Тайм-менеджмент и делегирование

"Оцифрую потерю прибыли за то время, что сотрудники проводят, сидя на туалете или в курилке"

Поговорим о тайм-менеджменте и делегировании.

Одна из самых полезных книг на данную тему "7 навыков высокоэффективных людей" Стивена Кови.

Если Вы переживаете, что сотрудники работают неэффективно пора изучить методы планирования и делегирования.

Книга о том, как выстраивать приоритеты на задачи и планировать. Многие думают, что планировать значит ставить себе задачи и дедлайны, тем самым заковывают себя в эмоциональные цепи, создают тревогу и напряжение, далее порождается прокрастинация и нет результата.

Задачи и сроки необходимо планировать, но исключительно с личной приоритизацией и индивидуальными особенностями. Планирование высвобождает невероятное количество времени. Это проверено годами. Остается больше времени на себя. Жизнь в гармонии и спокойствии.

Давайте так: эмоции - это про здесь и сейчас, профессиональная деятельность и благополучие - это план.

Например, когда возникает задача. Плюс/минус я понимаю сколько времени мне понадобится на решение самой задачи. Если задача новая, закладываю еще пару дней на разобраться. Обязательно закладываю дневной сон, отдых, залипнуть на ВБ или тг-каналах. И выставляю срок с учетом особенностей своего поведения. Таким образом я не создаю давление и понимаю, что с учетом моих отвлекающих факторов задание будет выполнено в срок.

Не расстраивайтесь, если Вы не успеете уложиться в срок. Позвольте себе разобраться глубже в вопросе и проанализировать почему так вышло.

За счет запаса на собственные плюшки можно быстро реагировать на непредвиденные факапы.

К сожалению, у нас не так много структурных людей. Когда мне говорят, что планировать нереально, у меня все спонтанно, это означает, что человек не умеет, но никак не имеет отношения к возможностям. Это как с уровнем ответственности, сложно там, где не разобрался.

Нет смысла заставлять сотрудников сидеть за компьютером, создавая имитацию работы. Человек не может концентрироваться на одной задаче дольше 20-45 минут.

Итак, эффективнее всего распланировать объем задач на месяц, далее разбить его по неделям и потом уже по дням исходя из приоритетности и индивидуальных особенностей сотрудника.

Поэтому задачи на месяц можно давать сверху, а планирование в рамках недели и дней должен выстраивать специалист самостоятельно. Сотрудники формируют сроки и количество задач на день. Пусть это будет одна важная задача на день или неделю, но она будет выполнена и доведена до ума. Необходимо давать возможность самостоятельно принимать решения в управлении временем и ресурсом, НО строго спрашивать по срокам и качеству, то есть контролировать результат/ промежуточный результат.

Для выстраивания взаимоотношений автор книги рекомендует придерживаться эмоциональному балансу - завести себе эмоциональный банковский счет. Простыми словами, если ты замечательный и эффективный сотрудник, имеешь больше заслуг, тебе проще простят твой косяк. Чем больше хороших дел в копилке, тем проще воспринимаются провалы. Повышение уровня доверия.

Виды делегирования.

“Все, что мы делаем, происходит через делегирование — либо своему времени, либо другим людям. Если мы делегируем что-то своему времени, мы действуем в духе производительности, если же мы делегируем что-то другим людям, то действуем в духе эффективности.

Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности. Менеджмент — это, по существу, перемещение точки опоры, а ключом к эффективному менеджменту является делегирование.”

Существуют два основных вида делегирования: делегирование исполнения и делегирование руководства.

Исполнитель, даже оказываясь в положении руководителя, продолжает мыслить, как исполнитель. Он не представляет, как организовать делегирование таким образом, чтобы другой человек принял на себя ответственность за достижение результатов. Он сосредоточен на методах исполнения, поэтому ответственность за результат ложится на него самого.

“Существует значительно лучший и более эффективный способ передачи ответственности другим людям. Этот способ основан на парадигме, признающей наличие у других людей таких качеств, как самосознание, воображение, совесть и свободная воля.

Делегирование руководства сфокусировано на результатах, а не на методах. Право выбора метода при этом предоставляется людям, на которых возлагается ответственность за результаты. Такое делегирование требует вначале больших затрат времени, но затраты эти очень эффективны. Вы можете сдвинуть точку опоры, вы можете повысить свою эффективность путем делегирования руководства. Делегирование руководства предусматривает безусловное взаимопонимание и взаимные обязательства сторон в пяти областях.

Желаемые результаты. Добейтесь четкого взаимопонимания в отношении того, чего требуется достигнуть, делая акцент на том, что, а не на том, как, т.е. на результатах, а не на методах.

Правила. Определите правила, которыми должен руководствоваться ваш партнер. Их должно быть как можно меньше — дабы избежать делегирования исполнения,— но достаточно для того, чтобы описать все серьезные ограничения.

Ресурсы. Определите человеческие, финансовые, технические и организационные ресурсы, которые ваш партнер может использовать для достижения желаемых результатов.

Отчетность. Установите стандарты и критерии исполнения, которые будут использованы при оценке результатов, и оговорите конкретные сроки для отчетов и оценок.

Последствия. Определите последствия, как позитивные, так и негативные, которые наступят по итогам оценки. Сюда можно включить финансовое вознаграждение, моральное поощрение, перевод на другую работу и естественные последствия, связанные с общей миссией организации.

Доверие — это высшая форма мотивации человека. Оно вызывает к жизни лучшее, что есть в человеке. Но доверие требует времени и терпения и вовсе не исключает необходимости обучать и развивать людей, так чтобы их способности смогли соответствовать этому доверию.

Эффективное делегирование является, пожалуй, лучшим индикатором эффективного управления по той простой причине, что оно представляет собой основу, как для роста личности, так и для роста организации.”

На моем опыте в организациях зачастую возникают проблемы с Правилами и границами ответственности, не зоной. С зоной может быть все понятно. На практике сложно определить границы, что и где может себе позволить руководитель, и не будет ли это выглядеть, как “позволил себе лишнего”.

Чаще всего процесс на уровне интуиции руководителя + продавливания и прощупывания руководства со стороны собственника, скажем так, пока не нарушил личные границы и кто позволит.

P.S. обратите внимание, что автор называет исполнителей партнерами. Вот с этого начинается делегирование. Относитесь к сотрудникам, как к партнерам!

Как выстраивать приоритеты.

“Матрица квадратов Эйзенхауэра-Кови — это инструмент управления временем, предложенный Стивеном Кови в книге "7 навыков высокоэффективных людей", который помогает классифицировать задачи по двум параметрам: важность и срочность, и распределять их по четырем квадрантам для повышения личной эффективности. В квадранте "Важно и срочно" задачи выполняются немедленно, в "Важно, но несрочно" — планируются, "Срочно, но неважно" — делегируются или сокращаются, а "Несрочно и неважно" — исключаются из списка дел.”

Полную версию можно прочитать на просторах интернета.

Навыки высокоэффективных людей.

Навык № 1

Будьте проактивны

Навык №2

Начинайте, представляя конечную цель

Навык №3

Сначала делайте то, что необходимо делать сначала

Навык №4

Думайте в духе “выиграл-выиграл”

Навык №5

Сначала стремитесь понять, потом - быть понятым

Навык №6

Достигайте синергии

Навык №7

Затачивайте пилу

Суть навыков понятна по названию. Остановимся на первом и последнем навыке.

Навык №1 - Будьте проактивны

“Существует три вида социальных карт — три теории детерминизма:

генетического детерминизма (все в нас заложено генетически),

психического детерминизма (таким нас сделали наши родители),

детерминизма окружающей среды (во всем виноват ваш начальник, или ваша жена, или ваш непутевый отпрыск, или сложившаяся финансовая ситуация, или политика государства; кто-то или что-то в вашем окружении несет ответственность за ваше нынешнее положение).

Проактивность означает, что, будучи людьми, мы несем ответственность за свою собственную жизнь. Наше поведение зависит от наших решений, а не от нашего окружения. Мы можем подчинять наши чувства нашим ценностям. Мы инициируем происходящее и несем за это ответственность. Высокоэффективные люди не уклоняются от ответственности. Они не объясняют свое поведение обстоятельствами и непростой ситуацией. Их поведение есть продукт их собственного сознательного выбора, базирующегося на ценностях, а не продукт окружающих условий, основанный на чувствах.”

Навык № 7 - Затачивайте пилу - это Ваши личные ресурсы и средства - навык поддерживает и развивает самый ценный ресурс - Вас самого. Он обновляет четыре аспекта Вашей натуры - физический, духовный, интеллектуальный и социально-эмоциональный.

Еще больше статей в тг-канале