90% предпринимателей не знают, сколько зарабатывают на самом деле. Почему CRM тут не помощник?
В статье расскажу:
- как сэкономить на финдиректоре 100 тыс./мес. и самому вести подробный фин.учет за 1 минуту в день
- почему Гугл-таблички и CRM не гарантируют прозрачность бизнеса и не защищают от кассовых разрывов
- может ли собственник запланировать выручку на месяц вперед, чтобы не было “то густо, то пусто”
Меня зовут Евгений Валевич, я занимаюсь автоматизацией и оцифровкой процессов в бьюти. За 5 лет карьеры я встречал немало предпринимателей, которые работают 25/8, но большинство из них не знает свой точный доход.
Деньги расходятся на зарплаты, налоги, аренду, а самому собственнику приходится тянуть с кассы и тревожиться за свое будущее. Знакомая ситуация? Давайте разберёмся, почему так происходит и как автоматизировать учет финансов, чтобы навести порядок в кассе и увеличить прибыль.
Иллюзия контроля
Владельцы салонов, как и многие другие предприниматели, оценивают прибыль “на глазок” — по сумме в кассе, в CRM или на банковском счёте. Но это только создаёт иллюзию контроля и мешает принимать взвешенные решения.
Без оцифрованной и прозрачной финансовой модели невозможно понять:
- сколько реально приносит каждый клиент и услуга;
- какие направления услуг растят доход, а какие — только тянут ресурсы;
- когда наступит кассовый разрыв (а он наступит, если не учитывать все расходы, включая налоги, аренду, закупку материалов);
- как оптимизировать затраты и не уйти в минус;
- какой план по выручке реально смогут выполнить сотрудники.
Финансовая модель — это инструмент, который переводит хаос в управляемую систему.
Финмодель показывает, на чём бизнес зарабатывает и где теряет деньги, помогает собственнику строить прогнозы и быстро адаптироваться под ситуацию. Без нее предприниматель, как слепой котенок, двигается интуитивно и часто ошибочно. Просто потому что не видит всех данных. Или видит, но цифры с самого начала не точные.
Правильная финмодель должна отражать движение всех денежных потоков: от закупок и аренды до мотивации персонала. Если у вас не так, сейчас расскажу, что нужно делать на примере салона красоты. Шаги легко адаптировать под любой бизнес в сфере услуг — пользуйтесь и не забудьте отблагодарить лайком!
Что обязательно нужно учитывать в финмодели, чтобы не попасть в кассовый разрыв
Создание финансовой модели — это не просто таблица в Excel и ведение CRM. Важно учитывать множество неочевидных факторов, которые влияют на прибыль.
В первую очередь, это:
1. Все (!) доходы и расходы. В одном только салоне красоты свыше 30 показателей, которые обязательно нужно отслеживать. У моих клиентов это происходит автоматически. Достаточно заполнять привычную CRM, и отчеты подготовятся сами. Ниже примеры — все отчеты индивидуальны, но вы можете подсмотреть показатели и ориентироваться на них при создании своей фин.модели:
2. Разделение показателей по услугам и сотрудникам. Полезно же понимать, кто из команды приносит больше выручки и какие услуги наиболее востребованы? Мои клиенты видят показатели по каждому направлению услуг и мастеру. Это помогает сфокусироваться на прибыльных направлениях, вовремя пересмотреть цены на услуги и поощрить старательных сотрудников премиями.
3. Учёт сезонности и планирование. На бьюти-бизнес особенно влияет сезонность. Лето и новогодние праздники — самые прибыльные периоды, а в остальное время спрос колеблется. Финмодель должна учитывать такие факторы, чтобы собственник мог прогнозировать свой доход.
Как это возможно? На основе гипотезы. Если я увижу ваши финансовые отчеты за последние полгода, без проблем рассчитаю план на ближайший месяц. И с большой вероятностью ваша команда не домотивируется, а достигнет его!
4. Точка безубыточности. Когда в кассе «то густо, то пусто», проблема обычно не в клиентах и не в сотрудниках, а в расчетах. Включив в модель все регулярные траты, вы можете рассчитать точку безубыточности — границу, ниже которой никак нельзя опускаться. Это важный показатель, о котором многие забывают.
5. Введение показателей эффективности (KPI). Чтобы сотрудники понимали, какого результата от них хотят, не ограничивайтесь планом по выручке. Установите границы по среднему чеку, количеству клиентов, выручке на одного сотрудника. Анализируя их, вы увидите, какие изменения идут на пользу бизнесу, а какие нет. Еще одно преимущество прозрачной финмодели.
Несколько аргументов, почему CRM недостаточно
Есть миф, что если в бизнесе внедрена CRM, то проблем с финансовым учетом быть не может. Конечно, это не так!
CRM:
- считает ваши доходы кассовым методом = неточные метрики;
- НЕ учитывает налоги, списания со счетов;
- НЕ показывает упущенную выручку;
- НЕ помогает делать прогнозы по доходу на будущий период.
Финансовая модель охватывает весь бизнес, интегрирует данные из CRM, но идёт намного дальше и позволяет собственнику полноценно контролировать деньги.
Перейдем к примерам, почему CRM и финансовая модель — это разные инструменты, и как отсутствие последней чревато для бизнеса:
Запись на услуги и реальные доходы. CRM позволяет отслеживать записи на процедуры и количество клиентов. Но это никак не связано с учетом налогов, арендных платежей, закупки расходных материалов, зарплат. Например, у салона может быть запись на месяц вперёд, и CRM покажет высокий спрос, но при этом в отчёте не учтены крупные выплаты, которые предстоит сделать. Итог: по CRM кажется, что салон процветает, но после расчёта реальных расходов окажется, что выручка еле покрывает затраты.
Отсутствие данных об упущенной выручке. CRM может показать, сколько клиентов записались, но не укажет, сколько могли бы записаться при более эффективном расписании или маркетинге. В финансовой модели такие данные учитываются и становится понятно, сколько потенциальной выручки упущено из-за недозагрузки мастеров или неравномерного распределения клиентов.
Списание материалов и расчёт прибыли на услуги. В CRM вы можете фиксировать списание всех материалов, но чтобы свести все отчеты в единую картинку и посчитать прибыль каждого направления, придется все эти данные сводить вручную. Для чего оценивать прибыльность каждого направления? Потому что часто есть направления услуг, которые просто работают в ноль или минус.
Долгосрочное планирование и сезонность. CRM фиксирует взаимодействия с клиентами, но не способна сделать прогноз кассовых разрывов в будущем. К примеру, в новогодние праздники салон может заработать больше, чем в среднем по году, но в январе-феврале доходы снизятся. Финансовая модель с учётом сезонности покажет, какие суммы стоит отложить в период подъёма, чтобы покрыть расходы в более спокойные месяцы.
Делаем выводы. CRM в салоне — полезный инструмент для организации клиентского сервиса, но этого недостаточно для комплексного управления финансами. Финансовая модель позволяет не только увидеть, сколько приносит салон и где теряются деньги, но и сделать прогнозы, избежать кассовых разрывов и найти проблемные места.
Что делать, если нет времени на ведение финмодели?
Многие владельцы салонов избегают создания финансовой модели, потому что лишних 100 тысяч на зарплату финансисту нет, компетентных специалистов в салоне — тоже, а желания разбираться с этим — тем более. И здесь на помощь приходит моя автоматизированная система финансово-управленческого учёта. Единственная в своем роде, только для бьюти.
Автоматизированный фин.учет:
- собирает данные из CRM автоматически;
- считает доходы-расходы и прочие показатели с точностью 99,9%;
- показывает упущенную выручку, точку безубыточности, ошибки заполнения CRM;
- экономит собственнику время и много денег;
- помогает навести порядок в кассе за 1 минуту в день — отчеты строятся автоматически, остается только проверять.
Если хотите узнать о моей системе подробнее, напишите мне в Телеграм: @evgeniy_valevich
И приходите на бесплатную 30-минутную диагностику вашего бьюти-бизнеса. Я покажу, сколько денег вы недозарабатываете прямо сейчас и где именно. Записи на онлайн-встречу на сайте: https://mlnnabeauty.ru/