Как избавиться от кассовых разрывов начинающему предпринимателю

Таня -владелец небольшой пекарни в Хакасии. Во время пандемии она начала печь хлеб и дело переросло в небольшое производство и стабильный поток заказов и постоянных клиентов.

У Тани не получалось выстроить финансовый учет. Личные расходы смешивались с расходами по пекарне, происходили кассовые разрывы, деньги из оборота вытаскивались для решения личных задач. Иногда приходилось покупать ингредиенты для выпечки в супермаркете, где цена на продукты была на 20-30% выше чем у основных поставщиков Тани. Эффективность бизнеса Таня оценивала интуитивно так как сумму расходов на производство было сложно вычленить из всех трат по счету.

Таня пыталась вести табличку в Excel со всеми расходами и доходами по пекарне, но это не приближало ее к разделению личных и производственных расходов. Она изучала какие программы есть для финансового учета, но это не помогало ей избавиться от кассовых разрывов.

Таня пришла ко мне на консультацию чтобы разобраться как вести финансовый учет. Мы начали с того, что определили корневую причину проблемы. Процесс закупок ингредиентов для выпечки хлеба был хаотичным. Мы с Таней прописали процесс закупок. Начали с оценки остатков ингредиентов: мука, яйца, семечки, орехи и пр. - итого 25 позиций.

Исходя из остатков ингредиентов и прогноза продаж мы определили оптимальную частоту закупок - 1 раз в неделю. Далее мы с Таней прописали правила использования средств с расчетного счета и взаимодействие с поставщиками. Решили, что Таня будет заранее делать заказ поставщикам и резервировать сумму для оплаты ингредиентов и после этого высчитывать какую сумму она может изъять из оборота на личные нужды.

На следующей неделе после консультации Таня сделала одну закупку. Она сэкономила несколько часов, перестала покупать сухофрукты в супермаркете втридорога и не гоняла мужа 3 раза в неделю к поставщикам за заказами.

Таня стала чувствовать себя спокойнее так как стала управлять запасами и увидела, что ингредиентов хватает на неделю работы. Маржинальность стала выше поскольку удалось получить скидки от поставщиков за более крупные заказы, покупки в супермаркете прекратились. Закупка раз в неделю придала Тане уверенность и экономила ей время, деньги и бензин. Таня увидела как она может регулировать спрос и перенаправлять покупателей на те виды хлеба, где у нее достаточно запасов.

Если у вас есть потребность настроить учет или выстроить процесс в вашем стартапе или бизнесе - пишите мне в личные сообщения, выявим корневую причину и разложим все действия по полочкам, чтобы ваш бизнес работал эффективнее и прибыльнее.

И присоединяйтесь в мой телеграмм канал “Бунак и цифра”, где я пишу как сделать операционку эффективнее и дешевле.