«Нам прислали уже заполненные бланки, хотя я об этом не просила»: преимущества внештатной бухгалтерии

Трое предпринимателей делятся опытом работы с бухгалтерией на аутсорсинге.

Материал подготовлен при поддержке «Моё дело»

SM2 — это платформа для поиска профессиональной информации в области московской коммерческой недвижимости. Допустим, вам нужно узнать, сколько в столице холодильных складов и какая там высота потолков. На такое исследование уйдет не меньше месяца. А при доступе к нашей базе данных информацию получите за минуту.

В штате числятся 12 человек. Всё, что связано с маркетингом, и бухгалтерия — на аутсорсе. Для меня с самого начало было очевидно, что нанимать собственного бухгалтера не имеет смысла. Пока нет большого потока выручки и кредиторов, в ведении бухгалтера, по большому счету, находятся только кадровые вопросы, аренда и налоги. Штатный сотрудник был бы недогружен. Ему, конечно, можно было бы поручить задачи от других проектов, но из этого редко получается что-то хорошее.

Сначала я протестировал один довольно известный сервис, но адекватного взаимодействия не сложилось. Их принципиальная разница с «Моим делом» в том, что «Моё дело» не перестанет напоминать о необходимости прислать какой-то документ, пока его не получит.

За нами закреплена команда специалистов именно по нашей отрасли: бухгалтер, кадровик, налоговик и юрист. На старте нам помогли выбрать систему налогообложения для SM2 и понять, нужно ли платить НДС. После беседы с юристами «Моего дела» мы пришли к выводу, что в нашем случае платить всё-таки придётся, потому что компания не только разрабатывает интеллектуальную собственность, но и оказывает облагаемые налогом услуги.

Самостоятельно я веду первичную документацию, сканирую документы и отправляю бухгалтеру. В ответ несколько раз в месяц приходит оборотно-сальдовая ведомость, по которой видно, где у нас не хватает нужных документов. Тогда обращаемся к поставщику и просим их дослать. Со срочными задачами тоже никаких проблем не возникает. Я получаю ответы на обращения в течение одного дня.

Мы с братом продаём строительные тенты, шатры, укрывные материалы. За три года существования бизнеса накопили значительную клиентскую базу. Объём продаж сильно зависит от сезона, поэтому месячные обороты нестабильны. В прошлом году, например, последний квартал оказался успешнее, чем предыдущие три вместе взятые.

Изначально работали как ИП, но быстро стало понятно, что нужно переоформляться. Многие крупные заказчики отказывались сотрудничать, узнав, что мы на упрощённой системе налогообложения и не платим НДС. Для них это было нерентабельно из-за отсутствия взаимовычета. Так что мы были вынуждены перейти на общую систему налогообложения.

Для бухгалтера, который вёл ИП, новые задачи оказались слишком сложными, а нанимать нового специалиста более высокого уровня, обошлось бы как минимум в 40 тысяч рублей в месяц. При этом без бухгалтера было не обойтись — сам я в этих вопросах разбираюсь поверхностно. Оставался только один логичный путь — отдать бухгалтерию на аутсорсинг.

После небольшого мониторинга мы остановились на сервисе «Моё дело». За открытие новой фирмы через «Моё дело» нам дали скидку на обслуживание. Мы выбрали тариф «ОСНО 500», который предполагает максимальный месячный оборот в размере 500 тысяч рублей. Если мы этот показатель превышаем, просто доплачиваем. Очень удобно с учётом того, что у нас месяц на месяц не приходится.

Бухгалтерию в сервисе я веду сам: выставляю счета, провожу оплаты в личном кабинете. За мной закреплены бизнес-ассистент, бухгалтер, его помощник, который обрабатывает документацию, и налоговый консультант.

Всегда всё чётко объясняют и быстро, особенно если не идёт отчетный период. Когда возникает срочный вопрос, звоню напрямую.

Они постоянно что-то дорабатывают, улучшают. К примеру, не так давно появилась услуга ведения склада в товароучётной системе. А когда увеличили НДС, не пришлось ничего править самому. Вышли на работу девятого января, а функциональность уже переработана под новую ставку.

Кроме того, мне периодически приходят оповещения об изменениях в законодательстве. Скажем, перед Новым годом Минтруд выпустил закон об обязательной аттестации рабочих мест. Если бы не сообщение от «Моего дела», я бы этот момент пропустил и получил штраф 80 тысяч рублей. А так успел всё сделать до конца года, как положено.

В первый раз я обратилась к услугам «Моего дела» в 2012 году, когда строила бизнес по продаже онлайн-курсов личностного роста. До этого у нас был штатный бухгалтер. Он проработал полтора года и допускал много ошибок. Из-за этого у налоговых органов возникали к нам вопросы.

Я решила, что будет правильно передать ведение бухгалтерии сторонней компании. Выбрала одну, но выходило очень дорого и к тому же каждый месяц приходилось ездить к ним в офис, чтобы подписать документы. В общем, деньги, которые мы платили за обслуживание, себя не оправдывали. Я стала прорабатывать другие варианты и выбрала интернет-сервис «Моё дело». Команда специалистов взяла на себя абсолютно все бухгалтерские функции, и мне больше не нужно было тратить на это время.

Когда друзья попросили настроить бизнес-процессы в новой компании, я посоветовала сразу подключить полный пакет услуг «Моего дела» и навсегда забыть о сложностях бухгалтерии.

В бизнесе друзей очень много поставщиков с наличным и безналичным расчётом. При стандартном тарифе пришлось бы самостоятельно вводить в систему кипы накладных через личный кабинет. Крайне утомительное процедура. А так этим занимается внешний менеджер. Полный пакет также включает подключение «1С:Бухгалтерии», где можно отслеживать все текущие процессы.

За компанией, помимо специалиста по бухгалтерскому учёту, закреплена консалтинговая команда, которая даёт ценные советы по изменениям в законодательстве и информирует, если нужно пройти какую-то проверку или подать документ. Что важно, помогают по собственной инициативе. Недавно мы открывали обособленное подразделение внутри компании, и нам не только по пунктам изложили порядок действий, но и прислали заполненные бланки документов, хотя я об этом не просила.

На круг выходит значительно дешевле, чем штатный бухгалтер. Впрочем, тут гораздо важнее вопрос безопасности.

«Моё дело» я подключила и на собственный новый проект — «Хинкальная.Москва». Собираю заказы на готовые блюда в интернете, передаю кухне, с которой заключен договор, и доставляю. В штате, кроме меня, нет других сотрудников, документооборот небольшой, поэтому достаточно базового тарифа. Сама слежу за налоговым календарем и отправляю отчётность.

Почему многие владельцы малого бизнеса все-таки опасаются передавать бухгалтерию на аутсорсинг? Думаю, причина примерно такая же, почему некоторые люди не покупает товары в интернете. Им важно увидеть вещь вживую, потрогать руками. Так и с бухгалтером в офисе: кому-то важно, чтобы было с кем поговорить лично и кого поругать.

А так ругать никого не приходится. Всегда можно позвонить или написать в чат по любому вопросу. Даже в рамках начального тарифа есть бизнес-ассистент, который оперативно реагирует.

Стоимость тарифов аутсорсинга «Моё дело.Бухгалтер» начинается с 1 667 рублей в месяц. Читателям vc.ru гарантирована скидка 15% при заключении годового договора на бухгалтерское обслуживание по промокоду VC3535.

Скидка действует до 31 марта 2019 года.