Отчётность за госгранты: так ли страшен чёрт, как его малюют? (ФCИ/Бортника, Sk, РФРИТ и Минпромторг)

Государственные деньги сейчас популярны как никогда, оно и понятно — покупательная способность падает и компаниям нередко нужны дополнительные средства на поддержание штанов и инвестирование в разработку новых продуктов и решений. Недавно я уже рассматривала актуальные к осени конкурсы, сегодня постараюсь рассказать про особенности отчётности по ним.

Получив заветный грант, Вы получаете на подписание договор с Фондом, в котором дублируются ваши Календарный План и Смета из заявки (или дублируются с небольшими корректировками от Фонда). Это - часть вашего ТЗ, теперь Вы Исполнитель по Договору с Грантодателем и Ваша задача: в срок реализовать проект (по ТЗ самого проекта), тратя деньги четко по смете, отрабатывая задачи, зафиксированные в Календарном плане (укладываясь в него и по срокам этапов).

Самую большую дичь обычно творят старто-получатели, потому как нередко ошибки накладываются на низкую финансовую грамотность. Слабо себе представляю, чтобы директор завода купил с корп карты жене сапоги, а вот старто-получатель вполне на такое способен. От них же потом и больше всего постов в сети, как тяжело жить и как тяжела отчетность в Фонде Бортника*.

Грантополучатели грантов в 20-30 млн рублей как правило более осознанно подходят к реализации проекта. Однако, так как нет четких требований к тратам внебюджета, и тут иногда начинать злоупотреблять. Важно помнить, внебюджет - это подкрепление основных трат, по тем же статьям его и следует использовать, если иное не прописано в конкурсной документации.

В последние годы основной проблемой является растягивание сроков принятия отчетов из-за внешнего подрядчика у Фонда. Фонд значительно нарушает сроки со своей стороны (причем у грантополучателя за просрочку подачи или внесения исправлений идет ежедневный штраф, а при этом прогнозировать, когда придется усиленно отрабатывать по комментариям экспертов невозможно - в чатах грантополучателей часто мелькают сообщения о затягивании сроков Фондом на 4-5 месяцев! Как этого избежать: вовремя подать, как только идет задержка - писать куратору, если нет движения - письмо директору Фонда может повлиять на скорость реакции Фонда.

Частые ошибки грантополучателей и как их избежать:

- Сбой сроков по представлению отчетности, а также несоотвествие периода расходования средств срокам реализации этапа. Имеет смысл начинать подавать за месяц (так рекомендует и сам Фонд) и держать постоянный контакт с куратором. Важно помнить: расходы принимаются только с даты начала этапа и должны быть пропорциональны отработанному периоду (в части зарплат).

- Хаос в документах и платежах. С самого начала проекта назначьте ответственного за сбор и сортировку платежных документов по статьям сметы. Этот человек должен вести учет и сигнализировать о несоответствии трат статьям.

- Отсутствие отчётов о результатах выполнения работ контрагентами. Несмотря на то, что в договоре с ФСИ подобные отчеты не прописаны, при проверке фин. отчетности, эксперты имеют право запросить их дополнительно и всё чаще пользуются этим правом.

- Несоблюдение формулировок работ при составлении договоров с контрагентами (должны четко соответствовать календарному плану).

- Аутсорс ключевых работ по проекту. Грантополучатель должен выполнять 70% работ силами основной команды (людьми в штате, можно несколько на ГПХ), ИП - это подрядчики, самозанятые в большинстве конкурсов тоже.

- Несоответствие параметров результатов проекта требованиям ТЗ (полученный продукт имеет характеристики, сильно отличающиеся от ТЗ).

- Отсутствие комплекта доп. документации к проекту, определённого в ТЗ, пренебрежение правилами его оформления (отсутствие материалов по испытаниям, инструкций для администраторов и пользователей и т.д.).

- Нарушение структуры изложения при составлении НТО (научно-технологического отчета) - она должна чётко соответствовать Календарному плану.

Общие рекомендации по сдаче отчётности

- Внимательно изучать договор

- Планировать расходы

- Проводить регулярные сверки по расходам и результатам

- Наладить учёт документации

- Своевременно вносить корректировки в договор с Фондом (через доп. соглашение) - то есть, как только становится понятно, что без изменений не обойтись, а не когда отчётность уже ушла на проверку.

*Автор данного текста приносит извинения за использование фамильярного народного названия Фонда Содействия Инноваций, но, увы, информацию про Бортника ищут втрое чаще, чем про ФСИ.

В Сколково сейчас актуальны микрогранты, гранты на доращивание, на внедрение и субсидии по возврату части инвестиций инвестору. Последнее - возврат, а не грант, отчета нет, есть только заявка. Рассмотрим микрогранты и гранты на доращивание и внедрение.

Предоставление отчётов о микрогрантах Сколково строго регламентировано Положением, главный принцип - целевое использование средств. Так как микрогранты предоставляются на очень конкретные узко определённые цели, то сбиться достаточно сложно.

Гранты на доращивание, предоставляемые после прохождения акселерационных программ - аналог программы Старт ФСИ. Гранты на Внедрение тоже имеют подобную логику по расходованию средств и выполнению работ. Требования те же: четкое последовательное оформление отчетов, соблюдение сроков и наименований работ, следование статьям сметы.

Многие слышали про "дело о печеньках" в Сколково - когда деньги гранта потратили на хоз. расходы офиса. Думаю, сейчас общая бизнес-грамотность повысилась и всем и так ясно, что так делать не надо.

РФРИТ сейчас денег на разработку не выдает (подробнее про ситуацию со всеми грантами РФРИТ читаем здесь), по Минпромторг традиционно осенью ожидаем конкурсы. Эти институты развития работают в плане отчетности подобно, поэтому объединяем их в одну группу. По РФРИТ продолжают выдавать финансирование проектам, выигравшим конкурсы в 2021-2022 годах.

Отчётность для этих институтов развития более разнообразна, типовые отчетные формы достаточно просты, но нередко требуются дополнительные документы, относящиеся к проекту. Эксперты РФРИТ и Минпромторг очень педантичны в вопросах проверки: четко прослеживают наличие документов, соответствие формулировок и результатов требованиям Соглашения.

При этом ошибки во многом дублируют ФСИ. Но могут возникать ещё и следующие:

Соблюдайте статьи сметы и не отходите от сроков и формулировок работ, зафиксированных в календарном плане, согласуйте шаги с экспертом из института развития, которые ответственен внутри Фонда за ведение вашего проекта. Сочетайте гранты и субсидии аккуратно, чтобы не получилось ситуации двойного финансирования. Наймите компанию или человека в штат, в зоне ответственности которого будет ведение отчетности по НИОКР. Аутсорс ведения отчетности все более популярен и стоит это гораздо приятнее, чем цена ошибок и штрафов от фондов.

Прочитав эту статью, сожгите её, почистите историю браузера и никому не рассказывайте, что читали. Ведь не одно поколение предпринимателей воспитано на страшилках про отчетность за гос. деньги. Да не прервётся же этот процесс! Но если все-таки решите разорвать этот порочный круг, то лайки и ссылки на статью в соц. сетях только приветствуются!

Статья написана при активном участии руководителя отдела сопровождения отчетности компании DocSourcing. Кстати, есть и хорошие видео про отчетность.