15 признаков что вы переплачиваете за SaaS — чек-лист из нашего опыта и опыта пользователей

Расходы на SaaS — самая «невидимая» статья бюджета в малом и среднем бизнесе. Карта компании списывает по 30-50 подписок в месяц от 500 до 15 000 ₽ каждая, бухгалтерия проводит всё одной строкой «программное обеспечение», и реальную сумму расходов чаще всего никто не знает

Собрали чек-лист — по 15 признакам можно за полчаса оценить ситуацию у себя, без полноценного аудита. Каждый пункт — то, что регулярно видим у пользователей, которые загружают банковские выписки в Subsly. Если у вас совпадает 3+ пункта — переплаты у вас почти наверняка есть

Через Subsly за последние месяцы прошли выписки от агентств на 5 человек до компаний покрупнее. Общая картина одинаковая: 15-20% бюджета на «программное обеспечение» уходит на то, чем компания не пользуется. Размазано по 30-50 отдельным мелким подпискам — поэтому и не видно

Самый явный сигнал. На вопрос «сколько вы тратите на SaaS» одни плечами пожимают, другие называют сумму в 2-3 раза меньше реальной. Когда потом собирают полный список — оказывается там в разы больше строк, чем помнили

Без сводного учёта картину не видит никто, потому что её физически негде смотреть

Откройте выписку за 3 последних месяца и пройдитесь по строкам. Каждое списание о котором думаете «а это что вообще?» — потенциальная переплата

У большинства компаний кого видим — 2-5 таких строк на 30-80 тыс. ₽/мес

Самая частая картина в выписках которые мы разбираем:

• Два аккаунта AmoCRM — один у продаж, один у маркетинга «под лиды»
• Два Битрикс24 — корпоративный + индивидуальный у руководителя
• Два Яндекс 360 Бизнес на разные домены
• Roistat + Calltouch одновременно — обе платформы сквозной аналитики

В компаниях 50+ человек дубли — норма, а не исключение

Самый болезненный пункт. Сотрудник уволился, подписка на его имя осталась, никто не взял на себя, списания продолжаются с корпоративной карты

Типичный кейс который видим: тимлид уволился год назад, его Битрикс24 Профессиональный за 12 990 ₽/мес продолжает списываться. За год — 155 880 ₽ за услугу, которой нет потребителя

Купили годовую лицензию (часто со скидкой 20-40%), забыли. Через 12 месяцев автопродление списало 80-200 тыс. ₽. Особенно опасно для:

• Adobe Creative Cloud (~78 000 ₽/год)
• JetBrains All Products Pack (~55 000 ₽/год)
• HubSpot / Salesforce годовой контракт (от 100 000 ₽)
• Антивирусные пакеты (Kaspersky, Dr.Web)

Adobe Creative Cloud All Apps за 6 500 ₽/мес/user, когда нужен только Photoshop. На команду из 10 дизайнеров за год это 780 000 ₽ за функционал в 5 раз шире реальной потребности

То же с HubSpot Pro vs Sales Hub Free, ClickUp Business vs Yandex.Tracker. Часто видим такую же историю с Notion Team Plan — оплачивают функции, которыми никто не пользуется

В компании 30-100 человек обычно есть финдиректор, отвечающий за общий бюджет. Но «программное обеспечение» внутри — серая зона. Каждый тимлид покупает что хочет, никто не сверяется

Если на вопрос «кто отвечает за выбор и продление SaaS» нет одного имени — переплаты будут гарантированно

После 2022 появилось 100+ российских аналогов, которые покрывают 80% функционала за 30-50% цены. Самые ходовые маршруты замены — Slack → Пачка, Figma → Pixso, Notion → Я.Wiki + WEEEK, Adobe Creative Cloud → Pixso + Gravit

При этом честно — не всё западное стоит мигрировать. GitHub для разработки, Datadog для мониторинга, Cloudflare для CDN — менять не на что без потери качества. Это отдельная тема для разбора

Очевидно, но факт. Тестировали инструмент пару недель, передумали — подписка осталась

У пользователей часто встречаем 3-7 таких подписок, общая сумма от 5 до 30 тыс. ₽/мес. Самое быстрое в чистке — отменить можно за полчаса, без переездов и обучения команды

Прямое следствие пункта 7. Маркетинг покупает Mailchimp за $50/мес, не зная что у разработки уже SendGrid за $20/мес с тем же функционалом. Через год у компании 3 системы рассылок, 2 task-tracker'а и 4 разных инструмента для проектной аналитики

Часто видим параллельные Trello и Asana, Jira и YouTrack, Confluence и Notion — каждая команда любила своё, никто не знал что соседи решают ту же задачу

«Продлеваем триал» через создание новых аккаунтов на разные email — симптом отсутствия процесса закупки. Звучит как «бесплатно», но реальная стоимость — потерянные данные при переходах и время админа

Подписки с зарубежных сервисов (через Apple Pay, Plati, Reg.ru, через зарубежных контрагентов) приходят без нормальных счетов-фактур. Бухгалтерия проводит по выписке не зная что это. На аудите налоговой — лишняя работа, невозможно зачесть НДС

«Я оплатил Notion со своей карты, потом в авансовом отчёте». Распространённая практика в малых командах — но контроля нет, отмена при увольнении невозможна (карта личная), сводный учёт ведётся в Excel-файле, который никто не открывает

Особенно часто встречаем это в командах разработки — лицензии на IDE, GitHub Pro, Cursor, ChatGPT списываются с личных карт, а потом «соберём чеки в конце квартала»

За последние 2 года AI-расходы стали самой быстрорастущей статьёй: ChatGPT Plus, Claude Pro, Cursor, GitHub Copilot, Midjourney. На среднего разработчика-маркетолога-дизайнера получается 3-5 разных AI-подписок на 5-15 тыс. ₽/мес

В компании 30 человек это легко 100-300 тыс. ₽/мес, о которых руководство часто не знает в деталях. Регулярно встречаем кейсы когда у одного человека оплачены сразу два AI-кодинг ассистента или две системы изображений параллельно

За полгода в любой растущей компании появляются новые подписки (новые сотрудники, новые проекты, новые тесты), а старые висят. Если последний раз вы или финдир смотрели полный список SaaS-расходов больше полугода назад — там точно есть что почистить

Без регулярного процесса (хотя бы раз в квартал на 30 минут) через полгода будет ровно то же самое — лишние подписки, дубли, забытые триалы

Скопируйте, отметьте галочками. Считаете «да» — 1 балл

• 1. Не можем назвать сумму SaaS-расходов за месяц
• 2. В выписке есть непонятные регулярные списания
• 3. Есть дубли сервисов между отделами
• 4. Активны аккаунты ушедших сотрудников
• 5. Есть yearly-подписки, которые могли забыть отменить
• 6. Платим за полные пакеты, используем малую часть
• 7. Нет единого ответственного за SaaS
• 8. Используем западный SaaS там, где есть российский аналог
• 9. Есть подписки, которыми не пользовались 30+ дней
• 10. Отделы покупают инструменты несинхронно
• 11. Используем триалы вместо закупки
• 12. Бухгалтерия не получает половину счетов
• 13. Подписки на личных картах с компенсацией
• 14. AI-подписки без сводного контроля
• 15. Не было аудита SaaS больше 6 месяцев

Шкала:

• 0-2— порядок есть, продолжайте в том же духе
• 3-5 — переплаты есть, потенциал экономии 50-150 тыс. ₽/мес
• 6-9 — серьёзный бардак, потенциал 150-400 тыс. ₽/мес
• 10+ — нет процесса учёта SaaS вообще, экономия может быть кратной

Большинство компаний, чьи выписки мы видим, набирают 8-12 баллов до первого аудита. После 1-2 итераций обычно остаётся 3-5

Алгоритм на 1-3 часа для команды 12-50 человек:

1. Скачать выписку из банка за последние 3 месяца (Тинькофф / Сбер / Альфа — XLS или CSV)
2. Выписать все регулярные списания, похожие на SaaS (Adobe, Microsoft, Yandex, AmoCRM, Tilda и т.д.). Обычно их 20-50
3. Для каждой подписки ответить «нужно / иногда / не помню что это». Третья категория — переплаты, отменить
4. Для оставшихся «нужно» — проверить, можно ли заменить на российский аналог или уйти с All Apps на конкретный модуль
5. Запланировать повторный аудит через 3 месяца для контроля

Первый аудит обычно занимает 3-4 часа на двоих, повторный квартальный — около 30 минут когда есть процесс

Если хочется автоматом — это мы и делаем в Subsly. Загружаете выписку → за 30 секунд получаете готовый разбор: какие SaaS у вас сейчас, где дубли, что можно заменить на российский аналог. Без регистрации, бесплатно

В конце мая выйдет open metrics за май: CAC по каналам, конверсии, что зашло, что нет. Параллельно ведём канал — там раз в неделю короткие апдейты по цифрам и экспериментам

Если у вас своя история с SaaS-переплатами — расскажите в комментариях. Особенно интересно — какой пункт из 15 у вас самый болезненный и сколько баллов набрали по чек-листу