Как я стала для бизнеса вторым бухгалтером третьего уровня – надежной, как легендарные бухгалтеры из 90-х

Добрый день!
Пожалуй, не ошибусь, если скажу, что вопрос правильного ведения бухгалтерии волнует каждого владельца бизнеса. Причем неважно, крупная ли это корпорация или маленькая ИП-шка с парой сотрудников. И сегодня я, Анна Корнакова, владелица аутсорсинговой бухгалтерской компании, расскажу о том, как организую ведение бухгалтерского учета. И почему именно такую схему считаю единственно оптимальной для любого небольшого современного бизнеса.

Но сначала несколько слов о том, почему я считаю себя вправе рассуждать, какая бухгалтерия нужна современной компании.

Родилась я в небольшом городке Вязьма в Смоленской области. В 2004 году закончила там школу с золотой медалью и поступила в московский ВУЗ — мечтала стать переводчиком. Но отучилась год, прошла практику — и вдруг поняла, что такая работа не для меня. Я перевелась на заочное отделение Московского государственного института управления по специальности «маркетолог». Параллельно с учебой устроилась на работу менеджером по продажам.

Должна сказать, что я даже не думала, что когда-то придется заниматься бухгалтерией. Мне казалось, что это ужасно скучно. Но, как говорится, пока не попробуешь — не узнаешь. Однако обо всем по порядку.

В 2006 году один знакомый предложил мне поработать бухгалтером в недавно открывшейся консалтинговой компании. Я тогда удивилась, немного растерялась, но… согласилась. Сказать, что было сложно — значит, не сказать ничего. Всему пришлось учиться практически с нуля и не на курсах — на практике. Но, как известно, такое обучение прямо «в полях» — самое эффективное. И я вошла во вкус! Именно на этой должности пришло понимание, что работа бухгалтера — вовсе не скучная и рутинная, а очень живая, увлекательная, интересная, хотя и непростая.

В той компании я проработала 4 года — до 2010, а потом она закрылась. Но спустя еще 4 года ко мне снова обратился бывший владелец этой компании. Он начинал новый бизнес и вспомнил обо мне. Однако на этот раз мне предложили уже не место простого бухгалтера, а должность генерального директора. Как он тогда сказал: «Твои деловые качества и организаторские способности нужно использовать — они могут приносить деньги, и немалые». Фактически я стала его бизнес-партнером.

В новой компании, помимо финансовых вопросов, у меня было много других обязанностей. Я занималась подбором персонала, искала клиентов и курировала практически все рабочие процессы.

Через 3 года работы в должности генерального директора, постоянно общаясь с клиентами и деловыми партнерами, я уже четко представляла, что именно волнует владельцев бизнеса, что для них важно. И самое главное, — я знала, как решать эти проблемы.

Клиенты, которые напрямую общались со мной, видели, насколько неформально я подхожу к решению финансовых вопросов. Им было важно, что, вникая в денежные проблемы, я не столько работаю с цифрами, сколько стараюсь понять и отладить финансовые процессы с учетом интересов бизнеса. Стараюсь сэкономить везде, где можно. И иногда даже там, где нельзя. Мои клиенты ценили это! Поэтому, когда в 2017 году я решила, что готова начать собственное дело — организовать бухгалтерскую компанию — многие клиенты остались со мной.

Расстаться со своим партнером я решила потому, что понимала: я могу и хочу развиваться дальше. В 2017 году я открыла собственный офис в офлайне, который проработал до 2019 года. Но пандемия внесла свои коррективы: пришлось переводить работу в онлайн-формат. У меня появились удаленные сотрудники не только из Москвы, но и из Самары, из Сочи — с местными компаниями в этих городах мы тоже работали.

В 2022 году я снова открыла офис офлайн в Москве, на ул. Щепкина. Там работают мои московские коллеги, удаленные сотрудники тоже остались и продолжают трудиться на местах. Всего в моей компании сейчас 12 человек — все надежные, проверенные люди, с которыми мы сотрудничаем не один год.

Проработав 14 лет в финансовой сфере в разных качествах, — от бухгалтера до генерального директора и владельца бизнеса, я прекрасно знаю и вижу подводные камни, на которые натыкаются очень и очень многие начинающие бизнесмены, особенно владельцы небольших компаний.

Так, открывая ООО или ИП, предприниматель регистрирует компанию через какой-нибудь крупный банк, например, Тинькофф, Сбер, «Точку» или Альфа-банк и видит привлекательную, на первый взгляд, возможность: получить бесплатно не только расчетный счет, но и бухгалтерию.

Действительно, идея кажется замечательной: зачем нанимать бухгалтера, если все финансовые процессы будут вестись автоматически, да еще и бесплатно! И предприниматель радуется такой возможности. Но ровно до тех пор, пока не столкнется с необходимостью решить какой-то вопрос или проблему, выходящую за рамки довольно ограниченного «машинного» функционала, предоставляемого указанными сервисами банков. Автоматическая программа с этим не справляется, а добиться помощи от живых людей из техподдержки практически нереально.

Тут-то и приходит понимание, что живой бухгалтер все-таки необходим. Без него совсем никак. И начинают мучительно искать-перебирать. Ведь, как правило, небольшой молодой бизнес по-настоящему классного специалиста чаще всего не может себе позволить — слишком дорого. Не каждый предприниматель на этапе развития собственного дела готов выплачивать бухгалтеру около 80-100 тысяч ежемесячно. И начинается поиск более бюджетных вариантов, мучительный поиск подчас болезненных компромиссов.

Многим кажется, что бухгалтер на удаленке вполне способен нормально вести дела небольшой компании. И владелец бизнеса без труда находит специалиста на Профи.ру или другом фрилансерском ресурсе. Но если бы вы знали, с какими проблемами приходят ко мне владельцы бизнеса, один раз сдуру связавшиеся с удаленщиками-одиночками! Фактически, нанимая такого бухгалтера, вы покупаете «кота в мешке». И, к сожалению, очень часто оказывается, что он абсолютно непрофессионален и допускает массу фатальных, ОЧЕНЬ ДОРОГИХ ошибок, губительных для бизнеса. Но, увы, цена этих ошибок становится понятна не сразу.

Бывает, что специалист в целом неплох, но вот «болеть» за ваш бизнес, как за свой, он не будет. Фрилансера, как известно, «ноги кормят», поэтому и старается он взять побольше компаний на обслуживание, чтобы нормально зарабатывать. В результате должного внимания ни одному из клиентов не достается. А еще такие работники, к сожалению, очень часто склонны «уходить в туман» и не возвращаться. В итоге человек бесследно пропал, финансовый учет парализован, бизнесмен теряет деньги и время.

Вот, к примеру, ситуация из нашей практики. Пропал бухгалтер, работавший в одной из наших клиентских компаний на удаленке. Совсем: ни на звонки не отвечает, ни на сообщения, ни на письма. Счет компании заблокирован, нужно срочно восстановить систему учета. А владелец даже не знает точно, какой у него режим УСН. Утверждает, что со ставкой 6%. Оформляем налоговую декларацию, счет снова открывают, однако из налоговой приходит ответ, что у клиента, оказывается, УСН 15% (доход – расход). Уведомления о системе налоговой отчетности у клиента нет, значит, ориентируемся на информацию из налоговой. Конечно, мы в срочном порядке скорректировали декларацию, т. к. сумма налога изменилась. Но, согласитесь, сама ситуация не из приятных: с бухгалтером никак не связаться, необходимых документов нет, почему сменили режим налогообложения — непонятно. И это не единичный случай — подобных обращений у нас было как минимум 3 за последние 3 месяца.

Еще один вариант — поручить ведение своей бухгалтерии крупной компании на аутсорсе. Большинство из них не выделяет специалистов, которые работают с одной компанией от и до, а строят свою работу по принципу закрепления определенных операций за каждым из сотрудников: один работник делает платежки для всех клиентов, другой — обрабатывает первичную документацию, третий — формирует отчет для налоговой. Ни о каком индивидуальном подходе речи не идет — поточная система, как конвейер на производстве. Если возникает необходимость решить какой-то сложный вопрос, разобраться в нетипичной ситуации — обратиться не к кому. И владельцу бизнеса приходится самому разбираться в бухгалтерских вопросах — а на это не всегда есть время.

И вот тогда, обжегшись на аппаратной, формальной или слишком «свободной» фрилансерской бухгалтерии, владелец бизнеса начинает искать своего ВТОРОГО бухгалтера, следующего после «пробного». У него уже накопился определенный пул болезненных косяков проблем, он уже понимает, какие вопросы еще необходимо решить. И теперь бизнесмен ищет человека, который, во-первых, разгребет ошибки и недоделки «пробного бухгалтера», приведет в порядок его финансовые дела. А во-вторых, поможет бизнесу развиваться дальше без новых срывов и финансовых провалов.

Как правило, «вторым бухгалтером» становится либо штатный сотрудник, либо надежная и проверенная тётка небольшая компания на аутсорсе. Например, такая, как моя. Говорю это без ложной скромности и сейчас объясню почему.

На самом деле понять, насколько хорош бухгалтер, можно не по его многолетнему стажу, солидному диплому или внушительному послужному списку. Для оценки профессионализма важен его подход к работе.

Всех специалистов, занимающихся финансовыми вопросами, можно условно разделить на профессионалов одного из трех уровней, определяющих, как видит бухгалтер свою роль в компании.

Специалист первого уровня — это, по сути, «живой калькулятор». Да, он может досконально знать, как необходимо оформлять бумаги, формировать отчетность, быть в курсе всех нормативов. Он будет выполнять свою работу четко «от сих до сих». Делать как положено. По сути, это идеальный оператор программы 1С. Вводит данные в таблицы, формирует документацию, отчитывается куда следует по графику.

Пока руководитель сам не обратится к нему с конкретным запросом, например, не попросит уменьшить налог на прибыль, такой бухгалтер не проявит инициативу и будет просто производить расчеты по имеющимся показателям. Его не волнуют проблемы владельца, не трогают проблемы бизнеса в целом — он просто наемный работник и выполняет аккуратно свою работу: от сих до сих. Какие претензии к нему? Понятно, что по степени полезности для дела такой бухгалтер не отличается от автоматической бухгалтерии.

Специалист более высокого, второго уровня, сам поинтересуется у владельца, какие проблемы необходимо решить, самостоятельно найдет несколько путей выхода из сложной ситуации, рассчитает возможные риски и предложит руководителю оптимальный вариант.

По сути, такой специалист уже не просто бухгалтер. Он занимается управленческим учетом, для него важно, как в результате будет работать бизнес в целом, сохранит ли финансовую стабильность, сможет ли развиваться. Конечно, такой работник гораздо выгоднее и полезнее для компании, но и этот уровень не самый высокий.

Проблема специалиста второго уровня в том, что он не всегда может предвидеть последствия тех или иных решений. Не всегда хорошо разбирается в юридической стороне вопроса.

А вот бухгалтер третьего, наиболее высокого уровня, – 80 lvl — использует в своей работе сильную юридическую базу. Он не только заботится о бизнесе, предлагает руководителю самое оптимальное решение финансовых проблем и умеет эффективно предотвращать их. А еще он прекрасно представляет себе, какие риски, какие последствия будет иметь тот или иной шаг с юридической точки зрения.

Бухгалтер уровня 3.0 не только ведет бухгалтерию, осуществляет управленческий учет, но и предоставляет юридическое обоснование предлагаемых решений.

Наша компания может стать для бизнеса таким вот «вторым бухгалтером третьего уровня». Мы не только решаем проблемы, которые накопились за время работы некомпетентных специалистов, приводим финансовую систему компании в порядок. Мы находим оптимальные для каждого конкретного бизнеса финансовые решения и просчитываем риски этих решений с юридической точки зрения.

Многие из наших клиентов — это владельцы бизнеса, «обжегшиеся» на первом, неудачном опыте ведения бухгалтерии. Они приходят к нам с уже имеющимися проблемами, «завалами» в бухгалтерских вопросах и хотят не просто привести все в порядок. Они стремятся найти такого бухгалтера, который бы полностью взял на себя решение финансовых вопросов компании. Такого, на которого можно было бы положиться во всем. Способного, в случае чего, прикрыть «финансовый тыл» бизнесмена.

И тут нельзя не вспомнить благословенные 90-е. Тогда, в штормящем бизнес-океане, «выплывали» те, кому, в числе прочего, повезло найти СВОЕГО бухгалтера, надежного, даже не как стена, — как скала. Как правило, это были прожженные, прошедшие огонь и воду, матерые тетки, способные вытащить бизнес из самой глубокой ж… ямы, быть финансовым душеприказчиком-распорядителем, третьей рукой и второй головой для владельца компании. На них рассчитывали — и они не подводили!

Пожалуй, можно сказать, что мы — продолжатели традиций этих самых легендарных бухгалтерш из 90-х. Мы видим свою задачу в том, чтобы не только помочь бизнесу исправить накопившиеся «косяки», наладить все финансовые процессы. Мы находим решения, которые помогают не только «выплывать», но и развиваться.

Так, управленческий учет — это неотъемлемая часть нашей работы. Иногда мы буквально навязываем его компании, убеждаем, что он жизненно необходим. Причем эта работа уже включена в стоимость наших услуг — владелец бизнеса не несет никаких дополнительных расходов. Напротив, мы генерируем для него действующие и эффективные варианты, которые позволяют минимизировать финансовые затраты, оптимизировать расходы.

Причем, когда мы говорим об оптимизации расходов компании, мы имеем в виду не только увеличение налогового вычета. Работая с компанией, мы, в числе прочего, проверяем, насколько рационально используются средства на собственные нужды бизнеса — и это одна из важных составляющих управленческого учета. Так, осуществляли мы управленческий учет в одной из компаний. На первый взгляд, все там было прекрасно: и баланс красиво сведен, и налоги уплачены, и прибыль солидная. А руководил компанией не собственник, а директор, получающий оклад от владельца. Когда мы стали изучать расходы на внутренние нужды, удивились: одной из самых больших статей расходов были… канцтовары. Стали выяснять, на что именно уходят средства. Оказалось, для отдела продаж регулярно закупались компьютерные мышки… по 4 тыс. за штуку. Собственник бизнеса был в шоке! А мы помогли ему найти и устранить эту «утечку средств».

Все предлагаемые нами решения тщательно выверены, продуманы до мелочей. Мы работаем в тесной связи с юристом, поэтому и с юридической точки зрения они оптимальны. Как правило, наши специалисты предлагают собственнику НЕСКОЛЬКО путей решения вопроса или выхода из сложной ситуации, объясняют их плюсы и минусы, возможные риски и выгоды — а владелец сам выбирает оптимальный для себя вариант.

Клиент может обратиться к нам с любым вопросом в любое время — даже ночью, если это действительно необходимо. Если вопрос срочный, мы готовы сутки напролет искать то самое решение, которое поможет бизнесу достойно пройти сквозь все шторма и кризисы.

В результате собственник не только избавляется от накопившихся бухгалтерских «завалов», но и оказывается застрахованным от разного рода неожиданных неприятностей, к примеру, внезапно начисленного большого НДС или штрафа из-за не вовремя поданной отчетности. Мы помогаем бизнесу работать по-настоящему эффективно.

Приведу такой пример. Обращается к нам туристическое агентство. Заподозрили, что сумма налогов, которую агентство ежегодно выплачивает, слишком велика. Так, за 2020 год компания переплатила в государственную казну аж целых 600 тыс. руб. (хотя должна была заплатить всего 1 200 тыс. руб.). Мы стали разбираться, в чем дело. Оказалось, что из-за неверного оформления договоров, заключенных туроператорами, не все они учитываются налоговой как агентские. А если договор не агентский, то и налог придется заплатить со всей суммы, поступившей по этому договору на расчетный счет, а не только с дельты агентских вознаграждений. Стали разбираться, скорректировали документацию. А если бы не наше вмешательство, компания так и теряла бы каждый год по 600 тысяч.

Кстати, когда я говорю о бизнесе, я имею в виду не какие-то крупные корпорации. Большинство наших клиентов — совсем небольшие компании, занимающиеся производством или торговлей, со штатом не больше 10 человек.

Почему-то часто владельцы таких микрокомпаний считают, что бухгалтерию в их случае вести просто – с этим справится любая девочка-фрилансер. А управленческий учет им вообще не нужен. Но на самом деле это не так. Если капитал не слишком велик, для собственника особенно актуально понимание, как именно работают его деньги, как они расходуются, какова прибыль и где она. Причем важно, чтобы бизнесмен мог получить такую информацию в любой момент. Не менее важно, чтобы предприниматель мог понять, как оптимизировать свой бюджет, куда можно расходовать деньги и как выходить из кризисных ситуаций. И тогда его дело сможет успешно развиваться.

Мы работаем не для того, чтобы верно заполнить все нужные бумажки, сдать отчет в налоговую и пр. Нет, это важно, конечно. Но основная цель нашей деятельности — дать четкий, ясный и определенный ответ на самый главный вопрос, который владелец любой компании задает своему бухгалтеру: «Где мои деньги, Ань? Куда двигаться, как и что оптимизировать, чтобы бизнес развивался, а доходы росли?»

И при всей важности такой работы средний чек на наши бухгалтерские услуги для небольшой компании — 15-20 тыс. рублей в месяц — немногим больше, чем плата за обычную бухгалтерию на аутсорсе. Мне кажется, что это совсем невысокая цена за стабильно работающие финансовые процессы и хорошо прикрытый «финансовый тыл».

Задача нашей компании — не просто устранить «горящие точки» в бухгалтерской документации, финансовой отчетности. В результате нашей работы клиент ясно понимает, где и как работают его деньги, насколько эффективны его вложения и как заставить финансы работать на благо бизнеса.

Мы стремимся, чтобы в лице нашей компании клиенты видели действительно надежного бухгалтера, на которого можно с уверенностью опереться в любой ситуации, даже самой сложной. Получить дельный совет, своевременную консультацию, действенную помощь в принятии самых сложных финансовых решений. И судя по тому, что клиенты продолжают пользоваться нашими услугами из года в год, у нас это получается.

Надеюсь, мои размышления о том, каким должен быть современный эффективный бухгалтер для современного эффективного бизнеса, были достаточно убедительны. А что думаете по этому поводу вы? Хотелось бы узнать мнение предпринимателей, как они оценивают работу своей бухгалтерии, что их устраивает, а что хотелось бы улучшить. С интересом прочитаю об этом в комментариях. И, конечно, отвечу на вопросы, если они у вас возникнут.