Как избежать юридических рисков при работе с самозанятыми

Всё, что вы хотели знать о самозанятости, но боялись спросить! Мы поговорили с юристом компании «Моя смена» насчёт самозанятых исполнителей, а также выбрали топ-вопросов, что терзают каждого руководителя, который задумывается о перспективе сотрудничества с самозанятыми.

Конечно, самый популярный вопрос, которым задаётся каждый руководитель бизнеса, — каков статус у самозанятых исполнителей и насколько законно предлагать им работу, а также кем на самом деле является лицо, оформившее этот специальный налоговый режим.

Давайте разберёмся сразу: самозанятость - это относительно молодой налоговый режим, который не имеет отношения ни к ИП, ни к АУСН. Самозанятость или налог на профессиональный доход (НПД) появилась в 2019 году, но уже стала достаточно популярной среди фрилансеров, творческих личностей, репетиторов и всех тех, кто хочет зарабатывать вне трудовых отношений.

И как же тогда оформлять таких исполнителей? Обязательными документами являются: договор возмездного оказания услуг (выполнения работ), а также чеки, формируемые самозанятыми по факту оказанных услуг или выполненных работ. Компании запрашивают чеки самозанятых (подтверждающие оплату услуг или товаров) по нескольким причинам, даже несмотря на то, что налог по НПД автоматически начисляется в приложении «Мой налог». Наш эксперт особенно подчёркивает, что к ключевым ошибкам относятся ситуации, когда вознаграждение самозанятому выплачивается по графику, характерному для штатных сотрудников (например, дважды в месяц), а не по факту выполненной работы или оказанной услуги. Ещё одним тревожным сигналом для контролирующих органов является оплата не за конкретный объём или результат, а за выполнение определённой «трудовой функции», что прямо намекает на подмену трудовых отношений гражданско-правовыми отношениями. Наконец, требование от самозанятого соблюдения внутреннего трудового распорядка компании — верный путь к переквалификации отношений в трудовые со всеми вытекающими налоговыми и штрафными последствиями.

Спойлер: это не от слова «чекнуть», хотя доля лингвистической правды в этом есть😉. Мы уже подчеркнули, что для легального сотрудничества требуется чек, который создаётся либо автоматически компанией, либо самим самозанятым вручную в приложении «Мой налог». Но что такое чек на самом деле и почему его наличие критически важно для обеих сторон?

Во-первых, это реальное подтверждение легальности вашей сделки, так как чек — это документ, подтверждающий факт оплаты и оказания услуг. Без чека у компании нет доказательств, что деньги ушли на законные цели (налоговая может счесть выплату «серой» или скрытой зарплатой). Во-вторых, чек - дополнительная защита от переквалификации сотрудничества в трудовые отношения: если компания платит самозанятому, но не берет чек, налоговая может посчитать эти выплаты скрытой зарплатой и доначислить: либо НДФЛ (13%), либо страховые взносы (30% от суммы), либо штрафы за неуплату налогов. Чек же убедительно свидетельствует о гражданско-правовом характере взаимоотношений. В-третьих, чек является официальным документом, который компания может использовать для учёта своих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы (будь то налог на прибыль или УСН). В-четвёртых, чек позволяет верифицировать контрагента, так как чек содержит необходимые данные (ФИО, ИНН), по которым компания может убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован как самозанятый, и, косвенно, что налог уплачен. Игнорирование проверки оформления чека создаёт риск того, что исполнитель окажется недобросовестным налогоплательщиком (может или не формировать чеки или их аннулировать после отправки скриншота из приложения), и тогда ФНС может возложить обязанность по уплате налога на компанию как налогового агента. То есть, наличие чека страхует компанию от мошеннических действий со стороны «псевдосамозанятых», которые могут получить оплату, но не выдать чек и не уплатить налог, что чревато для компании, в случае обнаружения такого факта, обвинением в сокрытии выплат и штрафом.

Таким образом, даже при автоматическом начислении налога в приложении, компания, не имея чека, лишена визуального подтверждения факта его формирования исполнителем, что может вызвать подозрения у налоговой службы относительно фиктивности сделки. Наш эксперт рекомендует компаниям всегда требовать скриншот чека у самозанятого и проверять его в приложении «Мой налог» (по QR-коду или ссылке) самостоятельно.

Можно ли «простить» ошибку новичку-самозанятому, если он нарушил правила неумышленно или по незнанию? Вопрос о «прощении» ошибок новичка-самозанятого требует баланса между лояльностью и соблюдением закона.

Но что делать, если ошибка критична (например, неверная сумма или получатель)? На самом деле, всё в этом мире поправимо, как и ошибки в чеках. Неточность можно исправить через уточнённый чек в течение 3 лет, а ошибку в реквизитах (ИНН, название компании) можно исправить через новый чек с пометкой «Корректировочный». Главное здесь для вас, как для бизнеса, всё же получить от самозанятого чек с верными данными.

Вероятно, у вас может возникнуть закономерный вопрос: стоит ли «прощать» ошибки новичкам? Да, но с условиями. Конечно, человеческий фактор всем нам свойственная вещь, которая приводит к ошибкам, и в этом нет ничего постыдного, так как мы всё же не роботы. Если ошибка произошла однократно, например, возникла техническая ошибка или опечатка, но она быстро исправлена и чек у компании есть, то мы бы предложили вам отнестись к этому лояльно, но ещё раз напомнить самозанятому о важности корректных чеков. Но если нарушения систематические — лучше прекратить сотрудничество, так как возникает реальный риск для бизнеса.

Какие риски могут возникнуть у бизнеса, если самозанятый не предоставляет чек и не платит налоги? Разберём подробно.

Когда компания действительно рискует? ФНС может привлечь компанию, если:

Когда компания перевела деньги, но не получила чек, то налоговая может счесть выплату скрытой зарплатой и доначислить: НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%), а также штрафы и пени за неуплату.

Совет: Добавьте следующий пункт о статусе НПД: «Исполнитель подтверждает, что зарегистрирован как плательщик НПД и обязуется выдать чек в течение 24 часов после оплаты».

Если ФНС выяснит, что человек не был на НПД в момент оплаты (например, ваше оформленное сотрудничество началось до того, как исполнитель получил статус самозанятого), то компанию могут признать налоговым агентом и обязать удержать НДФЛ (13%).

Совет: Проверить статус самозанятого у физического лица можно через официальный Интернет-ресурс Федеральной налоговой службы по адресу: https://npd.nalog.ru/check-status/ . Для проверки статуса будет достаточно указать ИНН физического лица.

Самозанятый не может работать на НПД, если получает от компании регулярные выплаты с признаками заработной платы и фактически выполняет трудовые функции (подчиняется внутренним правилам, работает по графику и т. д.). В этом случае, ФНС переквалифицирует отношения в трудовые и начислит налоги компании.

Совет: Договор должен максимально отличаться от трудового, а реальные отношения – соответствовать прописанным условиям.

Так когда же тогда компания в безопасности?

Если самозанятый официально зарегистрирован в приложении «Мой налог» и компания на каждую выплату получает чек, а сам исполнитель действует в рамках НПД, то есть, не совмещает подработку с работой по трудовому договору у этого же заказчика. А также компания не рискует штрафами, если не контролирует исполнителя, как штатного сотрудника, тем самым исключая вероятность переквалификации этих отношений в трудовые.

Для того, чтобы компания чувствовала себя защищенной при сотрудничестве с самозанятыми, важно помнить о следующих условиях:

Чтобы снизить риски переквалификации гражданско-правовых отношений (ГПХ) в трудовые при работе с исполнителем, применяющим специальный налоговый режим НПД, в договоре нужно предусмотреть условия, подчеркивающие его независимый (нетрудовой) характер.

1. Предмет договора

Четко указать, что исполнитель оказывает разовые услуги или работы (не систематические) и конкретизировать задание (например, «погрузо-разгрузочные услуги в объёме 100 палет», а не «выполнение должностных обязанностей»).

2. Отсутствие подчиненности

Прописать, что исполнитель самостоятелен в выборе способа выполнения работ, что означает отсутствие вашего контроля за процессом, а только заинтересованность в результате, именно поэтому вы не будете требовать соблюдения внутренних трудовых правил (график, дресс-код и т. д.).

3. Оплата

Указать фиксированную сумму за результат, а не регулярные выплаты (не «оклад» или «аванс»), и обязательно привязать оплату к факту оказания услуг, а не к периодичности.

4. Отсутствие социальных гарантий

Прямо указать, что не предусмотрены: отпуска, больничные, соцпакет. А страховые взносы возможны только в тех случаях, которые прямо предусмотрены для НПД.

5. Сроки договора и расторжение

Сделать договор срочным (не бессрочным) и указать, что он прекращается после выполнения работ (без права продления «по умолчанию»).

6. Ответственность и риски

Обратите внимание, что исполнитель может нести только финансовые риски (например, за некачественную работу), но у него нет ответственности за «дисциплинарные» нарушения (опоздания и т. п.), так как отношения с самозанятым НЕ трудовые.

7. Дополнительные пункты

Вы также можете прописать в договоре, что исполнитель вправе работать с другими заказчиками и для него нет запрета на субподряд (если допустимо).

Не менее важен и этический аспект работы с самозанятыми, особенно в контексте опасений HR-специалистов, воспринимающих такие отношения как «неофициальные» и потенциально опасные. Достижение баланса между гибкостью для самозанятых и неукоснительным соблюдением закона требует продуманной стратегии, которая включает, как уже упоминалось, чёткое документальное оформление отношений, где явно прописаны характер задания, отсутствие трудового подчинения и самостоятельность исполнителя. В договор стоит добавить пункт о статусе НПД и обязанности выдать чек в установленный срок.

Гибкость бизнеса должна проявляться в рамках закона: например, свободный график работы, но с фиксированными дедлайнами; возможность использования личного оборудования, но с возможностью аренды корпоративного; удалённая работа, но с возможностью встреч.

Финансовая дисциплина критична: оплата только по чекам, желательно с ограничением количества платежей одному исполнителю в месяц и варьированием сумм, чтобы избежать признаков регулярной «зарплаты». Контроль должен осуществляться без нарушения автономности: вместо отчётов — согласование ключевых показателей или этапов работ в мессенджерах, вместо планерок — приёмка работ по актам.

Мониторинг законодательных изменений со стороны бизнеса должен быть регулярным, поэтому стоит ежегодно проводить внутренний аудит: выборочную проверку чеков, анализ структуры выплат и оценку рисков переквалификации отношений с самозанятым исполнителем.

Министерством экономического развития РФ разработан проект Федерального закона «О платформенной экономике в Российской Федерации». Ожидается, что данный закон установит правила работы с самозанятыми через цифровые посреднические платформы (маркетплейсы). Такой закон позволит снизить риски работы с самозанятыми, так как установит чёткие правила по заключению с ними сделок юридическими лицами.

Также с 2025 года самозанятые обязаны будут сдавать отчеты о своей деятельности в Росстат, порядок и детали проведения этих отчетов будут определены позже. При этом после утраты статуса самозанятого граждане смогут зарегистрироваться в качестве индивидуальных предпринимателей, выбрав различные налоговые режимы, включая упрощённую систему. Важно подчеркнуть, что индивидуальные предприниматели, желающие перейти на статус самозанятого, смогут уведомить об этом налоговые органы через приложение «Мой налог» с 1 июля 2025 года.

Сотрудничество с самозанятыми не равно - головная боль и стресс, а наоборот - оптимизация бизнес-процессов и помощь квалифицированных специалистов без обременения обеих сторон штатными отношениями. Важно всегда понимать, что оформление сотрудничества с самозанятым не должно быть «серым» или «полуофициальным»: оно должно быть прозрачным, документально подтверждённым и чётко соответствующим требованиям гражданско-правовых отношений. Только такой подход позволит компаниям в полной мере использовать преимущества работы с самозанятыми, избегая при этом дорогостоящих юридических последствий.