Как мы за неделю навели порядок в финансах и перестали бояться кассовых разрывов

В HelpExcel мы часто сталкиваемся с вопросами о том, как и зачем внедрять наши шаблоны учета. Для наглядного примера, рассказываю как шаблон встраивается в бизнес и к каким результатам приводит. Мы собрали детали недавнего сотрудничества с одним из наших клиентов в кейс. В нем подробно рассказываем о внедрении Шаблона Учета Финансов в IT сферу.

Когда мы начали работать с одной IT-компанией с годовым оборотом около 65 млн ₽, снаружи все выглядело благополучно. Проекты выполнялись в срок, команда была загружена, клиенты продолжали приходить. Но внутри постоянно висел вопрос: хватит ли денег на зарплаты через две недели?

Причина оказалась банальной — финансовая информация была разбросана по десятку разных мест. Часть данных жила в Excel, что-то хранилось в переписках в мессенджерах, отдельные фрагменты — в банковских выгрузках и 1С. В таких условиях любой крупный платеж мог появиться неожиданно. Например, в феврале компания узнала о крупной оплате лицензии буквально за день до ее списания — пришлось срочно перекраивать график выплат.

С чего мы начали

Первым шагом стало объединение всей финансовой информации за последние месяцы. Мы собрали выписки из банков, отчеты из 1С, данные из кассы и CRM-системы.

Дальше разложили все поступления и расходы по категориям. К доходам отнесли такие операции как продажи, авансы и возвраты. К категории расходов отнесли аренду, зарплаты, выплаты подрядчикам, налоги и разовые выплаты. В шаблоне управленческого учета, который мы использовали, такие категории настраиваются один раз, и дальше все отчеты формируются автоматически. Это убирает рутину ручного разбора платежей и дает возможность сосредоточиться на анализе.

Что показал первый анализ

Отчет о движении денежных средств (ДДС) сразу выделил проект, который третий месяц подряд приносил убыток.

Было видно, что расходы на подрядчиков и маркетинг по этому проекту стабильно превышают поступления от клиента. Руководство признало, что этот проект держали «по инерции», и без отчета решение о его закрытии отложили бы еще на несколько месяцев.

Отчет о прибылях и убытках (P&L) показал, что маркетинговые расходы выросли почти на 40 %, при этом выручка осталась на прежнем уровне. Анализ расходов построчно помог быстро выяснить: почти весь рост пришелся на кампании в соцсетях, эффективность которых не отслеживалась.

Прогноз и контроль платежей

Когда мы внесли все предстоящие платежи в платежный календарь, финансовая картина стала ясной и полной. Прогноз показал: через десять дней на счетах ожидается минус 1,1 млн ₽. Это уже не приблизительная прикидка, а конкретная дата, сумма и понимание последствий.

В такие моменты особенно видно, что прогноз — не формальность, а рабочий инструмент. Видя возможный разрыв заранее, можно успеть договориться о переносе оплаты, получить предоплату от клиента, ускорить поступление дебиторской задолженности или сократить неприоритетные расходы.

В нашем случае удалось за несколько дней перенести оплату по одному крупному счету и ускорить поступление аванса от нового клиента. Эти шаги позволили избежать кассового разрыва и сохранить выплаты по зарплатам и обязательствам в срок.

Что изменилось через месяц

Все данные теперь собраны в одном месте и обновляются ежедневно. Кассовых разрывов нет, а в резерве — 1,2 млн ₽. Четко видно, какие проекты приносят прибыль, а какие требуют пересмотра.

Руководитель отметил, что теперь, прежде чем запускать новый проект, можно сразу увидеть, как он впишется в текущий денежный поток, и принять решение не только исходя из потенциальной прибыли, но и с учетом временной нагрузки на бюджет.

И все это стало возможным за одну неделю. Не за счет сложных инструментов или долгих перестроек, а благодаря простой логике: собрать данные, структурировать их и работать в единой системе. Этот подход доступен любой компании — и чем раньше вы его внедрите, тем спокойнее будет управлять финансами.

📎 Инструкцию и шаблон можно найти здесь.