудование». Хотя его нужно записать в «Основные средства», ведь сервер можно продать, если он перестал использоваться.
В статьях расходов бывает сложно разобраться самостоятельно. Лучше хотя бы на старте заполнить документ с финансовым консультантом и уточнить, к какой статье стоит относить те или иные расходы.
Ошибка №3: Не вносить мелкие суммы. Из небольших трат на такси или кофе с печеньем для офиса в конце месяца складываются весомые суммы. Во-первых, эти траты тоже стоит держать под контролем, а иногда даже сокращать. Во-вторых, пропажу денег со счёта придётся искать, когда в конце месяца данные не сойдутся. На это уйдёт время и силы, которые лучше потратить на что-то другое.
Гораздо проще сразу вносить все мелкие расходы, тем более что в Google-таблицах это можно сделать даже с телефона.
Иногда собственнику бизнеса не хватает наглядности, чтобы решиться закрыть невыгодное направление или сократить расходы на содержание офиса. При этом такие решения способны помочь компании выбраться из кризиса и даже не попадать в него. Ради этого стоит один раз выделить несколько часов, создать отчёт и уделять этому 20-30 минут в день.
При возникновении любых вопросов, можете запросить у нас консультацию.
Еще больше тем для вашего бизнеса собрали здесь