Управленческий учет в ресторанном бизнесе. Специфика, показатели, автоматизация

В любом бизнесе управленческий учет состоит из сбора и анализа фактических и планируемых показателей.

Вместе со специалистами компании «ФинГрад» поговорим о специфике финансового и управленческого учета в ресторанной сфере и о том, как работают автоматизированные решения в этой области.󠀠

Без учета денег управленческого учета попросту быть не может: любые финансовые потоки должны контролироваться в режиме реального времени.

Поэтому построение отчетности нужно начинать с Отчета о Движении Денежных Средств.

Как известно, деньги бывают наличные и безналичные, и работа с ними часто устроена по-разному. Для безналичных средств источником данных могут быть банковские выписки, загружаемые напрямую из банк-клиента, или же 51-й счет в 1С. Для наличных, соответственно, для 1С – это 50-й счет.

На практике же часто для большей оперативности многие компании ведут кассу напрямую в системе автоматизации управленческого учета — например, в ФинГрад.

Также для контроля финансовых потоков отдельно выделяют так называемые «деньги в пути». К примеру, в сети ресторанов один ресторан может заплатить другому, или ресторан может рассчитываться с производством. Соответственно, если деньги ушли с одного расчетного счета и не пришли на другой, они учитываются как деньги в пути.

Отдельной статьей также стоит вести авансовые отчеты, потому что выданные сотруднику наличными деньги – это до определенного момента такая же касса, только находящаяся на руках у данного сотрудника. И конкретная статья движения денежных средств определится только в момент, когда этот сотрудник их потратит.

В целом, учет движения денежных средств в сети кафе или ресторанов не составляет особого труда.

Но все же существуют нюансы, связанные с тем, что один платеж бывает нужно распределить на несколько статей расходов или на несколько точек, завязанных на одно и то же юридическое лицо.

Какие есть варианты решения подобных задач, кроме деление платежа на части в системе автоматизации учета?

• Первый вариант решения – завести различные расчетные счета для разных ресторанов и делить денежные средства по этим счетам.

• Второй вариант – это не делить остатки и даже движение денег, а производить раздельный учет по ресторанам уже на уровне отчета о прибылях и убытках.

Давайте перейдем теперь к построению отчета о Прибылях и Убытка методом начиcлений.

Их несколько.

Первый тип начислений — те начисления, которые можно делать кассовым методом. Они делаются для тех статей расходов, для которых вы сами решаете, что начисления отдельно делать не будете.

Второй тип – это начисления по основной деятельности: информацию о них можно получить из iiko или StoreHouse + R-Keeper.

Механизм тут простой: забираем все приходные накладные, все чеки, комплектации блюд и т.д. и получаем начисления.

Следующий блок – это регулярные начисления, такие как, например, арендные платежи. Если вы владелец ресторана или кафе, то вам известна ежемесячная стоимость аренды. Здесь мы не дожидаемся никаких документов, просто каждый месяц автоматически делаем одинаковые начисления.

Следующий тип начислений – это приблизительное регулярное начисление: например, коммунальные услуги. Тут вы тоже делаете регулярные начисления, но точно знаете, что они приблизительны. И когда приходят фактические документы, вы корректируете значения.

Часть начислений можно также брать и из 1С. Но для всех статей это не лучший вариант, потому что ждать закрывающие документы часто приходится долго, а отчет о прибыли и убытках нужен быстро.

Также отдельный вид начислений — это зарплата.

Если, зарплата у вас где-то оперативно рассчитывается, то можно брать ее оттуда, например, из «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Если зарплаты почасовые и нигде оперативно не рассчитываются, то табели с часами стоит вносить в систему напрямую, а также вести в ней справочник со ставками для каждого сотрудника и/или должности.

В этом случае система автоматически рассчитает сумму к начислению и учтет возможные штрафы,корректировки и бонусы.

Итак, мы собрали отчет о прибылях и убытках по начислениям. Дальше начинается самое интересное: распределение расходов.

Если у собственника бизнеса есть какие-то расходы, которые надо «повесить» на несколько ресторанов (например, затраты на рекламу), их необходимо распределить в системе учета.

Также у сети кафе или ресторанов часто есть управляющая компания, плюс какие-то общие расходы, которые платятся с одного и того же юридического лица. Все это часто необходимо поделить пропорционально выручке, фонду оплаты труда или каким-то другим коэффициентам.

Управленческий учет подразумевает построение трех отчетов. После того как мы построили в автоматизированной системе отчеты о движения денежных средств и. отчет о прибылях и убытках нужно обязательно построить и проверить балансовый отчет. Отчету о движении денежных средств можно доверять, так как его легко сверить с банковскими выписками и кассой, а вот отчету о прибылях и убытках без балансового отчета доверять очень опасно. Балансовый отчет нужен, чтобы контролировать остатки, дебиторскую, кредиторскую задолженность, расчеты с сотрудниками и только он дает достоверность итоговых цифр отчета о прибылях и убытках.

Некоторые сети кафе и ресторанов ведут свои инвестпроекты, которые тоже надо где-то учитывать. Рациональнее всего учитывать их в той же системе, в которой ведется основная деятельность.

Еще одна распространенная особенность — это работа по франшизе.

Благодаря автоматизированной системе франчайзер может контролировать тех, кому он предоставляет франшизу.

Также у собственников ресторанов и кафе часто есть побочные бизнесы: гостиницы и хостелы, сдача помещений в аренду, салоны красоты, магазины продуктов. Иногда они объединены в одно и то же юридическое лицо, иногда смежные бизнесы выделены в отдельные юрлица, но так или иначе консолидированная по всем этим направлениям отчетность – это неотделимая часть общего бизнеса.

Плюс еще одно важное свойство любой сети ресторанов заключается в том, что у нее есть единые управляющие, которые должны иметь доступ ко всей отчетности.

Соответственно, если смежными проектами занимаются те же самые управляющие, то разумно и правильно вести отчетность в одной и той же автоматизированной системе управленческого учета.

Еще одна черта, которая очень сильно выделяет ресторанный бизнес на фоне других и которую невозможно не учитывать в автоматизированной системе – это взаиморасчеты с акционерами.

Часто бывает, что у каждого ресторана свой состав акционеров, свои доли, поэтому возникают вопросы с дивидендами. Сами акционеры довольно часто обедают, ужинают и проводят время в своих ресторанах, и все это тоже надо учитывать при взаиморасчетах. Такова особенность большинства ресторанных бизнесов: есть питание персонала и питание акционеров, и все эти платежи и взаиморасчеты тоже необходимо отражать в системе управленческого учета.

Все вышеперечисленное приводит нас также к необходимости иметь четкое разграничение прав. В частности, кассир видит только кассу, управляющий – всю отчетность по своей точке, а фин дирекция при этом видит консолидированную отчетность по всем точкам.

Приведем важнейшие точки ежемесячного контроля для сетей ресторанов:

Валовая прибыль в процентах и абсолютной величине,так как в ресторанах большой процент постоянных расходов в общих расходах;
Все статьи ОПУ и особенно расход продуктов и хозов, так часто встречается воровство на местах;
Расход продуктов сравнивать с остатками на складах и кредиторской задолженностью;
Средний чек;
Доходы по конкретным блюдам/продуктам (ABC анализ);
Like-to-like сравнение всех показателей с прошлым месяцем, с таким же месяцем прошлого года и различными ресторанами между собой.

Бюджетирование в кафе и ресторанах бывает разным.

Бывают сезонные заведения и всесезонные. Бывает, что бюджетируется и средний чек, и количество гостей по каждому ресторану на каждый день с учетом праздников, выходных, сезонных колебаний.

Часто бюджет рассчитывается на основе аналогичного месяца предыдущего года с учетом инфляции и других сопутствующих факторов. Бывает, что бюджетируются расходы на основе выручки предыдущей недели.

У каждого вида бюджетирования есть свои достоинства и недостатки, и если финансовый директор конкретной сети выбрал контролировать бизнес тем или иным образом, то и бюджетирование должно быть устроено так, как ему удобно.

Как и начисления, типы платежей бывают разными.

Одним из наиболее распространенных видов заявок на оплату являются: налоговые, зарплатные и другие платежи. Их не надо как-то особым образом согласовывать.

Следующий блок оплат – это оплаты по основной деятельности бизнеса.

Откуда их взять?

Обычно берутся и собираются накладные к оплате и затем суммируются. Это очень неудобный, трудозатратный и плохо контролируемый подход: иногда на счету нет полной суммы денег, иногда что-то предоплачено. Надо указывать накладные частично. Кажется, что изначально такой способ придумано для сверки.

В тоже время, гораздо удобнее смотреть, сколько вы должны контрагенту с учетом отсрочек, прописанных в договоре, сколько уже заплатили, и оплачивать заявку на сумму, которая покрывает остаток вашей задолженности с учетом отсрочки.

К примеру, если вы какому-то клиенту должны 1000 рублей, у вас на счете есть 800, а заявка создалась на 1000, вы меняете сумму на 800 и оплачиваете. И не важно, за какие накладные. На следующий день долг в 200 рублей добавится к тем накладным, которые надо оплачивать следующим днем.

В итоге получается прозрачная и легко контролируемая система: вся сверка по накладным сводится к тому, что все документы до конкретной даты уже оплачены. Нет необходимости привязывать каждый платеж к каждой накладной. Это огромный плюс.

При этом такую схему обязательно нужно обосновать, возможно, даже обсудить с контрагентами. Так или иначе это рабочая схема, которая упрощает жизнь: не надо сверять документы дополнительно.

Да, всегда существуют люди, которым сверка оплат по накладным доставляет определенное удовольствие, но ни бухгалтерии, ни бизнесу это не нужно. Схема оплаты по задолженности, а не по накладным прозрачна, в ней сразу видны счета, по которым надо платить.

И самый интересный вид заявки – это авансовые платежи, которые почти все компании хотят контролировать.

Это деньги, которые будут заплачены вперед за еще не сделанный объем работы. Соответственно, здесь нужен больший контроль, бюджетные лимиты, а также другая цепочка согласований.

Некоторые сети ресторанов отправляют заявку на оплату через центральный офис, часть — минуя его. Способ согласования заявок определяется выбором финансового директора сети кафе ресторанов. Как удобнее руководству бизнеса с учетом структуры и ответственности, так и будет.

Некоторые менеджеры кафе и ресторанов не хотят влезать в ежедневные платежи вообще, некоторые не хотят заниматься ими в рамках основной деятельности. Каждый финансовый директор самостоятельно принимает решение, как именно он хочет контролировать бизнес, и уже с учетом его пожеланий настраивается автоматизированная система финансового и управленческого учета.

Система управленческого учета и отчетности для ресторанного бизнеса – это как костюм, который подходит и компании, и конкретному управляющему.

Если в сеть кафе или ресторанов приходит новый наемный менеджер, то этот «костюм» легко «перешивается».

Сам по себе бизнес, специфика его деятельности остаются прежними, меняется только пожелание к «фасону». Бизнес можно сравнить с фигурой, а работу финансового директора – со взглядом стилиста. «Костюм» уже заточен под «фигуру», но «пошив» и «отделку» всегда можно изменить, чтобы новому управляющему было комфортно на новом месте.

Если же меняется специфика бизнеса, то систему приходится перекраивать так, чтобы она подходила оптимально.

Если вы чувствуете, что прозрачная и актуальная отчетность и контроль платежей приведут вас к правильным бизнес решениям – пишите нам:

Мы расскажем, какую пользу может получить ваш бизнес от автоматизации.

WhatsApp: +7 (921) 46–13–555