Как я выстроила прозрачный учет в SMM-агентстве
Клиент: маркетинговое агентство полного цикла
Агентство Shift motion с более чем 30 постоянными клиентами на маркетинговые услуги. Основные направления работы включают разработку стратегии продвижения, SMM-сопровождение, создание фото- и видеоконтента, рекламные услуги и другие. Разумеется, у агентства была команда исполнителей и подрядчиков, реализующих эти услуги.
Точка А: Исходная ситуация
Компания была на пороге нового этапа. Собственники агентства, Анастасия и Руслан, пригласили в команду операционного директора Екатерину, чтобы делегировать управленческие функции. До этого они управляли агентством самостоятельно. Перед Екатериной стояли ключевые задачи:
- Разгрузить собственников от операционной деятельности;
- Навести порядок в бизнес-процессах;
- Увеличить прибыль компании.
До прихода Екатерины финансовый учет вела со-основатель Анастасия в сервисе Финолог. У нее не было опыта в финансовом управлении, поэтому учет строился по наитию, как это часто бывает в небольших компаниях. В результате учет не был полноценно настроен и не соответствовал принципам финансового управления.
Руководитель отдела реализации вел учет проектов, но ключевая информация о клиентах хранилась в переписке. Чтобы что-то выяснить, приходилось искать в чатах. Часть данных была в заметках и личных календарях сотрудников — каждый вел учет по-своему. Единой базы по проектам в агентстве не было.
Основные проблемы учета:
- Учет не отражал реальное положение дел, цифры не вызывали доверия, не было ясности по прибыли компании и рентабельности направлений;
- Собственники снимали деньги с бизнес-счета по мере необходимости, не зная, соответствует ли это прибыли. Обычно такой подход приводит к кассовым разрывам, но здесь ситуацию спасало то, что они откладывали процент с каждого поступления. Однако без четкого учета было непонятно, какую сумму можно вложить в развитие — наем специалиста или рекламу. Это вызывало тревогу и ощущение неопределенности;
- Работа с дебиторской задолженностью не велась: некоторые клиенты не оплачивали SMM-сопровождение по 3 месяца, в то время как агентство из собственных средств покрывало выплаты исполнителям;
- Не было системы расчета оплаты: исполнители получали оплату каждые 14 дней, независимо от подписания акта. Здесь был риск: если клиент отказывался принять работу, агентство покрывало расходы за свой счет.
Первоочередной задачей Екатерина поставила создание прозрачного учета, который за минуту дает полную картину бизнеса: результаты деятельности, расчет зарплат по кнопке, анализ реального положения дел.
Шаги, которые я реализовала для построения прозрачного учета:
- Навела порядок в денежных потоках;
- Настроила учет выставленных счетов клиентам и оплат по ним;
- Настроила учет выплат команде и отчеты по загрузке специалистов;
- Автоматизировала отчеты по прибыли и рентабельности;
- Ввела финансовое планирование по фондам;
- Вынесла все ключевые показатели на дашборд.
Каждый пункт я расписала ниже, в разделе “Проект по шагам”.
Результаты:
За 2,5 месяца я не только создала удобный инструмент учета, но и помогла оптимизировать процессы, навести порядок в расчетах с клиентами и исполнителями, снизить риск ошибок.
Теперь бизнес имеет четкое финансовое планирование, безопасный вывод дивидендов и средства для роста. Текущее положение дел в агентстве доступно по клику на удобном дашборде.
Созданная система учета помогла маркетинговому агентству Shift Motion:
- Получить прозрачную финансовую картину;
- Навести порядок в деньгах и процессах;
- Выстроить управленческий учет с минимальными затратами времени на него за счет автоматизации расчетов;
- Выстроить учет дебиторской задолженности;
- Повысить рентабельность благодаря точному планированию, контролю расходов и оптимизации трат.
Я не просто внедрила систему учета, но и помогла собственникам и директору разобраться в основах финансового управления на их конкретных цифрах. Понимание базовых принципов учета — важный шаг, который делает управление бизнесом осознанным процессом.
Отзыв операционного директора о работе с системой:
- У Екатерины сложилось четкое понимание о том, какая реальная картина и показатели на старте сотрудничества.
- Снизилась тревога о кассовом разрыве и неверных управленческих решениях. Стало проще принимать решения полагаясь на реальные цифры.
- Екатерине нравится, что система учета автоматически сопоставляет все приходы и расходы с проектами, исключая необходимость ручного ввода данных. Это значительно упрощает работу с таблицами и снижает вероятность ошибок.
- Благодаря отчетам удалось увидеть реальную картину по команде: загрузку команды в целом и каждого специалиста, раздутые проектные группы и сметы, специалистов, теряющих клиентов. Немного удивилась вместе с основателями обесцениванию со стороны команды, глядя на общие суммы выплат в месяц.
Выявленные благодаря учету факты привели к управленческим решениям: реорганизации проектных групп, пересмотру условий с исполнителями, повышение цен на отдельные услуги.
Этапы разработки и внедрения:
- Анализ процессов – разбор текущего учета и финансовых потоков.
- Разработка архитектуры системы – определение файлов, связей и механики расчетов.
- Ввод данных – заполнение исходных таблиц, работа с остатками.
- Настройка отчетов – автоматизация расчетов, финализация отчетных форм.
- Запись инструкций – документация для пользователей по работе с системой.
- Отладка и внедрение – сопровождение первого месяца работы, корректировка процессов.
Сроки реализации: 2,5 месяца от первого звонка до полного внедрения.
Формат работы: Zoom-встречи (до 8, включая первую для постановки ТЗ и финальную презентацию) + общий чат с собственниками и директором. Общение — голосовыми, видео, скриншотами и текстом.
Если вам нужен прозрачный учет, напишите мне в Telegram: @finik_consult
Решение: Система учета на основе Google Таблиц
- Файл "💸 ТРАНЗАКЦИИ ДДС" – учет всех денежных операций по банковским счетам и картам. Включает автоназначение статей расходов для регулярных платежей. Заполняется бухгалтером.
- Файл "📂ПРОЕКТЫ" – учет оказанных услуг и расчетов с исполнителями. Содержит отчеты по продажам и загрузке команды. Заполняется руководителем отдела реализации.
- “😎 Файл Руководителя" – инструмент для быстрого анализа текущей ситуации. В нем собраны автоматические отчеты с детальной расшифровкой по клику, а все ключевые показатели — рентабельность, остатки на счетах и в фондах, суммы, доступные для вывода в дивиденды — визуализированы в наглядном дашборде.
В системе предусмотрены:
- Разграничение прав доступа (бухгалтер видит только транзакции, руководители – общую картину);
- Автоматические отчеты с расшифровками по клику;
- Упрощенный ввод данных через выпадающие списки и календари;
- Проверки на ошибки.
Проект по шагам
1. Порядок в денежных потоках
Я создала справочник статей доходов-расходов агентства и таблицу для транзакций, которую заполняет бухгалтер. Каждое движение по бизнес-счету или по личной карте предпринимателя фиксируется в одном месте с указанием статьи. Кроме того, в таблице отображаются остатки на счетах, что позволяет сверять их с банковской выпиской исключая ошибки и дубли.
Для ускорения работы я добавила вспомогательную таблицу обработки банковской выписки: она автоматически присваивает статьи расходов для повторяющихся платежей и форматирует данные.
На основе таблицы транзакций я создала автоматические отчеты о движении денег в файле руководителя. Они:
- обновляются в реальном времени;
- формируются мгновенно за любой период;
- бывают краткими и детализированными;
- позволяют раскрывать данные по клику.
Кроме того, таблица транзакций используется для сверки с клиентами и подрядчиками, расчета прибыли и планирования фондов.
Теперь данные о денежных операциях собираются своевременно и в удобном формате для автоматических отчетов.
2. Учет выставленных счетов и оплат от клиентов
После организации учета денег перешли к учету выставленных счетов. Здесь возникла путаница: у агентства был пул постоянных клиентов с ежемесячными платежами, но никто не отслеживал дебиторскую задолженность и не проводил акты сверки. Екатерина вручную разобралась по каждому клиенту: когда началась работа, сколько счетов выставлено, какие оплачены, какая задолженность на текущую дату.
Результаты сверок Екатерина сразу заносила в таблицу для учета выставленных счетов “реализация услуг”:
На основе этих данных формируются отчеты по продажам с разбивкой по услугам, новым клиентам и дополнительным продажам.
3. Выплаты команде
С выплатами команде оказалось сложнее: у каждого клиента был свой период начислений, а выплаты исполнителям шли 9 и 23 числа, независимо от фактической работы. Кому-то платили заранее, кому-то — с задержкой, а задолженность по зарплате никто не знал. Екатерина разобрала ситуацию по всем клиентам и исполнителям — работа титаническая, но необходимая для прозрачного учета. Без понимания входящих остатков невозможно точно посчитать текущую задолженность перед исполнителями.
Данные о стоимости услуг исполнителей хранятся в той же таблице, что и счета. Это позволяет легко фильтровать и просматривать информацию по каждому счету.
На основе таблицы автоматически создаются ведомости на оплату исполнителям и отчеты о загрузке команды.
4. Автоматизированные отчеты по прибыли и рентабельности
После настройки таблиц "Транзакции" и "Реализация" у меня есть все данные для отчетов о прибыли. Они автоматически формируются на основе этих таблиц и отражают ключевые показатели бизнеса.
Прибыль месяца — детализированный отчет по каждому клиенту и услуге:
- Доход с каждой сделки
- Маржа и рентабельность по каждой услуге
- Общие расходы (бухгалтерия, оклад директора, технические сервисы и другие)
- Чистая прибыль за месяц
Сводный отчет по прибыли — динамика по месяцам с разбивкой по услугам, фондам и статьям расходов.
Эти отчеты позволяют увидеть, сколько зарабатывает агентство, какие услуги и клиенты приносят наибольшую прибыль, а какие требуют оптимизации.
5. Финансовое планирование по фондам
Я предложила организовать планирование по фондам: каждое поступление словно "раскладывается по конвертам", позволяя в любой момент видеть остатки по каждому фонду.
Перед расходованием крупных сумм или выплатой дивидендов руководители могут проверить, есть ли необходимые средства в соответствующем фонде. Такой подход позволяет избежать кассовых разрывов.
Система учитывает суммы, предназначенные для оплаты исполнителям и налогов, а оставшаяся маржа делится по установленным правилам:
- 40% — на постоянные расходы
- 40% — в фонд дивидендов
- 10% — в фонд развития
- 10% — в резервный фонд
Таким образом, распределяя средства по фондам, в таблице всегда можно увидеть, на что предназначен текущий остаток денег на банковском счету.
Если вам нужен прозрачный учет - напишите мне в Телеграмм @finik_consult