Внедрение управленческих отчетов в компании по бурению скважин
В сегодняшнем материале хотим поделиться с вами кейсом внедрения управленческого учета в компанию по бурению скважин, которое мы недавно завершили.
Все данные, представленные в изображениях и отчетах, демонстрационные и не имеют ничего общего с данными компании-заказчика.
Клиент: Компания клиента занимается бурением колодцев, установкой септиков и их ремонтом. Работает во Владимирской области, в городе Юрьев-Польский. Клиенты — физические и юридические лица, привлекаемые с тендеров. На каждый объект выделяется бригада рабочих во главе с бригадиром. Всего в компании работает 20 человек.
Задача: Внедрить управленческую отчетность, создать систему отчетности, которая позволит получать достоверную информацию о работе и контролировать финансы в компании.
Что было с учетом в компании
Собственник ориентировался исключительно на остатки денег на счетах и наличные, которые поступают от клиентов. При этом учет в компании не велся ни в каком виде, данные не фиксировались и не записывались. У клиента не было ни 1С, ни табличек в экселе, ни записей в журнале. В компании не формировалась отчетность, и собственник не обладал информацией о текущей ситуации с финансами.
Проблемы и особенности
- Неизвестна рентабельность направлений, бригад, объектов.
- Неизвестно, сколько компания зарабатывает прибыли и сколько можно забирать дивидендов.
- Нет уверенности, что деньги на закупку тратятся правильно и оптимально.
- Кассовые разрывы в компании (нехватка денег для оплаты обязательств).
- Нет уверенности, что сотрудники не воруют (расходные материалы, деньги).
- Непонятно, в каком финансовом состоянии находится компания.
- Неизвестно, как и где можно оптимизировать и улучшить работу компании.
Решение
Этап 1. Составили и подписали техническое задание
Для того, чтобы результат проекта соответствовал ожиданиям заказчика, после заключения договора мы всегда составляем техническое задание. Когда заказчик только обратился к нам, он знал о своих проблемах, но не знал как их решить. В режиме обсуждения мы собрали перечень отчетов и показателей, которые он хочет получать и анализировать, а затем оформили это в виде технического задания.
Этап 2. Настроили учетную систему
На старте проекта у клиента не было никаких источников получения информации о состоянии финансов. Чтобы собирать данные, мы использовали собственную учетную систему «Аутфинанс».
Она была разработана как нечто среднее между 1С и Гугл таблицами. Так как, в некоторых случаях 1С использовать необязательно, слишком сложно или просто нет желания. А Гугл таблицы имеют ограничение по нагрузке, возможности создать доступы для разных сотрудников, автоматизации и безопасности.
Учетная система состоит из трех журналов учета: журнал сделок, журнал учета средств и журнал учета материалов (склад). В эти журналы сотрудники компании должны вносить информацию, необходимую для учета.
2.1 Журнал учета сделок
Каждая сделка, по которой заключен договор, заносится в журнал учета сделок. Необходимо зафиксировать всю информацию, которая доступна: по какому адресу продали, кто из менеджеров продал, что было источником продажи, что именно было продано, по какой цене и в каком количестве, какая работала бригада на объекте и т.д.
Эта информация используется для аналитики и формирования Отчета о прибылях и убытках, который показывает, сколько зарабатывает компания и кто ей приносит деньги (менеджеры, бригады, клиенты).
2.2 Журнал учета средств
Для внедрения управленческой отчетности в компании не имеет значения серая или белая бухгалтерия, платили с ООО или ИП. Все деньги, которые поступают или уходят из компании (поступления и списания), фиксируются в журнале учета средств. Данные фиксируются подробно: когда был платеж, с какого счета, по какой статье, на какую сумму, кому и т.д.
На основе этих данных формируется Отчет о движении денежных средств, который показывает, куда компания тратит деньги и откуда получает (контрагенты, статьи, счета).
2.3 Журнал учета материалов (склад)
Движение материалов со склада или на склад фиксируется в этом журнале. Кладовщик вводит информацию о том, когда, сколько и откуда было закуплено материала. То же самое со списанием материалов со склада. Кладовщик видит остатки на текущий момент, какие материалы есть на складе, в каком количестве и на какую сумму, и планирует закупку в зависимости от наличия.
Этап 3. Настроили систему отчетов
После того, как данные попадают в учетную систему, они представляют из себя лишь набор сырых данных, которые нужно уметь анализировать. Не все собственники и руководители самостоятельно разбираются в анализе данных. Для того, чтобы аналитика была дружелюбна и доступна пользователям с любым уровнем подготовки, во всех своих проектах мы внедряем приложение для бизнес-аналитики Microsoft Power BI. Приложение организовано по принципу, чтобы аналитика была доступна без специальных знаний.
Понятные диаграммы, настраиваемые срезы (фильтры) и другие инструменты помогают изучить данные с разных сторон и сделать выводы быстро. Power BI позволяет собрать данные из разных источников в одном месте: CRM, ERP, систем веб-аналитики, колл-трекинга, 1С, баз данных и других систем где есть API. Если клиенту понадобится разработать новый отчёт, мы заберём данные из любой системы, и он появится в приложении Power BI в привычном для него виде.
3.1 Отчет о движении денежных средств
Данный отчет собирается на основе журнала учета средств. Для отображения данных в удобном виде мы используем графики, диаграммы, матрицы и таблицы и создаем систему срезов из 7 разных фильтров для подробного изучения. При выборе конкретного фильтра, данные обновляются «на лету» и информация изменяется в соответствии с выбранным фильтром.
Отчет показывает:
- Сколько денег поступило и сколько было потрачено.
- По каким статьям поступали и тратились деньги.
- Общий остаток денег и остаток на разных счетах (наличные, расчетные счета).
- Кто из контрагентов приносит и забирает больше всего денег.
- Какой остаток денег за период после всех операций.
- По каким счетам проходит основная масса операций.
3.2 Отчет о сделках, прибылях и убытках
Отчет собирается на основе журнала сделок и, частично, журнала учета средств, которые мы рассмотрели выше. Данные можно сортировать в 6 срезах: по категории, источнику сделки, номеру договора, контрагенту, менеджеру и бригаде.
Так как компания занимается бурением скважин по всей Владимирской области, клиент пожелал собирать информацию о том, как проходило бурение по выполненным сделкам. Для этого мы создали карту, которую можно подробно изучать для определения себестоимости бурения, возможных проблем и т.д. Также карту можно вставить фреймом на сайт компании.
Отчет показывает:
- Какая была выручка и прибыль.
- Кто и сколько денег должен по выполненным сделкам (дебиторка).
- Какие из бригад, менеджеров, направлений, сделок, источников более прибыльны (валовая прибыль).
- Растет ли рентабельность валовой прибыли и чистой прибыли со временем.
- Зависит ли срок работ от роста количества сделок.
- Какие расходы по сделкам несет компания, и какую долю занимает каждый из них в общей сумме.
3.3 Отчет по складу
Данный отчет собирается на основе журнала учета материалов (склад). Отчет интерактивный, данные можно изучать в разрезе: по типу (поступление/списание), складу, материалу, контрагенту, номеру договора, бригаде.
Отчет показывает:
- Сколько пришло и сколько списалось материала со склада.
- Какой остаток на каких складах в количестве и суммах.
- От каких контрагентов поступал материал и на каких контрагентов и сделки списывался.
- По каким ценам закупается материал (максимальные, минимальные и средние цены).
Этап 4. Обучение сотрудников
Когда учетная система и система аналитики были готовы, мы провели обучение для сотрудников. Объяснили, как пользоваться приложением «Аутфинанс», помогли завести стартовые позиции (остатки на счетах, остаток материала, сделки в работе) и показали, как анализировать данные в приложении Microsoft Power Bi.
Записали видеообучение для действующих сотрудников и для введения в должность новых сотрудников по всем процессам: добавление новых пользователей в приложение, редактирование категорий в журналах, внесение информации в журналы, использование приложения «Аутфинанс», анализ данных в Microsoft Power Bi.
Результат
Внедрили учетную систему, в которой сотрудники фиксируют информацию о сделках, платежах и материалах на складе. Обучили сотрудников пользоваться учетной системой. Разработали и внедрили в компанию функциональные отчеты, которые с помощью фильтров помогают анализировать данные по компании и принимать более точные управленческие решения. Работа компании стала прозрачной для собственника, отчетность соответствует первоначальному запросу клиента и отвечает на его вопросы о финансах компании, которые ранее были неизвестны.
Готовый аналитический отчет по данному проекту, который вы можете самостоятельно изучить и попробовать поработать с ним доступен по ссылке. Отчет интерактивный и кликабельный.
Задавайте ваши вопросы про этот проект и внедрение управленческой отчетности в комментариях.
Как человек, имевший отношение к стройке, прокомментирую: снабженец и кладовщик обычно образуют воровскую ячейку, данные вносятся и выносятся, материалы списываются и перемещаются налево. Прорабы сейчас вообще не умеют писать, а иногда и читать. Попадаются правда толковые, которые хотя бы понимают производственный процесс, за них держишься. Но с отчётностью беда у 99% прорабов. Бухгалтеру вообще всё равно что считать - делают это механически. А учитывая, что данные буху могут поступить с полугодовой задержкой (завалялись в портфеле, на объекте, утрачены, забыли), то вообще «красота» получается.
Для себя вывод: хорошую отчётность можно наладить только там, где бизнес алгоритмизируется. Всё остальное - на ручном управлении.
В закладки добавил, тема важная на самом деле.
Спасибо за ваш опыт и мнение, Анатолий. Мы не внедряли управленческий учет в крупные строительные компании.
Но есть мысль, что если если есть смета на проект, с учётом внутренних ставок и себестоимости продукции, и делает ее один из сотрудников (проектировщик или проектировщик в связке с менеджером по продажам), закупками занимается второй человек, а за склад отвечает третий, то при фиксировании в учетной системе сметных, закупочных и складских данных можно частично исключить факты воровства. Однако, это не отменяет воровства в закупках.
Воровство в закупках можно постараться исключить внутренними регламентами и процессами закупок в компании. Тут нужно отталкиваться от конкретной организации и её процессов.
По моему личному опыту, любой бизнес можно алгоритмизировать. Алгоритмизировать бизнес позволяет открытый к изменениям собственник, руководитель и директор в связке с внешним консультантом, имеющим экспертизу в конкретной сфере, процессе или отрасли.
Генеральный директор компании «Аутфинанс», Виталий Ельцов.
Крутая работа. Правильно ли я понимаю, что это актуально только тогда, когда все необходимые данные достоверно собираются. Без этого смысл в этих отчетах ровным счетом никакого.
Да. Данные должны вноситься сотрудниками верно и своевременно. Только в этом случае отчет будет отражать реальную картину и помогать собственнику.
Для того, чтобы это выполнялось добросовестно мы всегда обговариваем с заказчиком как мотивировать сотрудников вести учёт вовремя и верно.
А сколько стоил проект? Сколько времени занял в общей сложности?
Владислав, внедрение этого проекта стоило 115 000 рублей. Срок внедрения — 2 месяца. Стоимость проекта очень сильно зависит от задач, количества источников данных, которые необходимо сводить. Если есть необходимость во внедрении можем пообщаться с вами где удобнее. Географически мы не привязаны к клиенту и внедряем сейчас учет в РФ, СНГ и Европе.
Добрый день. Если абонентское обслуживание у программы? Если, да то какая стоимость в месяц?