Кассовый разрыв: что это и как его избежать (+ чек-лист)

Сейчас будет каминг аут. Некоторое время назад я заливала деньги фирмы на депозит. Кто-то меня отвлек, рука дрогнула, и я отправила два месячных расходных бюджета компании на неснимаемый депозит на 2 месяца. Не снимаемый — это значит, нельзя забрать, даже с потерей процентов. Я смотрела на экран телефона, медленно выдыхала и "поздравляла" себя со своим первым разом. У меня никогда не было такой ситуации, чтобы не было кэша, даже в ковид. Теперь мне предстояло найти деньги, чтобы содержать бизнес 2 месяца. Это был — кассовый разрыв.

Феерические провалы случаются даже с самыми успешными компаниями.

Об этом не принято говорить, изо всех щелей нам транслируют успешный успех. Но теперь вы знаете, что если прибыльному бизнесу не хватает денег то на офис, то на зарплату — значит, случился кассовый разрыв. Я знаю почему он возникает, как с ним бороться и как не допускать его в будущем. Ну если, конечно, рука не дрогнет :)

Что такое кассовый разрыв
Как считать кассовый разрыв
6 причин кассовых разрывов
Что делать с кассовым разрывом
Как предотвратить кассовый разрыв в будущем

Картинка сгенерирована автором статьи при помощи нейросетей. Все пальцы на месте? :)

Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова, я — предприниматель, финансовый ментор для бизнесов, собственник Консалтингового центра Профдело, мы настраиваем управленческий учет и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса, а также известны качественным бухгалтерским обслуживанием для ООО и ИП.

Если у вас есть знакомые предприниматели и руководители бизнесов, которые иногда оказываются без денег, поделитесь с ними этой статьей.

Когда денег на расчетном счете нет, а вам пора отправлять платежки на обязательные расходы — это и есть кассовый разрыв.

Обязательное условие: деньги когда-нибудь обязательно придут, потому что вам должны за отгруженные товары или услуги, или вы, как и я, просто случайно залили несколько миллионов на безотзывный депозит, но при этом вы работаете с прибылью — такова суть кассового разрыва простыми словами.

Если денег нет и не предвидится — это не кассовый разрыв. Это убыточный бизнес, и его надо либо закрывать, либо реанимировать — но мы сейчас не об этом.

Кассовый разрыв — штука прогнозируемая. Берем листок бумаги, а лучше табличку в электронном виде и делаем простейший расклад: записываем суммы поступлений по конкретным датам и суммы обязательных расходов также по конкретным дням. Выводим остаток денег на конец каждого дня.

Для тех, что привык мыслить математически, вот формула для расчета кассового разрыва.

Остаток на конец дня = Остаток на начало + Поступления – Выбытия

Кассовый разрыв получится, если Остаток на конец дня < 0

Но бизнес-то прибыльный! Как же такое возможно?

Случился кассовый разрыв? — Значит, вы допускаете одну или несколько ошибок. Есть 6 основных причин возникновения кассовых разрывов на предприятии. Рассмотрим каждую из них подробно.

1. Денежные потоки не планируете

Управление денежными средствами включает в себя четыре составляющие:

финмодель (или финплан);
платежный календарь;
специально выделенный человек: бухгалтер или казначей, который отслеживает цифры, бюджеты и остатки;
оперативное управление деньгами: депозиты и кредиты.

Посчитайте, чего у вас нет. Если ничего нет, кассовый разрыв уже стоит у вас под дверью. Если есть хотя бы выделенный человек, то это уже 30% успеха.

Ваша задача как руководителя компании — организовать систему планирования денег, назначить ответственного человека, своевременно одобрять календарь на месяц, поручать класть остатки на депозит или поручить открыть кредитную линию (овердрафт).

У многих в компании совсем нет управления финансами. График обязательных платежей не увязан с прогнозом приходов. По этой причине нет положительной разницы между поступлениями и выбытиями — а значит, рано или поздно, образуется кассовый разрыв.

2. С дебиторской задолженностью не работаете

Дебиторская задолженность — это "нам должны" — деньги, которые должны предприятию контрагенты за товары или услуги или еще что-то.

Отгрузка идет, затраты предприятие несет, а оплаты за это нет — вот и кассовый разрыв. А причина его в том, что никто не требует у потребителя оплаты.

Размер долга контрагента может расти и из-за «легальных» задержек: менеджеры в погоне за продажами дали покупателю отсрочку или рассрочку платежа. Предоставлять такие льготы можно тогда, когда бизнес уже достаточно крепко обосновался на рынке и четко просчитал, сколько денег и на какой срок он может рассрочить. Начинающему предпринимателю лучше работать по предоплате. Или нанять финансиста.

3. Внешние факторы не учитываете

Я знаю тех, кто отлично планирует внутри компании. Но мало кто управляет внешними факторами. В лучшем случае их учитывают где-то "в голове".

Внешние факторы — это обстоятельства, не зависящие от компании, но которые влияют на бизнес напрямую или косвенно.

Например:

характер заказчика — если известно, что ни один акт не был подписан без возражений, это надо учитывать — для тяжелых ИТ-решений;
выход на розничный рынок крупного игрока, который будет демпинговать, чтобы вытеснить малый бизнес — так, например, делает Леруа Мерлен в каждом новом городе своего присутствия.
сезонность и падение спроса — в оптовой и розничной торговле;
этапность проектов — в строительстве.

Влиять на них руководитель обычно не может (если вы не волшебник или не мэр города), но снизить риски реально, если заранее учесть и "подстелить соломки". На самом деле факторов гораздо больше и они уникальны для каждой ниши и каждого бизнеса.

4. Складываете "яйца" в одну корзину

Работаете на одного, двух или трех крупных клиентов — ваши "яйца" не в порядке.

Да вы и сами знаете, как любит крупняк повыкручивать руки. Это "нормально" для их картины мира, но вас это может привести к проблемам с деньгами.

Если предприятие работает на один дорогой и долгосрочный контракт с большими периодами между платежами, оно неизбежно столкнется с кассовым разрывом: очередной транш уже потрачен, обязательные платежи висят, а других поступлений нет и не будет — здесь специфика расчетов с заказчиком накладывается на отсутствие планирования.

Чтобы подстраховаться, берут либо несколько коротких договоров в той же сфере, либо обеспечивают поступления за счет кардинально другого направления бизнеса. Пусть даже не очень прибыльное, оно покрывает обязательные платежи всей компании.

Пример:

Владелец ИТ-компании открыл SEO-агентство, чтобы за счет более стабильного финансового потока от агентства обеспечить деньгами основной бизнес.

5. Слишком много закупаете

И неважно, чего именно: товаров для реализации или услуг для своего любимого агентства.

Если это товар, то тем самым деньги замораживаются в товаре. Пока сырье не станет продукцией, пока запасы не реализуют — денег не будет. Финансовые и нефинансовые активы должны находиться в равновесии.

Финансовые активы – это деньги в кассе и на расчетном счете, а также дебиторская задолженность.
Нефинансовые активы — это оборудование, мебель, оргтехника, сырье, материалы, готовая продукция, программное обеспечение и базы данных — все, что можно продать за деньги.

А если это услуги, то деньги вообще теряются в нецелевых расходах. Вроде бы всё это нужно, важно или просто прикольно, но денег начинает не хватать. А всё потому что нет финплана, и некому следить, чтобы вы не сделали эмоциональных покупок, например, настольный футбол в новый офис, чтобы поиграть, когда на улице уныло.

6. Человеческий фактор

Изначально в статье было 5 причин, но я решила добавить шестую. Потому что, на самом деле,

человеческий фактор приносит больше всего проблем

, и, как в моей ситуации, именно он виноват в кассовом разрыве. Я прекрасно знаю теорию, у меня есть диплом финансового аналитика, я отлично знаю практику и идеально выстраиваю бизнес-процессы. Но рука дрогнула, глаз отвернулся — и всё, "привет".

Если недостаток средств все же случился, надо что-то предпринять. В первую очередь логично будет устранить причины, но это долго. Никто не даст перезаключить дорогущий госконтракт на других условиях. И не сможет открыть авторемонт при ювелирной мастерской за неделю. Значит, нужны еще меры по борьбе с кассовыми разрывами:

Поработать с дебиторской задолженностью — вежливо потрясти клиентов. Если есть просрочки — вежливо взыскать. Если всё-равно не хватает, попросить тех, кто должен, но срок платежа подошел, заплатить пораньше. Если снова не хватает, попросите аванс пораньше, в счет будущих поставок. За "спрос" денег не берут, а лояльные клиенты большинство готовы помочь и выручить.
Если клиент злостно не платит, можно продать дебиторскую задолженность банку или специализированной компании со скидкой — это называется факторингом. Процент по скидке надо сравнивать с процентом по кредиту — и выбрать тот, что будет дешевле.
Поработать с кредиторской задолженностью — например, попросить отсрочку оплаты у арендодателя и других поставщиков.
Взять кредитные каникулы — как это сделать читаем рассказал Центробанк.
Не совершать необязательных платежей — например, отменить корпоратив или перенести его на месяц.
Взять краткосрочный кредит — так себе мера, но может сработать, если больше ничего не помогает.
Реализовать готовую продукцию со скидкой — но надо оценить все последствия. Вполне возможно, что кредит обойдется дешевле.
Отсрочить выплату собственникам бизнеса или учредителям компании — такая мера подходит, пожалуй, только для управляющих-владельцев.
Продать часть оборудования — такая мысль может прийти в голову, но ее следует гнать. Это самый худший вариант, для работающего предприятия продажа важного об орудования может стать убийственной. А краткосрочный кредит обычно обходится дешевле, даже при текущей адской ставке ЦБ РФ.
Задержать зарплату — плохой вариант, чреват административной и уголовной ответственностью. Но можно задержать выплату премиальных частей — будут деньги, будет и премия. А ответственных за финансовый блок в компании и вовсе депремировать: кассовый разрыв — это их недосмотр.

Надеюсь, эти советы позволят вам понять, как выйти из кассового разрыва с наименьшими потерями.

Кассовых разрывов нет в бизнесе, где управление финансами, запасами и затратами находится в системе.

Систему выстраивает квалифицированный финансовый директор. Он превращает шесть причин возникновения кассовых разрывов в точки роста:

Выстроенные и сбалансированные финансовые потоки. Инструментов автоматизации для этого полно, финансист должен уметь их применять. Мы умеем, да.
Управляемая дебиторская задолженность. Необходимо установить нормы дебиторки и следить за их соблюдением. В обязанности и KPI продавцов включаем и сбор задолженности.
Страховка от влияния внешних факторов. Здесь сложно давать советы — у всех эти обстоятельства свои.

Меры сами по себе элементарные, но требующие постоянного внимания. Как, собственно, и все в бизнесе.

Составила для вас простой, но "мясистый" чек-лист по устранению кассовых разрывов. Пока доступен по прямой ссылке, без регистрации и смс :)

Вы когда-нибудь задумывались о своевременности оплат? Моя статья "Как в агентстве управлять дебиторкой и отслеживать своевременность оплат клиентами" поможет вам разобраться в этом вопросе.

Лайк и коммент - по традиции!

Если нравятся мои статьи про управление компанией, приходите в мой телеграмм-канал Про безопасный бизнес, там я пишу чаще, смелее, да и пообщаться в чатике можно.

#управлениеагентством