Восстановление учёта "в деталях".

В статье рассмотрим такие вопросы как:

1. Когда и почему требуется восстановление учета

2. Что часто требует восстановления

3. Этапы работы по восстановлению учета

4. Кому поручить восстановление учета

5. Результаты и рекомендации

Итак, каждый бизнес ведет учет своей деятельности. Бухгалтерский и налоговый учет необходим для эффективной работы и финансового планирования компании, управленческий, оперативный учет – для обеспечения руководства релевантной, полной и структурированной информацией, необходимой для принятий решений.

Необходимость правильно вести бухгалтерский и налоговый учет – это и обязанность, закрепленная законодательно. Бухгалтерская служба должна работать в полном соответствии с нормативами, а отчетность в государственные органы должна предоставляться в срок и в полном соответствии с реальной финансовой картиной. Именно поэтому, какие-либо ошибки, нарушения и «пробелы» в учете могут повлечь за собой крайне неприятные последствия: финансовые потери, административные штрафы и даже уголовную ответственность.

Что может привести к тому, что компании понадобится восстановление бухучета?

Учет не вели какой-то период: таким часто грешат совсем небольшие компании и представители малого бизнеса. Низкая осведомленность владельца в сфере финансов или незнание о последующих штрафах и наказании могут привести к тому, что бухгалтерскому и налоговому учету в компании будет уделяться самое малое внимание. Такая ситуация может сложиться и по причине низкой квалификации сотрудников бухгалтерской службы.

Проверка выявила серьезные нарушения: ошибки в документации, платежах, первичной и отчетной документации. Первой причиной, опять же, как правило, бывает низкая квалификация специалистов.

Смена системы налогообложения: рост бизнеса, а также изменения в законодательстве могут требовать перехода с УСНО на ОСНО и затем - подготовку, и сдачу необходимой обязательной отчетности. Для этого необходим аудит всех операций с начала года.

Потеря данных бухгалтерского и налогового учета. Не самое частое, но и не редкое событие - наступает, как правило, вследствие пожара или потопа. В этом случае также есть ряд шагов, которые нужно предпринять.

Если своевременно не выявить нарушения, и не заняться их исправлением, компании могут грозить довольно серьезные штрафные санкции в соответствии с Налоговым, Административным и Уголовным кодексами. Ответственными лицами компании являются руководитель и главный бухгалтер.

Последняя судебная практика громких дел говорит о том, что налоговые органы стали еще более внимательно относиться к документации даже небольших компаний. Намеренное нарушение налоговой отчетности приводит к довольно значительным денежным штрафам и даже лишению свободы на различные сроки. Размер штрафов за бухгалтерские и налоговые нарушения стартует от 5 т.р. (за нарушение требований к ведению бухучета), а особо крупный размер или доказанная намеренность нарушений могут привести к начислению штрафа и в полмиллиона рублей.

Системы учета хозяйственных операций, используемые в России, позволяют вести параллельно бухгалтерский и налоговый учеты (на основании одних и тех же операций и документов). Поэтому часто речь идет о восстановлении бухгалтерского и налогового учета одновременно.

Восстановление учета происходит обычно полностью или частично по участкам, может охватывать один или несколько финансовых периодов. Перечислим самые часто встречающиеся участки бухгалтерии, которые могут потребовать частичного восстановления:

Восстановление учета ТМЦ;
Восстановление учета расчетов с контрагентами;

Восстановление блока заработной платы;
Восстановление кадрового учета (с полным внесением информации по персоналу в систему учета)
Актуализация и сдача налоговой отчетности по данным первичных документов компании;

1 этап - анализ текущего состояния бухгалтерского и налогового учета.

В первую очередь необходимо оценить объемы будущей работы:

Какой участок учета и за какой отчетный период подлежат восстановлению?
Какие допущены ошибки?
Какой объем документации подлежит восстановлению?

На этом этапе требуется аудит материальных ценностей, сверка расчетов с контрагентами, бюджетом и внебюджетными фондами.

2 этап – восстановление данных и документов.

В зависимости от вида деятельности компании и типа хозяйственных операций, восстановлению подлежат обязательные первичные документы, подтверждающие:

получение или отгрузка товара – товарная накладная
оказание или получение работ / услуг — акт
в случае, если компания является плательщиком НДС, требуется получение / оформление счет-фактур или УПД
выплата заработной платы - платежная ведомость
получение или отправка платежей - платежные поручения и банковские выписки

Также потребуется составление учетных регистров, формирование и сдача уточненной налоговой отчетности, уплата недоимки по налогам и пени

3 этап – рекомендации в построении бизнес-процессов внутри бухгалтерской службы и взаимодействие с другими департаментами.

Положительным моментом является возможное наличие у компании электронной базы и электронного документооборота, в таком случае восстановить документы и расчеты с контрагентами становится гораздо проще и быстрее. Гораздо более сложным положением является полное отсутствие базы - и бумажной и цифровой. Единственный выход в таком случае – обращение к контрагентам, запрос дубликатов первичных документов и пр.

Важно уделить внимание уровню профессиональной подготовки специалистов, которые проведут восстановление учета, а также сотрудникам, кто будет вести бхухгалтерский и налоговый учет компании в последующем.

В восстановлении учета могут быть участвовать как внутренние сотрудники компании, так и внешние консультанты:

1. Привлечение внутреннего персонала позволит сократить расходы на восстановление учета, но может повлиять на сроки выполнения работы. Восстановление учета – достаточно трудоемкая и сложная задача для сотрудников, занятых на других участках.

2. Привлечение для работы новых сотрудников поможет сэкономить, но новому специалисту потребуется время для знакомства со спецификой деятельности компании. Также его компетенция не проверена до начала работы, а привлечение неопытного специалиста может ухудшить ситуацию.

3. Привлечение для работы внешних консультантов – это надежный вариант, чтобы выполнить восстановление учета в согласованные сроки, получить качественный результат и профессиональные рекомендации. Стоимость работы консультантов зависит от объема, системы налогообложения компании и сроков проведения работы. Работа с аудиторскими и консультационными компаниями не позволит сэкономить, но даст гарантии соблюдения процедур и правильности оформления документов. На восстановлении учета не стоит экономить, ведь нарушение законодательства и выплаты штрафов могут обойтись дороже.

Специалисты МС Менеджмент возьмут на себя все сложности:

Проверим документацию, связанную с бухгалтерским и налоговым учетом в вашей компании на полноту, правильность и своевременность;
Восстановим все необходимые бухгалтерские документы, файлы и базы данных;
Подготовим рекомендации по оптимизации и дальнейшему документообороту бухгалтерской службы;
Подготовим, оформим и предоставим всю недостающую отчетность в бюджет налоговые органы и внебюджетные фонды.

Результатом выполненной работы по восстановлению учета является:

Безупречно поставленный бухгалтерский, налоговый и управленческий учет
Полноценная бухгалтерская документация без ошибок и пробелов
Отсутствие санкций со стороны госорганов
Снижение налоговых рисков
Возврат излишне уплаченных налогов (при наличии таковых)
Избежание штрафов и переплат

Любой компании вне зависимости от ее организационной формы и размера бизнеса, можно порекомендовать внимательно относиться ко всем требованиям со стороны установленного законодательства. Чем раньше компания начнет вести учет по всем правилам, тем легче будет обнаружить и исправить возможные нарушения и избежать штрафных санкций. Не стоит экономить и на профессиональном уровне и компетенциях персонала или обслуживающей бухгалтерской компании. Необходимо время от времени контролировать сотрудников или подрядчиков по этим видам работ, чтобы удостовериться, что все дела ведутся должным образом и ресурсов хватает. Такой внимательный подход, сможет уберечь компанию от возможных рисков и проблем в будущем.