Как снять бизнес с ручного управления? Советы начинающим предпринимателям

Финансовый директор и консультант Татьяна Жукова рассказала Дзен-мани [приложение для управления финансами] о том, какие ошибки допускают начинающие предприниматели, когда открывают бизнес, и дала рекомендации бизнесменам, которые не хотят сойти с дистанции в самом начале пути.

Чтобы контролировать бизнес и принимать обоснованные решения, нужно с самого начала настроиться на серьёзную работу с цифрами. Начните с определения ключевых переменных, разработки системы управленческого учёта и ежедневного отслеживания основных показателей бизнеса.

Составляя бизнес-план, начинающие предприниматели допускают много ошибок:

Пример. Вы думаете, что для оказания услуг потребуется нанять 20 сотрудников, которые будут ежедневно обслуживать по 10 клиентов. Это ограничение. В бизнес-плане всё выглядит логично. Вы нанимаете 20 сотрудников, а потом оказывается, что клиентов больше, и штат сотрудников не справляется с работой. А произошло это, потому что вы сделали неправильные расчёты, не учли возможное развитие ситуации.

Эти взаимосвязи начинающий предприниматель не видит. Он может прикинуть, что будет 3 % от оборота ставить на зарплату, а посчитать, хватит ли этого, не может.

Начинающие боятся, поэтому они стараются планировать, но зачастую эти планы ничего не стоят. Через полгода после старта бизнеса ничего похожего на то, что планировали, не будет, и они разочаровываются, решают, что бизнес-план — ерунда, что всё слишком быстро меняется. Зачем планировать? И вообще перестают этот инструмент использовать. А это ошибка.

Чтобы бизнес-план стал долгоиграющим инструментом, он не должен быть железобетонным. Превратите его в некую модель, с помощью которой можно, меняя какие-то ключевые переменные, быстро проиграть разные сценарии.

Пример. У вас был определённый портфель услуг или товаров и маржа составляла 1 млн. рублей. Ситуация изменилась, вы меняете портфель — меняется маржа. Если план составлен так, что достаточно изменить две-три цифры и автоматически всё пересчитается, этот план поможет двигаться дальше. Вы его не выкините. Это будет ваш ключевой инструмент.

Но такие планы умеют составлять немногие. Даже профессионалы, под заказ разрабатывающие финансовые модели, в этом редко помогают, потому что обычно идут по стопам предпринимателей и практически не используют моделирование с помощью ключевых переменных. А такое моделирование помогает развивать бизнес.

Пример. У вас ресторан. В качестве одной из переменных вы берёте площадь зала. Откажут в аренде — придётся переехать в другое место. Уменьшится или увеличится площадь ресторана — изменится и оборот ресторана. Если нет бизнес-плана, придётся всё пересчитывать, чтобы принять правильное решение и выйти на ту же прибыль.

Предприниматели, которые работают уже год-два, стараются вести учёт сами. С одной стороны, это хорошо. У них появляется возможность пропустить свой бизнес через себя.

Но одно дело, когда есть навык ведения учёта и работа с цифрами сродни медитации. Совсем другое — если навыка нет, всё даётся трудно, медленно и долго.

Пока нет большого потока поступлений: 1-2 продажи в неделю, — вы их запишете и это будет несложно. Когда каждый день проходит много операций, учёт сразу запускается. Становится не до него, потому что пошли продажи.

Другого человека, который бы мог вести учёт, нет. Во-первых, ему надо платить, во-вторых, чтобы нанять специалиста, нужно сначала построить систему управленческого учёта.

В итоге всё запускается. Компания при этом как-то растёт, но в финансах полный хаос. Выпадает очень много вещей из внимания: принимаются неправильные решения, не сразу видно, что эти решения неправильные, потому что почувствовать сложно, когда у тебя вокруг всё очень быстро меняется.

Появляются убытки, потому что рост бизнеса при не поставленном учёте — это бесконтрольная ситуация.

У начинающих это самый сложный момент: жалко тратить деньги и время на учёт, потому что надо заниматься бизнесом. Упускается момент.

На больших оборотах, когда бизнес уже разросся, ставить управленческий учёт сложнее, да и сама постановка учёта может оказаться болезненной. Когда у вас три операции, систему создать легче. Потом нужно будет только анализировать отчёты и принимать на их основе решения, а вносить операции и составлять отчёты смогут другие сотрудники.

Многие считают, что контролировать ситуацию с деньгами в бизнесе поможет бухгалтерский учёт. Но это не так.

Когда учёта нет, не видны ошибки и делаются неправильные выводы. Например, собственник принял ряд решений или что-то сделал. На финансовый результат повлияют разные факторы. Какой-то фактор может сыграть в плюс, какой-то — в минус. В совокупности получится какой-то результат. Если учёта нет, невозможно увидеть всю картину и понять, как это работает.

Вслепую можно управлять бизнесом со сверхприбылями. Например, в 90-е никто ничего не учитывал вообще. Какой там учёт, если 500 % наценка? Даже если собственник ошибался или происходила кража, он всё равно оказывался в плюсе. Все ошибки нивелировались сверхприбылью.

Сейчас другая ситуация. Как только на рынке происходит любой сбой, сразу появляется кассовый разрыв и начинаются проблемы. Но эти проблемы появились не в один миг. Всё происходило медленно. Предприниматель просто не заметил.

В бизнесе происходит так же, как в эксперименте с лягушкой в кипятке. Из кипятка лягушка моментально выпрыгнет, но она сварится, если воду нагревать постепенно.

Если у вас завтра перестанут покупать, вы начнёте что-то делать. А когда это происходит не сразу и вы не видите цифры: тут клиент отвалился, тут цену снизить пришлось, тут в рекламу вложился, — то не сможете с этим работать.

Изменяется то, что измеряется. Чтобы чем-то управлять, это надо измерить.

Представьте, вы едете на машине, в которой нет навигатора, спидометра, показателей топливного бака, нет зеркал и непонятно, сколько тормозной жидкости осталось. Сможете ли вы доехать? На перекрёстке вы не будете знать, куда повернуть. У вас кончится бензин.

В бизнесе то же самое: если у вас нет цифр, у вас нет управления. Вы управляете вслепую, интуитивно, наугад.

Бизнесмены с хорошей интуицией могут управлять в таком режиме много лет. Но в перспективе это не срабатывает. Это как полагаться на удачу. Если этим пользоваться всегда и вообще на цифры не обращать внимания, рано или поздно это может ударить хорошим форс-мажором, и бизнес закончится.

Поэтому мало бизнесов доживают до трёх лет. Бизнесмены не видят цифр, не умеют управлять бизнесом с помощью цифр, то есть управляют вручную. А мы не компьютеры и не можем в голове сопоставить множество показателей и всё пересчитать.