Резервы-заначки в работе (и личной жизни) финансиста
Для финансиста нормально делать заначки. Это страховка от непредвиденных обстоятельств, реальный элемент риск-менеджмента. Как в корпоративных финансах, так и в личных. Такие заначки называются резервами. Определение у управленческом учете резервов и должное формирование их позволяет снизить уровень неопределенности и стресса у менеджмента и акционеров бизнеса.
Для личных финансов считается правильным после прихода денег сначала отложить в копилку определенный, желательно существенный, процент поступлений, после чего уже оплачивать счета и делать покупки вещей. Не бесспорное, но скорее не вредное правило.
В финансах бизнеса все работает сложнее. Например, есть авансы, предоплаты, которые еще и не средства компании, а своего рода долг, в выручку он может не конвертироваться, соответственно и прибыли для распределения в таком случае не появится. Из предоплаты надо как раз делать закупки комплектующих, сырья, материалов и оплачивать услуги контрагентов, участвующих в создании продукта или услуги. Только выполнение контракта должным образом и в срок позволит создать прибыль, которую потом уже можно будет распределить, в том числе используя правило “сначала заплати себе” - выплатить дивиденды, а потом уже делать инвестиции и прочие необязательные платежи.
На заметку: Упрощенное переложение правила “сначала заплати себе” в управленческом учете компании следует применять крайне осторожно. К слову, это распространенная ошибка нефинансовых топ-менеджеров и собственников даже сравнительно крупного бизнеса. Кстати, начисление и получение прибыли часто путают и некоторые популярные авторы курсов финансов для начинающих предпринимателей. В итоге, эти горе-тренеры совсем запутывают старающихся разобраться с финансами предпринимателей, часто безответственно подтверждая веру последних в то, что полученные на счет деньги - это уже их прибыль.
Для финансового директора одной из важнейших задач является обеспечение устойчивости компании. Одним из эффективных способов достижения этой цели является создание резервных фондов для обязательных и экстренных расходов. Управленческий учет предлагает инструменты, позволяющие системно подходить к формированию резервов, чтобы снизить финансовые риски и обеспечить компанию необходимыми ресурсами в критических ситуациях.
Итак, резервные фонды — это денежные средства, которые откладываются для покрытия предсказуемых обязательных расходов и непредвиденных ситуаций. Основные цели формирования таких фондов:
- Обеспечение выполнения обязательных платежей (налоги, аренда, страховые взносы).
- Покрытие расходов на ремонт оборудования или зданий.
- Финансирование форс-мажорных обстоятельств (например, убытки от стихийных бедствий).
- Сохранение финансовой стабильности в случае временного снижения доходов.
В зависимости от целей и структуры расходов компании, резервные фонды могут быть классифицированы на несколько видов фондов:
- Обязательных расходов: Сюда включаются налоги, выплаты по кредитам, арендные платежи и другие обязательства.
- Ремонта и технического обслуживания: Формируется для покрытия расходов на поддержание основных средств в рабочем состоянии.
- Экстренных ситуаций: Предназначен для покрытия непредвиденных расходов, которые могут возникнуть вследствие форс-мажорных обстоятельств.
- Стабилизации доходов: Создается для компенсации временных колебаний доходов.
Формирование резервных фондов требует системного подхода и планирования. Управленческий учет помогает структурировать этот процесс:
- Анализ расходов: Необходимо тщательно проанализировать прошлые расходы компании, чтобы выделить статьи, которые требуют создания резервов. Это могут быть как регулярные расходы, так и потенциальные экстренные затраты.
- Прогнозирование: Финансовый директор должен спрогнозировать возможные будущие расходы на основе имеющихся данных. Для этого используются методы прогнозирования спроса, анализа рынка и экономических факторов.
- Определение суммы резервов: На основании анализа и прогнозов определяется оптимальный размер резервов для каждого фонда. Обычно для обязательных расходов резерв формируется из расчета 3–6 месяцев, а для экстренных ситуаций — в зависимости от специфики бизнеса и уровня риска.
- Регулярное пополнение резервов: Резервные фонды должны пополняться на регулярной основе, что можно сделать через ежемесячные или ежеквартальные отчисления. Это позволит избегать резких финансовых нагрузок на компанию.
В свою очередь, управленческий учет является ключевым инструментом в процессе формирования резервов, позволяя:
- Контролировать движение денежных средств: Управление резервами требует точного учета всех поступлений и расходов. Управленческий учет обеспечивает прозрачность и контроль за финансовыми потоками.
- Оптимизировать бюджет: Регулярный анализ и пересмотр бюджета компании позволяет своевременно корректировать размер резервных фондов в зависимости от изменения финансовой ситуации.
- Мониторинг ключевых показателей: Управленческий учет помогает отслеживать ключевые финансовые показатели, такие как ликвидность, рентабельность и оборотный капитал, что важно для принятия решений о размере и необходимости пополнения резервных фондов.
- Планировать на долгосрочную перспективу: С помощью данных управленческого учета финансовый директор может разрабатывать долгосрочные стратегии по накоплению резервов и их использованию.
Принципы эффективного управления резервами
Для того чтобы резервные фонды были действительно полезны, финансовому директору необходимо соблюдать несколько принципов:
- Прозрачность и контроль: Важно внедрить систему контроля за использованием резервов. Все расходы должны быть строго учтены, а использование резервов должно происходить только по назначению.
- Гибкость: Резервные фонды должны быть достаточно гибкими, чтобы их можно было использовать для различных целей, но при этом необходимо сохранять их целевую направленность.
- Регулярный пересмотр: Экономическая ситуация и потребности бизнеса могут меняться, поэтому важно регулярно пересматривать размер и структуру резервов.
Создание и управление резервными фондами — это важная часть работы финансового директора, которая позволяет компании оставаться финансово стабильной даже в условиях непредвиденных расходов.
Управленческий учет предоставляет все необходимые инструменты для эффективного планирования, контроля и пополнения резервов. Соблюдение этих принципов помогает снизить риски и обеспечивает финансовую устойчивость компании в долгосрочной перспективе.
В конце концов, осознанный управленческий фокус на формирование резервов позволяет снизить уровень стресса менеджмента и собственников, сфокусироваться на стратегических приоритетах (и сохранять баланс в работе и личной жизни).
***